Verdichter komprimiert Prozesse

Bessere Informations- und Datenflüsse mit neuer ERP-Software

Die international aufgestellte Weber Maschinentechnik GmbH verknüpft eine neue ERP-Software mit einem mobilen CRM-Portal und optimiert so Kunden- und Konstruktionsdaten, Vertriebs-, Produktions- und Lagerprozesse. Ein zentrales Dokumenten-Management-System (DMS) sorgt für unternehmensweite Transparenz – und ermöglicht papierloses Arbeiten.

  • Katharina Weber und Lisa Namockel von Weber Maschinentechnik GmbH

    „Unsere Außendienstmitarbeiter im Vertrieb können jetzt Angebote, Aufträge und Rechnungen vor Ort einsehen, weil alle Dokumente zentral über ein Dokumenten-Management-Modul der ERP-Lösung verfügbar sind.“

  • Katharina Weber, Geschäftleitung, Weber Maschinentechnik

    „Ungefähr zehn Prozent unseres Gesamt-umsatzes machen die Ersatzteile aus. Das hängt auch damit zusammen, dass Kunden wissen, dass sie bei uns nicht lange auf ihre Ersatzteile warten müssen und damit viel Geld verlieren.“ (Katharina Weber)

  • Lisa Namockel, IT-Leitung, Weber Maschinentechnik GmbH

    „Proalpha hat uns beim Lohnprogramm mit der Datenübernahme in nur sechs Wochen helfen können, so dass alle Mitarbeiter pünktlich ihren Lohn bekommen haben.“ (Lisa Namockel)

  • Weber Maschinentechnik

    Auf speziellen Kundenwunsch und gegen Aufpreis sind auch Speziallackierungen möglich.

Die silber-blauen Rüttelplatten, Vibrationsstampfer und Betonverdichter „Made by Weber MT“ sind im Baugewerbe unverzichtbar – zumindest für Kunden, die Wert auf Qualität und Innovationskraft legen. Diesen exzellenten Ruf hat sich das weltweit agierende Familienunternehmen mit Stammsitz in Bad Laasphe-Rückershausen in fast 70 Jahren hart erarbeitet – seit 2016 mit Katharina Weber und Bruder Matthias in der Geschäftsleitung und seit Januar dieses Jahres mit Lisa Namockel in der IT-Leitung. Im Gespräch geben die beiden hauptverantwortlichen Geschäftsfrauen Einblicke in eine Umstellung der Produktion, die Notwendigkeit eines neuen Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) und die damit verbundenen Vorzüge.

ITM: Frau Weber, Ihr Unternehmen zählt zu den führenden Spezialisten für handgeführte Verdichtungstechnik. Was ist genau unter diesem Begriff zu verstehen?
KATHARINA WEBER:
Mit anderen Worten ausgedrückt, beschäftigen wir uns mit der Entwicklung und Fertigung von Light-Equipment für das Baugewerbe. Das sind handgeführte Maschinen zur Verdichtung von Erdaushub, Sand, Schotter, Pflasterflächen oder Asphalt.

ITM: Wenn ich Sie richtig verstanden habe, bewegt sich die Maschine also mehr oder weniger von selbst?
WEBER:
Richtig. Es gibt welche mit Vor- und Rücklauf sowie reine Vorläufer. Diese werden bei kleineren Tätigkeiten, wie Pflasterarbeiten, verwendet. Muss hingegen das Erdreich verdichtet werden, kommen sogenannte reversierbare Rüttelplatten zum Einsatz.

ITM: Sie sprachen anfangs vom Baugewerbe. Welche Branchen zählen denn zu diesem Bereich und damit zu Ihrem Kundenstamm?
WEBER:
Das Spektrum reicht vom Garten- und Landschaftsbau bis hin zum Straßenbau. Ebenso der Kanal- und Leitungsbau, wo eher die Vibrationsstampfer Verwendung finden, gehören dazu. Nicht zu vergessen ist der Hochbau, bei dem unsere Betonverdichter gebraucht werden.

ITM: Ihr weltweiter Kundenstamm ist doch mehr als nagelneue Baumaschinen von Ihnen gewohnt?
WEBER:
Stimmt. Wir entwickeln, fertigen und vertreiben nicht nur. Da die Produkte heutzutage in vielen Bereichen vergleichbar sind, versuchen wir uns durch den After-Sales-Service ein bisschen von dem Rest abzuheben.

ITM: Frau Namockel, könnten Sie das Service-Angebot bitte noch ein wenig ausführen?
LISA NAMOCKEL:
Wir verfügen über eine eigene Reparaturwerkstatt, was für einen Hersteller eher ungewöhnlich ist. Kunden haben daher die Möglichkeit, ihre Maschinen hier hinzuschicken. Darüber hinaus bieten wir Produkt- und Service-Schulungen sowie einen zuverlässigen und schnellen Ersatzteilversand an.

ITM: Lohnt sich das denn bei einem weltweiten Kundenkreis?
WEBER:
Ungefähr zehn Prozent unseres Gesamtumsatzes machen die Ersatzteile aus. Das hängt auch damit zusammen, dass Kunden wissen, dass sie bei uns nicht lange auf ihre Ersatzteile warten müssen und damit viel Geld verlieren.

NAMOCKEL: Wir versuchen, dass die Ersatzteilbestellungen innerhalb von 24 Stunden das Haus verlassen. Stichproben haben ergeben, dass das zu 90 bis 95 Prozent klappt.

ITM: Kann man sagen, dass sich Weber einen Ruf erarbeitet hat, der sich vor allem in Qualität begründet?
WEBER:
Durch nachweisliche Qualität! Wir haben mit 0,4 Prozent eine Garantiequote, die deutlich unter dem branchenüblichen Durchschnitt liegt. Dieser lag laut Verbandsstatistik in den letzten Jahren bei 1,4 Prozent.

ITM: Ihre silber-blauen Baumaschinen stehen für Wertarbeit. Liegt das daran, dass von der Entwicklung bis zur Fertigung alles „inhouse“ passiert?
NAMOCKEL:
Ja, wir haben eine sehr strenge Kontrolle. Das beginnt schon bei der Eingangskontrolle für Teile, die wir zukaufen, und setzt sich fort bis zur Endkontrolle. Jedes Gerät, das unser Haus verlässt, muss auf den Prüfstand.

ITM: Gibt es vorgeschriebene Tests bzw. Standardverfahren zur Qualitätssicherung?
WEBER:
Man kann sich das wie beim Flugzeug vorstellen. Bevor dieses startet, muss eine Checkliste abgearbeitet werden. Geräteabhängig dauert diese Überprüfung zwischen 30 Minuten und einer Stunde.

NAMOCKEL:
Nach den Testläufen wird dann alles noch einmal inspiziert – ob die Schrauben und Schläuche wirklich festsitzen und nichts ausläuft. Die Minimalzeit eines Dauertests beträgt 300 Stunden.

ITM: Wie lange dauert es, bis ein Produkt von der Entwicklung bis zur Marktreife gebracht wird?
WEBER:
Das lässt sich generell nicht beantworten. Sind die Produktanforderungen komplex, kann es schon mehrere Jahre dauern.

ITM: Haben Sie Beispiele?
WEBER:
Relativ schnell ging es, einen sogenannten Rollenrüttler zu entwickeln, der über Gummirollen verfügt. Damit lassen sich große Betonplatten verarbeiten – wie sie jetzt modern sind –, ohne dass diese brechen. Wir haben dabei einfach als Basis unsere vorlaufenden Vibrationsplatten genommen.

NAMOCKEL: Momentan entwickeln wir aber auch eine Walze, bei der sich die Entwicklungszeit, von der Idee bis zur ersten Serienfertigung, sicherlich auf mehrere Jahre aufaddieren wird.

ITM: Von den 170 Mitarbeitern am Standort befassen sich wie viele mit der Entwicklung?
WEBER:
Alle zusammen – also inklusive der Kollegen, die Grundlagenforschung betreiben – sind das 20 Mitarbeiter plus fünf, die in der Werkstatt das ausprobieren, was sich die anderen ausgedacht haben.

ITM: Gibt es noch weitere Gründe für Ihren Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz?
WEBER:
Wir legen großen Wert auf qualifizierte Mitarbeiter. Nur ein Beispiel von vielen: Ich denke dabei an zwei junge Mitarbeiter, die bei uns von der Pieke auf gelernt haben. Nach ihrer Ausbildung zu Industriemechanikern halten sie jetzt weltweit Service-Schulungen bei unseren Kunden ab. Im Notfall reparieren sie auch Maschinen direkt vor Ort. Diese Kompetenz und Kundennähe zahlen sich aus.

ITM: Ist es denn schwierig, in der Region Fachkräfte zu bekommen?
WEBER:
Es wird schon schwieriger, junge Leute zu finden. Die meisten wollen studieren. Wir suchen beispielsweise seit Jahren einen Auszubildenden als Fachkraft für Lagerlogistik. Wer also jemanden kennt, der Interesse hat, soll sich gerne melden.

NAMOCKEL:
Und die Bewerbungen sind deutlich weniger geworden. Waren es früher 30 bis 40, sind es jetzt gerade mal ein Drittel davon.

ITM: Wie und wo generieren Sie Ihren Nachwuchs?
WEBER:
Die Auszubildenden sind meist junge Menschen aus der Region, die gerade ihre Schule beendet haben. Sie wollen dann eine Ausbildung zum Industriemechaniker, Industriekaufmann oder Produktdesigner bei uns machen, manche möchten anschließend noch studieren.

NAMOCKEL: Für viele Interessenten ist unsere internationale Ausrichtung attraktiv.

ITM: Ein gutes Stichwort. Warum ist es für Sie als mittelständisches Unternehmen notwendig, international ausgerichtet zu sein?
WEBER:
Es liegt auf der Hand, dass man mit Deutschland als alleiniges Absatzgebiet nur ein begrenztes Wachstum erzielen kann. Zudem wäre die Abhängigkeit von einem Land bzw. Markt zu groß.

ITM: Lässt sich Ihre internationale Strategie in Zahlen ausdrücken?
WEBER:
Wir haben heute einen Exportanteil von 60 Prozent, der sich über die Jahre entwickelt hat. Die erste Tochterfirma war in Frankreich. Sie wurde vom Großvater 1977 gegründet. Unser Vater hat dann, nachdem er 1975 ins Unternehmen eingetreten ist, angefangen, weitere ausländische Tochterfirmen aufzubauen.

ITM: Wie ging es mit dem Weber-Imperium weiter?
WEBER:
Es kamen die USA dazu, zwischenzeitlich auch mal die Niederlande und Brasilien. Aber da sich Brasilien momentan in einer absoluten Krisensituation befindet, haben wir die Dependance vor zwei Jahren weiterverkauft. Unser ehemaliger Geschäftsführer dort hat die Zweigstelle übernommen und leitet sie jetzt in Eigenregie weiter bzw. arbeitet für uns noch als Händler.

ITM: Ein Erfolgsgarant ist die internationale Ausrichtung. Ein weiterer ist das Wachstum. Wie sieht es damit bei Weber MT aus?
WEBER:
Die letzten Jahre waren für uns sehr gut. Wir sind jedes Jahr kontinuierlich gewachsen, immer so um fünf bis sechs Prozent. Hinzu kommt, dass wir auch personell in den Tochterfirmen sehr viel umgestellt haben und mit einigen Niederlassungen an zentralere Standorte gezogen sind. Das alles hat in den letzten Jahren kontinuierlich für Wachstum gesorgt.

Die Weber Maschinentechnik GmbH …

… wurde 1952 als Handelsunternehmen von Günter Weber gegründet. Als der gelernte Maurer von einem Bekannten angesprochen wurde, der bei einem Bauvorhaben ein Problem mit der Bodenverdichtung hatte, entwickelte der Geschäftsmann kurzerhand 1958 die erste eigene Rüttelplatte. Mit dem Einstieg von Sohn Wolfgang zog in den 70er-Jahren die Internationalisierung bei dem Mittelständler ein. So wurden Tochterfirmen in Frankreich, den USA, Polen, Brasilien und Tschechien gegründet. Mittlerweile befindet sich Weber MT in der dritten Generation und beschäftigt weltweit rund 200 Mitarbeiter.
www.webermt.de


ITM: Gehört zur Erfolgsstrategie auch die Umstellung 2015 von der Serienproduktion auf die mitarbeitergebundene Fertigung?
WEBER:
Wir haben in den letzten Jahren viel umstrukturiert – so auch die Montage. Früher war das eine reine Serienfertigung mit langen Bänken, wo dann die Maschinen draufstanden. Heute ist das mehr oder weniger eine Einzelfertigung.

ITM: Warum haben Sie auf das sogenannte One-Piece-Flow-Prinzip umgestellt?
WEBER:
Wir hatten früher häufig Probleme mit großen Lieferzeiten. Wir haben dann eine Unternehmensberatung, die sich auf Montageprozesse spezialisiert hat, beauftragt, sich unsere Effektivität anzuschauen. Das Ergebnis: Die Mitarbeiter in der Produktion sind viel zu weite Wege gelaufen, weil sie hin- und herlaufen mussten. Und sobald irgendwo ein Teil fehlte, stand die Fertigung von rund 30 Maschinen still, weil man nicht weitermachen konnte.

ITM: Welchen Vorteil bringt es noch?
NAMOCKEL:
…viel mehr Flexibilität. Das heißt, wir können heute ein CR-6-Modell bauen, morgen eine CR 7 und übermorgen eine CR 8. Das war früher nicht möglich.

ITM: Wie sind Sie mit Ihren neuen Erkenntnissen umgegangen?
NAMOCKEL:
Wir haben erst einmal mit der Umstellung im Bereich der Stampfer angefangen. Das hat direkt gut funktioniert. Es spart uns ungefähr die Hälfte der Montagezeit. Früher haben wir für einen Stampfer rund 90 Minuten gebraucht, heute brauchen wir 45 Minuten.

ITM: Hatte das Auswirkungen auf die Mitarbeiter?
WEBER:
Wir haben keine Leute entlassen, aber wir könnten jetzt mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern fast doppelt so viele Maschinen produzieren. Im Stampfer- und in der Rüttelplattenmontage ist die Kapazität um 25 Prozent gestiegen.

ITM: Wann und warum haben Sie erkannt, dass Ressourcen für die Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen erforderlich sind?
WEBER:
Das war ein schleichender Prozess, bei dem mein Bruder die treibende Kraft ist. Auch wenn Industrie 4.0 und Robotik bei uns kein Thema sind, weil es in unseren Prozessen viele Arbeitsschritte gibt, die sich nicht oder nur sehr aufwendig abbilden lassen, hat die Digitalisierung natürlich Einzug gehalten.

ITM: Inwiefern?
NAMOCKEL:
Seit dreieinhalb Jahren sind unsere Baumaschinen mit GPS-Technologie ausgestattet. Wir arbeiten dabei mit dem Unternehmen Trackunit zusammen, das uns die Software zur Verfügung stellt.

ITM: Welchen Nutzen bringt Ihnen diese Tracking-Software?
NAMOCKEL:
Wir können damit Maschinenfunktionen überwachen. Die Software läuft zusammen mit unserem Motor-Daten-Management (MDM), das heißt, sobald beispielweise der Motorölstand zu gering ist, wird die Maschine automatisch abgeschaltet. Die Daten werden an uns und den Kunden übertragen.

WEBER: Wir bieten den Kunden auch an, dass wir uns darum kümmern – also wir Bescheid geben –, wenn eine Maschine gewartet werden muss.

ITM: Wie und von wem wird Ihr Service angenommen?
WEBER:
Unser Angebot ist bei den Kunden sehr gefragt. Insbesondere für Vermieter von Baumaschinen ist das interessant. Mit Mietmaschinen wird bekanntermaßen nicht sonderlich pfleglich umgegangen. Der Vermieter hat die Sicherheit, dass die Maschine rechtzeitig abschaltet, ohne dass ein Schaden entstehen kann. Er kann zeitnah die Wartung organisieren. Das ist ebenso gut für ihn wie der durch GPS mögliche Diebstahlschutz.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.


ITM: Sie sagten, die Digitalisierung sei bei Weber ein schleichender Prozess. Heißt das, dass es auch kein fest eingeplantes Budget für IT-Prozesse gibt?
WEBER:
Nein. Das entscheiden wir nach Notwendigkeit.

ITM: Haben Sie denn freie Budgetverfügung?
NAMOCKEL:
Übersteigen die Investitionen nicht einen gewissen Betrag, kann ich selbst entscheiden. Bei größeren Investitionen treffe ich gemeinsam mit der Geschäftsführung auf dem kleinen, kurzen Dienstweg die Entscheidungen.

ITM: Auf welcher Management-Ebene und wie wurde die Diskussion über die IT-Investitionen im aktuellen Fall von Proalpha geführt?
WEBER:
Der Bedarf wurde von den Mitarbeitern im Fachbereich festgestellt. Frau Namockel hat dann mit dem damaligen IT-Leiter zunächst eine Vorauswahl der Produkte vorgenommen und diese unseren Mitarbeitern durch die Hersteller vorstellen lassen.

NAMOCKEL: Unsere Key-User haben anschließend die verschiedenen Produkte auf Bedienungsfreundlichkeit und spezielle Anforderungen hin geprüft. Es waren dann nur noch zwei übrig, sodass wir über das Finanzielle diskutieren konnten.

ITM: Lief das auch 2016 so, als Sie sich für Proalpha entschieden haben?
NAMOCKEL:
Ja, im Endeffekt schon. Da es sich aber um eine Investition in hoher sechsstelliger Summe handelte, waren zusätzlich noch der damalige kaufmännische Leiter sowie die Buchhaltung involviert.

ITM: Bei wirtschaftlichen und strategischen Entscheidungen spielt aber auch der Nutzen einer Investition eine große Rolle, oder?
WEBER:
Ja, natürlich. Mir war ganz wichtig, dass wir ein Programm bekommen, das hinsichtlich der Internationalisierung von unseren Tochterfirmen mitbenutzt werden kann. Früher hatte jedes dieser Unternehmen sein eigenes ERP-System, so dass sich der Vertrieb nicht einheitlich steuern ließ.

ITM: Und wie sah es mit der Anbindung der Kunden aus?
WEBER:
Es steht immer mal wieder das Thema „Online-Shop“ für unsere Ersatzteile im Raum. Aber wir hadern noch ein bisschen damit: Derzeit nehmen drei Mitarbeiter die Bestellungen telefonisch oder per E-Mail entgegen. Sie glauben, dass bei einer Umstellung in 50 Prozent der Fälle falsche oder nicht ausreichende Teile an die Kunden geliefert würden. Ein Beispiel: Wer einen Filter austauschen will, muss wissen, dass die passende Schraube gleich mitbestellt werden muss.

ITM: Liegt das daran, dass Ihre Produkte besonders beratungsintensiv sind?
WEBER:
Eigentlich nicht. Aber es kommt schon relativ häufig vor, dass Kunden auf der Baustelle stehen, die Seriennummer der Maschine nicht mehr richtig zu erkennen ist und der Aufkleber, auf dem die genaue Bezeichnung stand, längst nicht mehr vorhanden ist. Und dann rufen die Kunden an und sagen, „ich habe da so eine Rüttelplatte von euch“.

ITM: Welche Beweggründe sprachen noch für eine neue IT-Lösung?
WEBER:
Wir haben es uns damals relativ einfach gemacht. Bei dem alten – häufig angepassten – ERP-System lief der Support aus und es gab keine Updates mehr. Also haben wir tatsächlich so lange gewartet, bis wir eine neue Lösung suchen mussten.

NAMOCKEL:
Und wir brauchten ein neues Lohnprogramm, weil das alte nicht mehr weiter unterstützt wurde.

ITM: Und was sprach dabei für Proalpha?
NAMOCKEL:
Dass Proalpha bereits viel im Standard enthält, was für uns wichtig ist. Wir wollten nicht mehr so viel umprogrammieren müssen wie im Altsystem. Das macht zukünftige Updates unnötig teuer. Zudem hätten wir keine Krankenkassen-Updates mehr bekommen. Proalpha hat uns beim Lohnprogramm mit der Datenübernahme in nur sechs Wochen helfen können, so dass alle Mitarbeiter pünktlich ihren Lohn bekommen haben.

WEBER: Außerdem hat Proalpha das beste Angebot gemacht.

ITM: Und welche Anforderungen an die neue ERP-Lösung gab es?
NAMOCKEL:
Die Produktionsstücklisten mussten angepasst werden, damit sie für das neue ERP zu verwenden sind. Eine große Anforderung in der Montage war es, mit Scannern arbeiten zu können. Eine Call-Verwaltung für den Service war auch geplant, um hier mehr Transparenz reinzubekommen. Außerdem hatte unser Technisches Büro die Anforderung gestellt, dass es eine Zeichnungsverwaltung benötigt. Diese ist in Proalpha bereits integriert und muss nicht extern angebunden werden.

ITM: War für Sie Nachhaltigkeit auch ein Thema?
WEBER:
Auf jeden Fall. Wir wollten papierloser werden. Wir haben bis dahin noch mit Durchschlagpapier gearbeitet, also einem völlig veralteten Formulardesign.

ITM: Bei der weit verzweigten Ausrichtung des Unternehmens war doch bestimmt die mobile Verfügbarkeit wichtig?
NAMOCKEL:
Richtig. Wir haben auf ein mobiles Portal Wert gelegt, um auf Scannern Lagerumbuchungen, Kommissionierungen und Fertigmeldungen durchführen zu können. Ebenso war es wichtig, dass die Vertriebskollegen Zugriff auf das mobile Portal haben.

ITM: Mit welcher personellen Zusammensetzung ist das Projektteam diese Herausforderungen angegangen?
NAMOCKEL:
Proalpha hat uns Berater für diverse Bereiche, wie den Vertrieb, Einkauf, die Produktion und Materialwirtschaft, zur Verfügung gestellt. Für die Technik war ein Berater zuständig, der mit zwei Key-Usern aus unserer Technik die Zeichnungsverwaltung betreut hat. Der vorherige IT-Leiter und ich haben die Projektleitung übernommen, wobei uns noch zehn weitere Key-User zur Seite standen.

ITM: Wie lief die Zusammenarbeit von Anfang 2016 bis Oktober 2017, als Sie mit Proalpha live gegangen sind?
NAMOCKEL:
Wir sind grundsätzlich damit sehr zufrieden, weil wir die Mitarbeiter miteingebunden haben und diese auch sehr hinter der Umsetzung standen.

WEBER: Natürlich gab es hier und da auch mal ein paar Ausnahmen, weil irgendjemandem irgendetwas nicht ganz so passte.

ITM: An welchen Stellen hat es denn bei der Umsetzung gehakt?
NAMOCKEL:
Eigentlich an Stellen, an denen bestimmte Themen nicht zu 100 Prozent durchgetestet wurden. Am Ende haben wir aber immer irgendwie eine Lösung gefunden, sodass es doch funktioniert hat.

ITM: Welchen Nutzen hat Ihnen diese Investition gebracht?
WEBER:
Unsere Außendienstmitarbeiter im Vertrieb können jetzt Angebote, Aufträge und Rechnungen vor Ort einsehen, weil alle Dokumente zentral über ein Dokumenten-Management-Modul der ERP-Lösung in einem mobilen Portal verfügbar sind. Wir buchen viel mehr als zuvor, das sorgt für eine höhere Transparenz bei den Teilebewegungen.

ITM: Bedeutet das, dass Weber MT jetzt einen schnelleren Informationsfluss hat?
NAMOCKEL:
Der Außendienstmitarbeiter kann nach einem Kundentermin seinen Besuchsbericht – mit möglicherweise vereinbarten Rabatten – direkt hinterlegen. Oder wenn sich Adressen oder Ansprechpartner geändert haben, kann auch das direkt aktualisiert werden.

ITM: Also gibt es keine aufwendige Stammdatenpflege mehr?
NAMOCKEL:
Die Mehrfachpflege der Daten sowie die damit verbundene doppelte Datenhaltung gehören jetzt der Vergangenheit an. Nichtsdestotrotz müssen die Stammdaten gepflegt werden.

ITM: Wie profitieren Kunden von dem neuen ERP-System?
WEBER:
Da wir nicht nur die Finanzbuchhaltung, den Einkauf und die Technik, sondern auch den Service steuern, haben wir eine Call-Verwaltung eingeführt. Taucht ein Problem beim Kunden auf, wird jetzt ein Call aufgemacht, mit dem sich seriennummerbezogen nachvollziehen lässt, um welche Maschine mit welcher Historie es sich handelt. Wir können aber auch sehen, welcher Kunde regelmäßig die gleichen Probleme hat, und so behilflich sein.

ITM: Bietet die Kompatibilität der Systeme Weber MT auch mehr Flexibilität?
NAMOCKEL:
Auf jeden Fall. Der große Vorteil ist, dass unsere deutschlandweit aktiven Außendienstler mittlerweile in einem Webportal von unterwegs aus Zugriff auf die Angebote, Aufträge, Rechnungen und Service-Dokumente haben. Durch das DMS haben sie auch direkten Zugriff auf Dokumente, die zum Kontakt hinterlegt sind.

ITM: Wo spüren Sie das neue ERP-System am stärksten?
NAMOCKEL:
Wie gesagt arbeiten wir jetzt mit Scannern. Das hat sich gerade bei der Inventur bemerkbar gemacht. Während wir vorher mit Listen hantieren mussten, die auf Papier ausgedruckt und dann ins System eingepflegt wurden, können wir heute die gezählten Teile direkt ins System buchen. Der Bestand ist also direkt bei der Inventur verfügbar und unser Aufwand hat sich um etwa 50 Prozent verringert.

ITM: Wie hat sich dies auf die Prozesse ausgewirkt?
NAMOCKEL:
Die unternehmensinternen Abläufe sind deutlich schlanker geworden. Ein Beispiel: Der Wareneingang wird bei uns im Lager gebucht. Die Mitarbeiter dort scannen also den Lieferschein direkt ab, sodass er im Einkauf unmittelbar verfügbar ist. Da der Einkauf in einem anderen Gebäude sitzt, musste früher immer gewartet werden, bis die Lieferscheine per Hauspost kamen. Erst dann konnte die Rechnung gebucht werden. Jetzt erfolgt das direkt durch das Buchen des Wareneingangs, wobei der Lieferschein im DMS abgelegt wird.

ITM: Was haben Sie als Vertriebsprofi in Ihrem Bereich an Verbesserungen festgestellt?
WEBER:
Die Erfahrungen habe ich auch im Vertrieb gemacht. Vertriebsrechnungen wurden früher immer noch in die Finanzbuchhaltung getragen und konnten dann erst weiterbearbeitet werden. Die ganze Verwaltung und Bearbeitung hat sich deutlich gebessert.

ITM: Gab es denn auch Veränderungen, die Sie so nicht bedacht hatten?
WEBER:
Es mussten viele zweite Bildschirme angeschafft werden, weil die Belege jetzt am Bildschirm geöffnet sind und nicht mehr auf einem Blatt Papier auf dem Schreibtisch liegen. Das lässt sich aber betriebswirtschaftlich gegen die Einsparungen bei den Druck- und Archivierungskosten aufrechnen.

ITM: Gerade die CAD-Anbindung ist für Ihre Entwicklungsabteilung wichtig. Was hat sich da getan?
NAMOCKEL:
In der Vergangenheit haben wir Zeichnungen auf einem File-Server abgelegt und immer wieder überschrieben. Es gab also keine Versionierung, keine Indexgebung. Das neue ERP-System ermöglicht uns eine Zeichnungsverwaltung, sodass man ältere Versionen wiederherstellen kann – wenn sich doch mal irgendetwas wieder zurückändert. Das kommt nicht selten vor und ist daher sehr wichtig. Ferner sieht man nun den Verlauf, wie sich das Teil entwickelt hat. Das war vorher auch nicht möglich, weil wir immer wieder überschrieben haben.

WEBER: Lieferanten profitieren davon, weil der Einkauf einen einfacheren Zugriff auf die Zeichnungen hat. Vorher musste er sich immer die Zeichnungen auf dem CAD-File-Server heraussuchen, was mit sehr viel Aufwand verbunden war. Mittlerweile sind die Teile mit den Zeichnungen verknüpft, so kann der Einkäufer sie beim Bestellen direkt mitschicken.

ITM: Kommen wir zum nächsten großen Geschäftsbereich: die Fertigung.
NAMOCKEL:
Die Kollegen in der Fertigung können jetzt selbst buchen – das war vorher nicht immer der Fall. Seitdem wir Proalpha haben, wurden Lagerorte eingeführt. Es muss also nicht mehr alles über Regalnummern laufen. Es muss jetzt zwar mehr umgebucht werden, ist aber auch viel transparenter geworden. Dafür haben wir in der Montage WLAN und Handscanner eingeführt.

WEBER: Die für uns speziell konfigurierten mobilen Datenerfassungsgeräte (MDE-Geräte) sorgen in der Fertigung und im Lager für deutlich mehr Tempo.

ITM: Wie halten Sie es denn mit der Datensicherung?
NAMOCKEL:
Wir haben hier einen Server-Raum im Gebäude. Und wir haben in einem anderen Gebäude noch einen Backup-Server-Raum, sodass nachts Backups gefahren werden und die Daten im Notfall zurückgeholt werden können.

ITM: Wie stehen Sie denn hinsichtlich wachsender Datenmengen zum Thema „Cloud“?
NAMOCKEL:
Unsere ERP-Daten legen wir dort nicht ab. Wir haben aber auch Office 365 – und somit Cloud-Software – im Einsatz.

ITM: Hat das einen Grund, dass Sie bei der Datenspeicherung Unterschiede machen?
NAMOCKEL:
Ja, weil wir die Daten gerne hier bei uns und nicht in fremden Händen haben wollen. Der zweite Grund ist, dass uns hier erst seit drei Jahren eine schnelle Internetleitung zur Verfügung steht. Vorher hatten wir zehn Mbit für alle Benutzer.

ITM: Haben Sie nach der Erneuerung der IT-Infrastruktur schon wieder Lust auf neue Projekte?
WEBER:
Momentan sind wir dabei, das neue System in unserer Tochterfirma in Polen einzuführen. Nächstes Jahr soll die USA folgen. Wir wollen es hinbekommen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Im Moment kocht da jeder noch sein eigenes Süppchen.

Bildquelle: Mike Henning

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