Frischer Look für die Teamarbeit

Cloud-basierte Dokumentenverwaltung für effektive Vertriebs- und Marketingprozesse

Bei dem auf die Vermarktung von Haarpflegeprodukten spezialisierten Mittelständler Wild Beauty sorgt eine cloud-basierte Dokumentenverwaltung für effektivere Vertriebs- und Marketingprozesse.

  • Wild Beauty Haarkosmetikprodukte

    Das Unternehmen Wild Beauty beliefert Friseursalons in ganz Europa mit hochwertigen Styling-Produkten, die strengen Qualitätsstandards unterliegen. Zu den ausgewählten Marken gehören u.a. Paul Mitchell, Kemon und Stagecolor Cosmetics.

  • Noah Wild, Sprecher der Geschäftsführung bei Wild Beauty

    In unserem Betrieb ist es uns besonders wichtig, dass wir voll digitalisiert und integriert mit allen unseren Partnern arbeiten. (Noah Wild)

Wild Beauty beliefert europaweit Friseursalons mit ca. 4.000 exklusiven Luxusprodukten. In den vergangenen Jahren wurden vermehrt Partnerschaften mit Firmen in Russland, der Türkei, Tschechien und Bulgarien geschlossen. Geschäftsführer Noah Wild erklärt, warum transparente Kooperation und Kommunikation über verschiedene Abteilungen und Standorte immer wichtiger wurden: „Wir wachsen kontinuierlich, sodass wir unsere Methoden zur Zusammenarbeit verbessern wollten. Vor diesem Hintergrund haben wir die Cloud-Lösung ‚Dropbox Business‘ als Kollaborations-Tool eingeführt, um Arbeitsprozesse zu vereinfachen und Kommunikationswege zu verkürzen. Besonders aufgrund der vielen verschiedenen Standorte und zahlreichen Zuliefererverträge ist es für die Produktivität wichtig, dass jedes Team standortunabhängig auf alle aktuellen Informationen zugreifen kann.“

Tutorials und Bilder sind für die Aus- und Weiterbildung im Friseurgewerbe essentiell. Das Designteam von Wild Beauty erhält regelmäßig Videodateien von verschiedenen Zulieferern. Das wiederum setzte das Publishing-Team unter Druck: „Oft hat jemand angefangen, an einem bestimmten Projekt zu arbeiten, ohne das übrige Team darüber zu informieren. Dies hatte zur Folge, dass manche Arbeit doppelt erledigt wurde, weil Dateien nicht immer mit den Kollegen geteilt wurden. Das war sehr zeitaufwendig und häufig hat die gesamte Qualität darunter gelitten“, so Wild.

Sofortiger Zugriff auch von unterwegs

Das Vertriebsteam reagierte auf das Wachstum, indem es mobiler wurde, um mehr (zukünftige) Kunden persönlich zu erreichen. Voraussetzung war allerdings der zeit- und ortsunabhängige sofortige Zugriff auf alle aktuellen Informationen. Denn mit ungefähr 15 Meetings am Tag bleibt den Kundenbetreuern keine Zeit, nebenbei auch noch die jeweils neuesten Informationen, beispielsweise aus dem E-Mail-Verkehr, herauszusuchen. Folglich war der Zugang zu einer zentralen, stets aktuellen Informationsquelle nötig.

Das Vertriebsteam nutzt bei Kundenterminen nun stets ein Tablet mit der mobilen Dropbox-App. Dabei wurde ein System aufgebaut, in dem die gesamte Vertriebsdatenbank online abgelegt ist und Änderungen von den Vertretern aktualisiert werden, noch bevor sie den Friseursalon verlassen. Von den Salonbesitzern kam die Rückmeldung, dass dies auch für sie wesentlich angenehmer sei, als nach jedem Treffen einen Berg Papier vor sich zu haben. Wild erklärt: „Jetzt können wir Verträge elektronisch unterschreiben lassen und den Kunden sofort eine Kopie des Vertrags senden.“

Auch die Anwaltskanzlei Winterstein, mit der Wild Beauty zusammenarbeitet, nutzt Dropbox, um Rechtsfälle für die Firma zu archivieren und zu bearbeiten. Alle Formulare wurden bereits digitalisiert und alle Distributoren mit iPads ausgestattet. So können neue Verträge direkt in PDFs ausgefüllt werden.

Noah Wild fasst zusammen: „Wir sparen Zeit, weil wir bereits während der Fahrtzeiten im Auto Anmerkungen zu Kundenterminen aufnehmen und jede verfügbare WLAN-Verbindung nutzen, um diese Sprachnotizen und andere Dateien für das Team hochzuladen. So ist mein Feedback sofort nach einem Termin für alle verfügbar und niemand muss extra im Büro anrufen.“ Ein weiterer Nebeneffekt: Die Leitungen bleiben frei für Kundenanfragen.

Noah Wild, Sprecher der Geschäftsführung bei Wild Beauty im Kurz-Interveiw

Kurz und knapp ...

In unserem Betrieb …
... ist es uns besonders wichtig, dass wir voll digitalisiert und integriert mit allen unseren Partnern arbeiten. Denn nur so können wir auch in Phasen des Wachstums Strukturen und Abläufe schlank und dynamisch halten.

In unserer Branche muss IT-seitig in der Regel am meisten ...
... in die Integration des Außendienstes investiert werden, sodass sowohl die Beauskunftung als auch die Bestellannahme vom Kunden ohne Zeitverzögerung mobil abläuft.

Die notwendigen Mittel vorausgesetzt würde ich sofort ...
... die kostenfreie Bereitstellung eines integrierten Kassensystems
an alle Exklusivkunden, die nur mit uns arbeiten, anstoßen. Auf diese Weise würde beim Verkauf eines unserer Produkte beim Händler vor Ort sofort die Nachbestellung in unserer Zentrale angestoßen werden.

Von ITK-Anbietern für den Mittelstand erwarte ich ...
... eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, die sich von den Abläufen her an die Kunden anpasst, die keine großen internen IT-Abteilungen vorhalten.

Optimaler Support zeichnet sich dadurch aus, dass ...
... er gar nicht notwendig ist, da die Lösung selbsterklärend ist und einfach problemlos funktioniert.

Bildquelle:Wild Beauty

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