Lieferverzögerungen verhindern

Bestandsoptimierung für die Lagerverwaltung

Mittelständische Unternehmen müssen heute ihre Prozesse optimieren, um Verträge und Lieferfristen einhalten zu können. Eine Bestandsverwaltung via Excel kann dabei schnell an ihre Grenzen stoßen. Als Alternative bieten sich professionelle Bestandsoptimierungslösungen an, die dabei helfen können, die Kapitalkosten für den Lagerbestand zu senken.

In einem virtuellen Lager lassen sich Bestände aus unterschied­lichen Standorten netzwerkübergreifend ausgleichen.

Auf weltweit vernetzten ­Märkten stellt Prozessoptimierung ein Schlüssel zum Erfolg dar. Mittelständische Unternehmen haben daher ihre internen Abläufe beleuchtet und so lange daran gefeilt, bis sie eine bestmögliche Kosten-Nutzen-Relation erzielt haben. Ein wichtiges Werkzeug zur Unterstützung der optimierten Prozesse ist dabei die interne IT. Mithilfe von ERP-Software und Speziallösungen konnte die Produktivität entlang der Wertschöpfungskette gesteigert werden.

Ein wichtiger Bereich ist die Lagerhaltung, denn hier ist häufig viel Geld „geparkt“. Wenn man den Lagerbestand nur um ein Prozent senken und gleichzeitig lieferfähig bleiben kann, hat das auf die Profitabilität immense Auswirkungen. Aber im Bereich der Lagerhaltung diktieren  oft Serviceverträge mit Großabnehmern die Bestände. Nicht selten wird ein Sicherheitspuffer eingebaut, weil in den Verträgen Konventionalstrafen festgeschrieben sind. Diese Vorsicht ist nachvollziehbar, denn fehlende Werkzeuge, Teile oder andere Güter können zu Produktionsausfällen oder Lieferverzögerungen führen.

Konzerne mit tausenden Artikeln und zahlreichen Lagerstandorten setzen kostspielige Inventory-Management-Lösungen ein, um ihre Lagerbestände soweit zu senken, dass sie möglichst wenig Kapital binden, und gleichzeitig eine hohe Lieferfähigkeit erzielen. Mittelständler behelfen sich hingegen oft noch mit den – mitunter unzureichenden – Kapazitäten ihrer ERP-Software oder gar mit Excel-Tabellen, die  häufig  per E-Mail verteilt werden, sodass mehrere Versionen parallel existieren. Damit wird viel Potential verschenkt. „Durch eine Senkung der Lagerbestände lässt sich Liquidität dafür freisetzen. Nach unseren Erfahrungswerten sind die Lagerbestände im Durchschnitt etwa 25 bis 30 Prozent zu hoch angesetzt – und meist auch noch ungünstig verteilt“, berichtet Eric Kuhlenbeck, der die cloud-basierende Software des schwedischen Anbieters Eazystock in Zentraleuropa vertreibt.

Die Lagerkosten senken

Professionelle Bestandsoptimierung kann helfen, die Kapitalkosten für den Lagerbestand zu senken und dabei gleichzeitig Serviceziele für zahlreiche Artikel über mehrere Standorte hinweg zu erreichen. Die Herausforderung besteht darin, die Lagerbestände soweit wie möglich zu reduzieren – aber auch nicht weiter. Ziel ist es, einen „gesunden“ Lagerbestand vorrätig zu haben. Zu geringe Bestände einer Komponente  können die Produktion zeitweise stoppen und damit Kosten verursachen oder bei Verletzung von Abkommen Konventionalstrafen nach sich ziehen. Spezielle Software wendet statistische Methoden zum Bestandsplanungsprozess auf jeden einzelnen Artikel an und berücksichtigt mehrere Lagerstandorte. Damit können z.B. Doppelbestände aufgelöst werden, wenn es günstiger ist, den betreffenden Artikel von A nach B zu transportieren. Aus Faktoren wie der historischen und prognostizierten Kundennachfrage, Durchlaufzeiten, Lieferzeiten etc. lassen sich für jeden Artikel die optimalen Lagerbestände ermitteln und Prognosen für die mittel- und langfristige Planung erstellen.

Ein Problem bei der Bestandsoptimierung und -planung ist die Dynamik: Jede Transaktion im Einkauf oder Verkauf verändert den Bestand und damit die Berechnungsgrundlage. Hinzu kommt, dass Artikel unterschiedliche Lieferzeiten haben. Damit die Bestandsoptimierung immer aktuell ist, muss eine entsprechende Lösung über Informationen zu jedem Artikel verfügen, mit den Transaktionssystemen verzahnt werden und möglichst zeitnah Handlungsempfehlungen in Form von Alerts oder angepassten Prognosen abgeben. Nur dann ist der Einkauf in der Lage, immer einen entsprechenden Bestand vorzuhalten.

Übergeordnete virtuelle Lager

Die Bereitstellung als Software-as-a-Service (Saas) kann Vorteile bieten: Es muss keine Hardware angeschafft oder betreut werden und die Kosten bleiben über die Nutzungsdauer hinweg berechenbar. Allerdings lassen sich komplexe Prozesse in IT-Landschaften nicht „out of the box“ optimieren. Auch hinter der Bestandsoptimierung aus der Cloud steht eine aufwendige Anpassung und Parametrisierung an die jeweiligen Gegebenheiten und Systeme des Kunden. So kann man je nach Ausgangssituation mehrere Tage bis zu einer Woche für die notwendigen Schritte einkalkulieren.

Doch der Aufwand kann sich lohnen: Nach der Parametrisierung können viele Abläufe der Planung automatisch von der Software durchgeführt werden. Die Verwaltungszeit wird dadurch minimiert und Planer haben mehr Zeit, um sich auf Bestandsführungsfragen zu konzentrieren. Ein überall zugängliches Dashboard verschafft ihnen hierzu einen Überblick über den Bestandsstatus. Grafische und numerische Berichte zeigen die Informationen an, die für die tägliche Bestandsverwaltung benötigt werden. Bestandssimulationen und Was-wäre-wenn-Berechnungen unterstützen dabei, sich für eine Lagerhaltungsstrategie zu entscheiden. Mehrere Standorte lassen sich zudem in einem virtuellen Lager zusammenfassen und Bestände netzwerkübergreifend ausgleichen, um den Lager­umschlag zu erhöhen, im Lager gebundenes Kapital freizugeben und gleichzeitig das angestrebte Serviceniveau zu erreichen. Außerdem lassen sich auf diese Weise Bestände zwischen Standorten umverteilen. 

Bildquelle: © Eazystock

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