ERP-as-a-Service für den Mittelstand

Cloud-Services sinnvoll einsetzen

Viele mittelständische Unternehmen möchten heute die Vorteile von Cloud-Lösungen auch im ERP-Bereich nutzen. Dies gelingt mit der richtigen Beratung.

Auch Mittelständler können die Vorteile von Cloud-Lösungen im ERP-Bereich nutzen.

ERP-as-a-Service bietet effiziente Abläufe durch die Reduzierung von Anwendungen auf notwendige und häufig genutzte Funktionen.

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 600 Mitarbeitern bilden den Wirtschaftsmotor Deutschlands. Das ERP-System gilt für viele als das Herzstück ihres Unternehmens. Es ist der Dreh- und Angelpunkt unter anderem für die Produktionsplanung und Rechnungsstellung sowie die Grundlage für zahlreiche Entscheidungen.

Viele Unternehmen nutzen bei diesen Prozessen immer noch Papierdokumente und die damit verbundenen ineffizienten Arbeitsabläufe. Doch Cloud-Services ermöglichen es heute, alle Dokumente digital mit Geschäftspartnern und Systemen auszutauschen. Diese Digitalisierung stellt eine häufige Anforderung von mittelständischen Unternehmen dar.

Eine weitere Anforderung bildet die Auslagerung der Betreuung des ERP-Systems an den Hersteller oder einen Cloud-Dienstleister. Schließlich wollen sich viele mittelständische Unternehmen in Zukunft keine Gedanken mehr um Management und Betrieb der komplexen Anwendungen machen. Zudem lassen sich aktuelle Cloud-Lösungen sehr gut in bestehende Infrastrukturen einbinden und gewährleisten eine sehr hohe Sicherheit, Verfügbarkeit und Performance.

Cloud ist nicht gleich Cloud

Um die optimale Lösung zu finden, ist aber zuerst eine klare Begriffsdefinition wichtig. So verstehen viele Mittelständler unter „Cloud“ alles, was sich außerhalb der Firma befindet. Doch in vielen Fällen handelt es sich dabei um Hosting, also die Auslagerung von Infrastrukturen in ein externes Rechenzentrum. Die Systeme und Softwareanwendungen müssen dort häufig noch selbst vom Kunden betreut werden. Cloud wird heute aber in der Regel als Service-Leistung definiert, ob für Plattformen, Infrastrukturen oder Software.

Unternehmen sollten auf keinen Fall alle Systeme sofort in die Cloud migrieren. Es ist immer eine genaue Einschätzung zu treffen, welche Geschäftsprozesse sich dafür eignen, auch angesichts von Umstellungskosten, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen. So sollten sie immer fragen, welche konkreten Vorteile die Cloud-Lösung bringt.

Dies kommt auf die konkrete Situation und die jeweiligen Anforderungen an. Falls ein mittelständisches Unternehmen zum Beispiel ein neues Vertriebsbüro in Asien eröffnen will, mobile Anwendungen für die Mitarbeiter einführen möchte, ein starkes Wachstum erwartet oder stark schwankende Nutzungsraten etwa durch Saisonarbeiter hat, bieten sich Cloud-Lösungen hervorragend an. Denn diese ermöglichen eine deutlich höhere Flexibilität und Skalierbarkeit zu besser kalkulierbaren Kosten. Sie können aber auch als Backup-Lösung zur Ausfallsicherheit oder in hybriden Szenarien zum Abfangen von Spitzenzeiten genutzt werden.

ERP aus der Cloud

Im Falle von ERP-Systemen ist vor allem die Nutzung mobiler Geräte derzeit ein großes Thema im Mittelstand. Insbesondere Vertriebs- und Service-Mitarbeiter im Außendienst möchten auch beim Kunden auf aktuelle ERP-Daten zugreifen, etwa um die Verfügbarkeit von Ersatzteilen, den aktuellen Produktionsstand oder Stammdaten zu prüfen. Leider haben heute einige Unternehmen noch immer keine ausreichende Breitbandverbindung, um aus dem Unternehmensnetz solche Anfragen direkt bedienen zu können. Hier spielen Cloud-Lösungen eine weitere Stärke aus.

Cloud-Lösungen sind gerade darauf ausgelegt, unabhängig von Ort und Gerät genutzt zu werden. ERP-as-a-Service bietet häufig schlanke, effiziente Abläufe durch die Reduzierung von Anwendungen auf notwendige und häufig genutzte Funktionen. Dadurch stehen die Funktionen schneller zur Verfügung und werden leichter gefunden.

So kann zum Beispiel ein Service-Mitarbeiter vor Ort bei einem Reklamationsfall mit seinem Mobilgerät ein Foto des defekten Produkts aufnehmen und es direkt dem entsprechenden Vorgang im ERP-System hinzufügen. Die Kollegen im Unternehmen erhalten dann alle Angaben zum Kunden und Fall in einer digitalen Datei, die sich über integrierte Workflows sofort bearbeiten oder weiterleiten lässt.

Viele mittelständische Unternehmen fürchten bei der Einführung von Cloud-Lösungen hohe Kosten. Doch im Vergleich zu den Gesamtkosten für Anwendungen im eigenen Rechenzentrum – inklusive Investitionen in Hardware und Software sowie Betrieb und Management – sind Cloud-Lösungen durch Abo-Modelle oder nutzungsgenaue Abrechnung nicht unbedingt teurer. Zudem profitieren Unternehmen von höherer Kostentransparenz sowie häufig von steuerlichen Vorteilen.

Der richtige Weg

Aber welcher Anbieter erfüllt die konkreten Anforderungen und passt am besten zum eigenen Unternehmen? Schon aufgrund der unterschiedlichen Lizenz- und Nutzungsbedingungen sollten sich mittelständische Unternehmen vor der Entscheidung professionell beraten lassen. Diese Beratung sollte auch bei der Entscheidung pro und contra Cloud oder Hosting unterstützen.

Häufig bieten sich auch hybride Szenarien für einen erfolgreichen Schritt in die Cloud an. Dann werden bestehende Software-Anwendungen intelligent mit neuen Cloud-Services kombiniert. So können Unternehmen die Vorteile beider Ansätze nutzen. Doch dabei ist zu klären, wie viel Kapazität und Bandbreite für die Nutzung der Cloud-Anwendungen zur Verfügung stehen muss.

Im Zuge der Cloud-Migration werden zwar viele Anwendungen standardisiert, doch häufig gibt es Apps zur Funktionserweiterung. Diese lassen sich oft sogar kostenlos testen und stehen anschließend für eine monatliche Pauschale pro Nutzer zur Verfügung. Dieses Nutzungsmodell kennen viele Mitarbeiter aus dem privaten Bereich. Nun halten Apps auch zunehmend im Business-Bereich Einzug.

Neben den flexiblen Kosten- und Nutzungsmodellen erhalten Unternehmen auch einen schnelleren Service. Durch einen Cloud-Dienst kann nun zum Beispiel innerhalb eines halben Tages aus Deutschland heraus die Anbindung eines neuen Vertriebsbüros in Asien technisch bereitgestellt werden. Dazu lässt sich etwa ein Cloud-Rechenzentrum in Singapur und eine chinesische Sprachoberfläche für die ERP-Anwendung nutzen. Dabei kann der Dienstleister zum Beispiel von Deutschland aus auf die Systeme zugreifen und Managed Services bieten.

So gibt es mithilfe der Cloud neue Lösungen, die noch vor ein paar Jahren undenkbar waren. Mit einer unabhängigen Beratung, wie sie beispielsweise Konica Minolta bietet – lässt sich schnell klären, welcher Einsatz sinnvoll ist. Dann können mittelständische Unternehmen von den zahlreichen Vorteilen durch ERP aus der Cloud profitieren.


*Alexander Sturm, Leiter Competence Center Business Software bei Konica Minolta IT Solutions GmbH


Bildquelle: Thinkstock/ iStock

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