Breitbandanschluss gefordert

Cloudbasierte Telefonanlagen

Im Interview vertritt Italo Adami, COO Placetel bei der Finocom AG, die Ansicht, dass in Zukunft immer mehr Unternehmen auf eine virtuelle Telefonanlage setzen werden.

Italo Adami, Placetel

„Die meisten Anbieter haben je nach Angebot Vertragslaufzeiten“, meint Italo Adami, COO Placetel bei der Finocom AG.

ITM: Herr Adami, inwieweit sind virtuelle Telefonanlagen für Mittelständler interessant und werden von diesen bereits konkret nachgefragt/eingesetzt?
Italo Adami:
Virtuelle Telefonanlagen, oder auch Cloud-Telefonanlagen, bieten ein sehr gutes Preisleistungsverhältnis und darüber hinaus eine große zusätzliche Kostenersparnis von bis zu 50 Prozent gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen. Neben der Kostenersparnis sprechen vor allem eine standortunabhängige Nutzung sowie ein immer aktuelles Feature-Set für eine virtuelle Telefonanlage. Der Markt für Cloud-Telefonanlagen in Unternehmen wird ca. 30 Prozent pro Jahr steigen. Im Businessbereich findet die Migration gerade statt.

ITM: Welche konkreten Möglichkeiten bietet eine virtuelle Telefonanlage im Vergleich zu einer herkömmlichen Telefonanlage?
Adami:
Die Cloud-Telefonanlage bietet alle Vorteile einer herkömmlichen Telefonanlage, mit dem Unterschied, dass sie zentral in einem Rechenzentrum betrieben wird und je nach Anbieter sogar mehr Funktionen als eine traditionelle Telefonanlage liefert. Außerdem bezahlt man nur soviel Telefonanlage, wie man auch wirklich nutzt. Die Cloud-Telefonanlage ermöglicht vor allem kleinen Unternehmen einen professionelleren Kundenservice. Die Nutzung vieler Telefonanlagenfunktionen wie Besetztlampenfelder, Pick-up, Warteschlangen oder elektronisches Fax war aufgrund hoher Kosten der stationären Anlagen bisher nur großen Unternehmen vorbehalten. Durch die Cloud-Lösung sind diese Funktionen nun für alle Unternehmen bezahlbar. So kann bei uns schon für 14,90 Euro monatlich ein Call Center mit zehn Agenten inklusive Warteschlangen und Agentenmanagement gebucht werden. Eine cloudbasierte Telefonanlage ermöglicht außerdem die Nutzung des „Cloud-Ökosystems“. Über die API können viele andere Dienste angedockt werden und sich gegenseitig ergänzen. Hervorzuheben ist außerdem die Standortunabhängigkeit – eine virtuelle Telefonanlage kann man überall, wo man Internet hat, nutzen – und das auch unabhängig vom Endgerät: sei es über das IP-Telefon, über den PC/Mac per Softphone oder mobil über die App auf dem Smartphone.

ITM: Auf dem Markt tummeln sich bereits zahlreiche Anbieter virtueller Telefonanlagen. Worauf sollten Mittelständler bei der Auswahl von Dienstleister und Lösung achten?
Adami:
Wichtig ist es, dass man den Dienst vorher testen kann. Außerdem sollte die Weboberfläche einfach und intuitiv zu bedienen sein und der Dienst ein zukunftsorientiertes Feature-Set mit UC-Funktionen haben. Bei Placetel gibt es die Möglichkeit, den Dienst 30 Tage kostenlos zu testen, damit jeder seine eigene Erfahrung mit Qualität und Usability der Anlage machen kann.

ITM: Welche technischen Voraussetzungen muss ein Anwender erfüllen, der zukünftig auf virtuelle Telefonie setzen möchte?
Adami:
Bei einem ausreichenden perfomanten Breitbandanschluss spricht eigentlich alles für eine Telefonanlage aus der Cloud. Man sollte den Breitbandanschluss je nach benötigten Sprachkanälen dimensionieren, um eine gute Sprachqualität sicherzustellen. Das LAN sollte auf VoIP-Readyness überprüft werden.

ITM: Wie gestaltet sich die Installation/Integration einer virtuellen Telefonanlage im/ins Unternehmen? Mit welchem Aufwand (zeitlich, personell, finanziell) ist sie verbunden?
Adami:
Hier gibt es in der Regel zwei Modelle: die Telefonanlage selbst einzurichten oder auf einen Dienstleister zurückzugreifen. Wir legen besonders viel Wert darauf, dass unsere Anlage einfach einzurichten ist. Dazu stellen wir viele Videos zur Verfügung und haben auch extra ein Wiki aufgebaut, in dem der Kunde alles von den Fachbegriffen über die Einrichtung bis hin zu Anleitung komplexerer Funktionen nachlesen kann. Natürlich kann man aber auch unser Einrichtungspaket buchen oder auf die Unterstützung unserer Partner setzen.

ITM: Was sind häufige Stolpersteine?
Adami:
Hier muss man auf jeden Fall auf die vorhandene Infrastruktur achten. Eine virtuelle Telefonanlage steht und fällt mit einem adäquaten Internetanschluss. So kann man für die Telefonie den bestehenden Anschluss benutzen oder aber einen dezidierten Internetanschluss schalten, der ausschließlich für die virtuelle Telefonanlage genutzt wird. Was man braucht, ist je nach Telefonaufkommen unterschiedlich. Hier beraten wir aber gerne im Vorfeld. Außerdem ist es sehr hilfreich, einen festen Ansprechpartner in seinem Unternehmen zu haben, der sich um die Einrichtung der Telefonanlage kümmert.

ITM: Ändern sich bestehende Rufnummern?
Adami:
Nein, die eigenen Rufnummern kann man in der Regel immer mitnehmen, so ist das zumindest bei uns. Bei anderen Anbietern ist das zum Teil mit Kosten verbunden.

ITM: Welche Hardware findet sich letztlich beim Anwender? Telefoniert er mit Headset oder kann er für die virtuelle Telefonie auch ein herkömmliches Telefon nutzen?
Adami:
Ein Großteil der Kunden nutzt IP-Telefone z.B. von Snom oder Gigaset, die dem Nutzer das gewöhnte Look & Feel eines analogen ISDN-Telefons geben. Die Mehrheit der Nutzer greift eben gerne noch zum Hörer und wählt über das Tastenfeld des Telefonapparates. Die Nutzung der Anlage über Softphones und über die Placetel-App auf dem Handy nimmt immer mehr zu.

ITM: Wie gestaltet sich die Flexibilität einer virtuellen Telefonanlage, wenn das Anwenderunternehmen expandiert, z.B. neue Mitarbeiter oder gar Standorte hinzukommen?
Adami:
Unsere Cloud-Telefonanlage kann flexibel an die Anzahl der Mitarbeiter angepasst und bei Bedarf können Rufnummern sowie Optionen einfach monatlich hinzugebucht oder wieder deaktiviert werden. Eine Cloud-Telefonanlage bietet Standortunabhängigkeit, das heißt überall, wo es Internet gibt, egal ob über Handy, Wlan oder stationär, ist die Erreichbarkeit über die „Festnetz“-Nummer und die Möglichkeit, über diese Anrufe abzusetzen, gegeben. Das bietet besondere Flexibilität, vor allem wenn sich das Unternehmen auf mehrere Standorte im In- oder Ausland verteilt oder die Mitarbeiter im Home Office arbeiten.

ITM: Welche technischen Probleme können grundsätzlich auftreten und wie erfolgen Wartungen/Reparaturen?
Adami:
Da die Technologie zentral gehostet und gewartet wird, entfallen Wartungskosten und teure Serviceverträge. Technische Probleme können entstehen, wenn es ein Problem mit dem Internetanschluss gibt, z.B. wenn die vertraglich festgelegte Bandbreite bzw. die Quality of Service (QoS) nicht geliefert wird. Daher empfehlen wir im Vorfeld immer einen Speed- und QoS-Test zu machen, bei dem die tatsächliche Bandbreite und Übermittlung der Daten ermittelt wird.

ITM: Wie ist es um die Sicherheit bei virtuellen Telefonanlagen bestellt?
Adami:
Unsere Technologie ist redundant in zwei verschiedenen Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland gehostet. Somit unterliegen sie auch dem deutschen Datenschutz. Die Ausfallsicherheit ist sogar höher als bei einer Telefonanlage, die im Eigenbetrieb genutzt wird, da alle Komponenten redundant aufgesetzt sind.

ITM: Welche Abrechnungsmodelle sind bei virtuellen Telefonanlagen üblich und Wie ist es um die Kündbarkeit bestellt?
Adami:
Die meisten Anbieter haben je nach Angebot Vertragslaufzeiten. Bei uns ist der Vertrag jederzeit kündbar und kostet 2,90 Euro pro Monat und Mitarbeiter. Die Gesprächsminuten gibt es bereits ab 1 Cent pro Minute oder mit attraktiven Festnetz- und Mobilfunk-Flatrates.

ITM: Werden virtuelle Telefonanlagen Ihrer Meinung nach die herkömmlichen Telefonanlagen zukünftig verdrängen?
Adami:
Die Vorteile sprechen klar dafür, auf eine Cloud-Telefonanlage umzusteigen. Eine Cloud-Telefonanlage steht einer ISDN-Lösung mittlerweile in nichts mehr nach. Die Sprachqualität ist kein Thema mehr und alle anderen Argumente sind gerade für den Mittelstand überzeugend: mehr Funktionen, dadurch größerer Flexibilität und dazu Standortunabhängigkeit – und das alles für weniger Geld. Daher werden in Zukunft immer mehr Unternehmen auf eine virtuelle Telefonanlage setzen.

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