Twentynine-Days nutzt Komplettlösung

Collaboration-Lösung für das China-Geschäft

Die Twentynine-Days GmbH nutzt für die gesamte Kommunikation – vor allem nach China – ein Collaboration Tool sowie die Funktion des klassischen File-Servers.

Neben zwei deutschen Standorten betreibt die Twentynine-Days GmbH auch eine Niederlassung in Dongguan, China – eine neue Collaboration-Lösung verbesserte jetzt die länderübergreifende Zusammenarbeit.

Noch immer gestaltet sich die Internet-abhängige Zusammenarbeit mit China schwierig. Netzzensur, langsame Verbindungen und blockierte Internetseiten behindern vor allem europäische Unternehmen, die einen Auslandssitz oder Geschäftspartner in der Volksrepublik haben. Mit dieser Problematik musste sich die Twentynine-Days GmbH, Experte für Werkzeugbau und Spritzgussformen, befassen, denn neben  zwei deutschen Standorten in Hamburg und Stuttgart betreibt das Unternehmen eine Niederlassung in Dongguan, China.

Zu Beginn der länderübergreifenden Zusammenarbeit nutzte der Mittelständler die üblichen Terminalserver und VPN-Verbindungen für Datei-Management und Kollaboration, doch schnell stellte sich raus, dass die Verbindung für eine reibungslose Kommunikation zu langsam war oder teilweise sogar ganz ausfiel. „Es war, als ob die Chinesen buchstäblich auf der Leitung stünden“, erklärt Andreas Kadelbach, Geschäftsführer bei Twentynine-Days. Auch zwei unabhängige Server in Deutschland und in China lösten das Problem nicht. Die Lösung lieferte dann vor etwa zwei Jahren das Hamburger IT-Unternehmen Protonet mit dem Server Carlita. Der mittelständische Betrieb entschied sich für eine vollintegrierte Lösung aus Hard- und Software, die die Eigenschaften eines File-Servers mit den Vorteilen einer „Company-Cloud“ bei vollständiger Datenhoheit und einem intuitiven Kollaborationstool verbindet. Der browser-basierte Zugang ist sowohl aus Deutschland als auch aus China pro­blemlos möglich und verbindet die drei Standorte nun optimal.

Verbesserte Kommunikation und übersichtliches Projektmanagement

Das Herzstück der Produktivitätslösung ist das Betriebssystem Soul. Die Software verbessert nicht nur die Zusammenarbeit und das Dateimanagement, sondern sorgt mit der integrierten Kommunikation für einen reibungslosen Austausch. „Von der Sekunde an, seit wir den Server haben, ging unser internes E-Mail-Aufkommen nahezu gegen null. Früher habe ich bis zu 60 interne E-Mails am Tag erhalten, so viele bekomme ich jetzt in einem Jahr“, berichtet Kadelbach. Vor allem im Bereich Projektmanagement ist die Lösung inzwischen unverzichtbar. Musste man früher mühsam E-Mails schreiben und sie nach Projekten sortieren, lassen sich in dem neuen System nun direkt Projekte verwalten, betreffende Personen zuweisen, gemeinsam Dokumente bearbeiten und so den Überblick behalten. Auch die komplette Projektkommunikation läuft über das Betriebssystem. „So sind alle jederzeit auf dem aktuellen Stand und jeder Kommentar ist transparent und nachvollziehbar. Das ist für uns wichtig, denn wenn Infos verloren gehen, dann bauen wir falsch und der Schaden kann schnell in die Zehntausende gehen. Mit Grauen denke ich da an alte Zeiten“, so Kadelbach weiter. Kommunikation und Daten befinden sich damit in einem Tool. Für die Mitarbeiter bedeutet dies eine Arbeitserleichterung.

Datenhoheit gewährleistet die Rechtssicherheit nach Bundesdatenschutzgesetz

Neben dem barrierefreien Zugang aus China ist die Datenhoheit ein entscheidender Vorteil gegenüber zentralen Cloud-Lösungen. Da alle Daten auf dem Server im Büro liegen und nicht in irgendeinem Rechenzentrum, ist das Unternehmen auch datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite. Denn nach dem BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) dürfen personenbezogene Daten deutscher Firmen den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) nicht verlassen. Bei einer Rechenzentrum-basierten Cloud-Lösung könnte es hingegen zu Problemen bei der Klärung kommen, wo sich die Server und damit auch die unternehmenseigenen Daten genau befinden.

Die unkomplizierte Struktur der Soul-Software erschloss sich den Angestellten intuitiv, so dass kaum Einarbeitungszeit darauf verwendet werden musste. Für Twentynine-Days ist die Komplettlösung derweil alternativlos geworden. „Ich hätte es nie für möglich gehalten, dass man die Kommunikation so einfach gestalten kann. Auch die Absprachen mit unseren Kunden und Lieferanten laufen fast ausschließlich über Soul“, resümiert Kadelbach. Mit den einfach zu vergebenden Berechtigungen können auch Externe auf freigegebene Bereiche zugreifen. „Die Zusammenarbeit der Niederlassungen untereinander, mit externen Dienstleistern und mit unseren Kunden ist jetzt direkter und übersichtlicher.“

Keine dedizierte Installation erforderlich

Ein weiterer Vorteil zu den üblichen Kollaborationslösungen ist die einfache Inbetriebnahme, eine dedizierte Installation ist nicht erforderlich. Carlita wird „schlüsselfertig“, d.h. betriebsbereit geliefert und setzt keine IT-Kenntnisse voraus. Darüber hinaus nimmt sie mit ihren etwa 30 cm Höhe, Breite und Tiefe sehr wenig Platz ein. Die Passivkühlung ist besonders leise, weshalb eine problemlose Unterbringung im Büro möglich ist.

 

 

Die Twentynine-Days GmbH

  • Branche: Werkzeug- und Formenbau
  • Gründung: 2008
  • Firmensitz: Seevetal bei Hamburg
  • Mitarbeiter: 16
  • Produkte: Spritzgussformen, Baugruppen für den Maschinenbau


Bildquelle: © Thinkstock/iStockphoto

 

 

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