Drucken und scannen aus der Wolke

Cloud Printing: Druckauftrag von unterwegs starten

Mobilität verändert die Ansprüche der Mitarbeiter beim Drucken. Sie wollen von unterwegs den Druckauftrag am Rechner zu Hause oder im Büro starten oder direkt von ihrem Smartphone, Tablet oder privaten Notebook ausdrucken. Diese Möglichkeit bietet ihnen das Cloud Printing.

Cloud Printing: Auch von unterwegs lässt sich ein Druckprozess starten.

Der Anwender übermittelt per Knopfdruck eine Datei an den Cloud-Server eines Dienstanbieters, auf den der angesteuerte Drucker zugreift. Da so keine direkte Verbindung zum Drucker aufgebaut werden muss, entfallen Probleme der Einrichtung wie etwa fehlende Treiber. Diese müssen nicht mehr lokal installiert werden, weil der Print-Service-Provider alle in Frage kommenden Treiber vorinstalliert hat. Das Ausdrucken über einen Cloud-Printing-Dienst macht also keine Eingriffe in die eigene IT-Struktur nötig. Einige Drucker sind bereits von sich aus für die Anbindung an die Cloud vorbereitet. So genügt etwa bei Google Print die Einstellung eines Wlan-Passwortes, die Angabe der eigenen E-Mail-Adresse und des Google-Account-Passworts. Das befreit IT-Administratoren von der lästigen Aufgabe, immer wieder neue Hardware an Drucker anzubinden.

Die Mitarbeiter können über das Internet aber nicht nur einen lokalen Drucker remote ansprechen, sondern auch von einem geeigneten Bürodrucker aus Scans in die Cloud hochladen. Diese Kombination aus Cloud Printing und Scanning bietet vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Möglichkeit, verteilt arbeitende Teams auch über Landesgrenzen hinweg miteinander zu vernetzen. Das gilt vor allem dann, wenn in den Prozessen ein häufiger Wechsel von digitalen zu gedruckten Unterlagen und umgekehrt nötig ist.

Beispiel Angebotserstellung

Angebotsinhalte, die nicht in digitaler Form vorliegen – etwa Zeichnungen, Ausdrucke oder Fotos – lassen sich mit Lieferanten und Geschäftspartnern teilen, die sich an unterschiedlichen Orten befinden. Dazu werden die Dokumente zunächst am Drucker gescannt und in bearbeitbare Digitalformate konvertiert. Danach müssen sie nicht erst in einem Zwischenschritt manuell abgelegt werden, sondern lassen sich direkt auf dem Drucker in die Cloud-Verzeichnisse ablegen, die von den unterschiedlichen Lieferanten und Geschäftspartnern genutzt werden. Egal, wo sich diese befinden und wann sie auf die Unterlagen zugreifen möchten: Sie können sie jederzeit downloaden, auf ihren Endgeräten einsehen und bei Bedarf bearbeiten. Haben sie die Files kommentiert oder verändert, lassen sich diese in die Cloud zurückladen und stehen damit zur weiteren Bearbeitung und zum Ausdrucken zur Verfügung.

Da entsprechende Lösungen früher aufwändig und kostenintensiv manuell implementiert werden mussten, waren sie bis dato in aller Regel Großunternehmen vorbehalten. Heute gibt es auf dem Markt Drucker, etwa von Dell, die die nötigen Cloud-Printing- und -Scanning-Funktionen von Haus aus integriert zur Verfügung stellen. Neben den Anschaffungskosten für das Gerät selbst sollen dadurch keine weiteren Ausgaben fällig werden.

Ein wesentliches Kriterium ist allerdings die Sicherheit. Die benötigten Dienste werden in aller Regel in Public Clouds angeboten, weshalb mittelständische Unternehmen ein grundsätzliches Vertrauen in diese mitbringen müssen. Kommt ihre Nutzung wegen Sicherheitsbedenken generell nicht in Frage, dann ist Cloud Printing und Scanning für sie keine Option. Auch der generelle Umgang mit unternehmenskritischen Informationen sollte streng geregelt werden, bevor das Drucken aus der Cloud und das Scannen in die Wolke erlaubt werden.


Bildquelle: Thinkstock/ iStock

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