Carsharing-Anbieter hat Softwarelizenzen im Blick

Besser gefahren mit Lizenzmanagement

Das Thema „Softwarelizenzen“ steht meist nur dann auf der Tagesordnung, wenn das nächste Audit ansteht. Dabei kann das Einspar­potential durch Lizenzmanagement beträchtlich sein, wie das Beispiel bei Mobility Carsharing zeigt.

Mobility Carsharing

Mobility Carsharing stellt seinen Kunden 2.700 Fahrzeuge an 1.400 Standorten zur Verfügung.

Bei Software liegt der Fall etwas anders als bei Büromöbeln. Ihre physikalische Repräsentanz beschränkt sich meist auf den Nutzungsvertrag, in dem geregelt ist, wie, wer und wie oft die Mitarbeiter ein Programm nutzen dürfen. Rechenschaft darüber muss in Software-Audits abgelegt werden. Stimmt die Nutzung nicht mit den vertraglich beschlossenen Punkten überein, drohen Sanktionen seitens der Anbieter.

Dies vermeiden helfen, soll ein seinerseits software-gestütztes Lizenzmanagement, das im besten Falle sogar dazu beiträgt, Kosten zu senken, indem es Überlizenzierung vermeidet. Hauptsächlich geht es aber um Transparenz darüber, welche Software eingesetzt wird, welche die Kosten treibt oder welche Wartungsverträge es gibt und wann sie auslaufen. Rechtliche Aspekte und das Thema „Compliance“ spielen ebenso hinein (Basel II, SOX, EuroSOX) wie die Vermeidung von Verstößen gegen das Urheberrecht oder Haftungsrisiken und Schadensersatzzahlungen.

Ungenutzte Lizenzen? Gewusst welche!

Durchschnittlich werden in Unternehmen pro Jahr mehrere hundert Entscheidungen über Softwarelizenzen getroffen, ohne dass es Informationen über deren reale Nutzung gäbe. Diese Informationen sowie alle anderen Informationen über die eingesetzten Lizenzen lassen sich aber nur noch sehr schwer und aufwendig über herkömmliche Mittel wie Excel-Sheets organisieren.

Das hat auch der Anbieter Mobility Carsharing aus der Schweiz erfahren. Mobility Carsharing stellt seinen über 120.000 Kunden 2.700 Fahrzeuge an 1.400 Standorten zur Verfügung und beschäftigt 186 Mitarbeiter. 2014 erwirtschaftete das Unternehmen einen konsolidierten Umsatz von 71,4 Mio. CHF, ein Betriebsergebnis EBIT von 5,4 Mio. CHF und einen Jahresgewinn von 3,9 Mio. CHF.

In Sachen Lizenzmanagement ging es darum, von der händischen Lösung mit manuell errechnetem Lizenzbedarf zu einer software-gestützte Lösung zu wechseln. Mobility Carsharing hatte zuvor für den Ein- und Austrittsprozess von Mitarbeitern, für das Lizenz- und Asset-Management sowie für die Verwaltung von Support und Wartungsverträgen vornehmlich Tabellenkalkulationsprogramm-Listen im Einsatz. Diese sollten durch eine IT-Service-Software ersetzt werden, welche die Bestellung vereinfacht und den Aufwand in der IT verringert.

Das Unternehmen entschied sich für Matrix42 und dessen Service Catalog. Mit dieser Software deckt Mobility Carsharing jetzt alle Genehmigungsprozesse ab, die für den Ein- und Austritt von Mitarbeitern sowie für Änderungen notwendig sind. Mit enthalten in der Lösung ist ein Lizenzmanagement, das einen umfassenden Überblick über den Lizenzbestand und -bedarf gibt.

„Mit der neuen Lösung sind zwar immer noch manuelle Steuerungen und Know-how über das Lizenzmanagement notwendig, aber ich habe jetzt jederzeit den Überblick über den Lizenzbestand und weiß, wann Verträge ablaufen, welche Lizenzen erneuert werden müssen und welche gekündigt werden können. Durch die Inventarisierung der Systeme, welches den Lizenzbedarf meldet, haben wir jederzeit die Kontrolle über die aktuelle Lizenzierung. Das ist bei uns relativ umfangreich, denn wir haben rund 150 Systeme im Einsatz“, erläutert IT Infrastructure Manager Thomas Purtschert.

Übersicht über den Lizenzbestand

Nach der Einführung des Lizenzmanagements lag es nahe, das Asset-Management mit dem Lizenzmanagement zu verknüpfen. Bis dahin war auch das Asset-Management durch eine statische Tabellenkalkulationsprogramm-Inventarliste erfolgt. Auch die Support- und Wartungsverträge wurden in der Vergangenheit mittels einer zentralen Tabellenkalkulationsprogramm-Liste verwaltet. Stattdessen besitzt Mobility Carsharing nun ein System, das die Dokumente inklusive einer Übersicht ablegt und das über auslaufende Verträge informiert.

Bildquelle: Mobility Carsharing

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