Enterprise-Lösungen in der Cloud

Bis hierhin, und dann weiter

Effiziente digitale Strukturen sind für Unternehmen vor dem Hintergrund tiefgreifender Umwälzungen entscheidend. Ein wichtiger Baustein bei der Lösung all dieser Herausforderungen sind Cloud-Anwendungen, die zunehmend auch On-Premise-Software ablösen.

Gebastelte Wolke

Digitalem Asset Management kommt in Zeiten zunehmender Digitalisierung eine immer größere Bedeutung zu.

Schnell in die bestehende Infrastruktur integriert, lässt sich mit SaaS, PaaS, Multi Clouds und Co. teamübergreifend arbeiten, was wiederum die Produktivität steigert, Zeit spart und Kosten senkt. Cloud-Lösungen stehen unternehmensspezifisch gefundenen Lösungen vom Funktionsumfang mittlerweile in keinster Weise nach – oft kommen noch zusätzliche Argumente wie hohe Skalierbarkeit, flexible Pay-per-Use-Modelle, weltweite Verfügbarkeit sowie automatische Updates hinzu. Die bisher gefühlte Schwelle, auch im Enterprise-Bereich auf Cloud-Lösungen zu setzen, ist also in den vergangenen Jahren kontinuierlich gesunken. 

Cloud-Lösungen: interne Graswurzelbewegungen

Für den Aufstieg der Cloud-Lösungen ist nicht zuletzt die Initiative der User selbst verantwortlich. Viele Unternehmen erleben, dass sie die internen Arbeitsprozesse nicht (mehr) zufriedenstellend mit den bisher angebotenen Lösungen abdecken können. Oft handelt es sich bei den als unnötige Bremsklötze wahrgenommenen Faktoren eigentlich um Kleinigkeiten: Synchronisationsfehler etwa, wenn mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten, oder die als unnötig empfundene Mühe, Dateien immer wieder händisch in chronologischen Versionen abzuspeichern. Schritt für Schritt organisieren sich die Mitarbeiter dann um – und plötzlich sehen sich Unternehmen mit immer mehr, noch dazu nebeneinander existierenden Cloud-Lösungen konfrontiert, wie etwa Google-Drive oder kostenlosen Datenbanklösungen. Oft erst auf Nachfrage wird einiges mehr sichtbar, beispielsweise, dass Mitarbeiter auch mit sensiblen Dokumenten den Weg des geringsten Widerstands gehen – indem für zu große PDFs oder JPEGs kostenlose Onlinekonverter genutzt werden, die die Dateigröße reduzieren.

Der Sicherheitsbeauftragte bekommt den Schwarzen Peter

Der Grund für den teils recht sorglosen Umgang liegt darin begründet, dass Cloud-Software mit Features aufwarten kann, die lokale Lösungen – auch Enterprise-Angebote – oft nicht liefern können. Während sich das umsetzende Team freut, bekommt der Datenschutz- und Lizenzbeauftragte dann aber eher ein nervöses Zucken am Auge. Denn auch in Sachen Cloud-Sicherheit müssen Unternehmen ein Augenmerk darauf legen, technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) sicherzustellen. Dabei sollten anbieterseitig Zertifizierungen ausgewiesen werden sowie immer vor Beginn der Zusammenarbeit ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV) im Sinne der DSGVO abgeschlossen werden. Die Datenschutzbestimmungen auf Anbieterseite müssen dabei mindestens europäischem Standard entsprechen, auch sollte etwa der Gerichtsstand vertraglich geklärt sein. Wählen die User selbst die für sie am besten passende Cloud-Lösung je nach täglicher Anforderung, bleiben die genannten – und weitere, zentrale Sicherheitsaspekte, je nach Geschäftsmodell – jedoch eher außen vor.

Nichts ist mehr zu groß für die Cloud

Wie stark der Trend, bisher lokal laufende Enterprise-Systeme in die Cloud zu verlegen, ist, zeigt sich beim Thema Digital Asset Management (DAM). Diese Systeme grenzen sich von reinen Storage-Cloud-Lösungen dadurch ab, differenziertere Suchalgorithmen anzubieten, für die Assets verschlagwortet werden können. Unternehmen müssen schnell und unkompliziert Mediendateien wie Bilder und Videos austauschen, oft über weltweit verteilte Standorte hinweg. DAM-Systeme sind dementsprechend der Inbegriff für riesige Datenmengen, da Unternehmen damit in der Regel die speicherplatzintensiven Bild-, Video- und Audio-Dateien vorhalten und kategorisieren. Selbst das ehemalige Killerkriterium für jede Cloud-Anwendung, die Dateigröße, hält Anwender inzwischen nicht mehr davon ab, die Vorteile der Cloud zu nutzen. Dank der redundant konzipierten Architektur von Cloud-Software, muss man sich keine Gedanken mehr um Performance oder Skalierung machen, so dass selbst die Verarbeitung von großen Datenmengen wie Videodateien oder großen Fotos schnell erledigt werden kann. Einfache und oft günstige Cloud-Dienste wie Dropbox oder Google Drive bieten sich für Nutzer selbstredend an und werden initial viel genutzt, da sie nach wenigen Klicks einsatzbereit sind. Sie stoßen jedoch schnell an Funktionsgrenzen und können deshalb sinnbildlich für die Entscheidung ‘Cloud oder keine Cloud’ stehen, die Unternehmen an so vielen Stellen treffen müssen. Beim Digital Asset Management ist die Schmerzgrenze in Sachen kostenloser Angebote in der Regel beim Thema Medienverwaltung – und insbesondere bei differenzierter Nutzer- und Rechteverwaltung, Versionierung und Lizenzierung von Dateien – erreicht. Für das digitale Asset Management bieten Anbieter wie Canto auch SaaS-Lösungen an.

Unternehmenseigenes Darknet in Frage stellen

Unter Eindruck des Trends hin zur Cloud verändert sich auch die Arbeit von IT-Abteilungen hin zum Cloud-Management: Wo gestern noch Server-Konfigurationen an der Tagesordnung waren, stehen heute Beziehungen zu IT-Dienstleistern, Konfiguration von Cloud-Lösungen und das Verwalten von Auftragsdatenvereinbarungen auf der To-Do-Liste. Die Cloud-Manager müssen eine weitere, neue Aufgabe im Blick behalten: Zusätzlich zu der sensiblen Abwägung, wann die im ‘Darknet’ des Unternehmens bestehende Ansammlung kostenloser Cloud-Lösungen von einer bewusst gewählten Enterprise-Software in der Cloud abgelöst werden sollte, sind ein kontinuierliches Briefing sowie Schulungen der Mitarbeiter hinsichtlich der Datensicherheit absolut zentral. Denn eine Enterprise-Lösung zum richtigen Zeitpunkt anzuschaffen, ist die eine Sache – eine andere ist die, das Team zu einheitlicher Pflege, etwa bei Lizenzvergabe oder Einverständniserklärungen, zu qualifizieren. Die gemeinsame Datenbasis umfasst in Unternehmen mehr als digitale Assets, denn letztlich ist jede Enterprise-Software nur so lebendig wie der Teamgeist, der sie mit Leben befüllt.

Bildquelle: Gettyimages/iStock

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