Periscope wickelt EU-Lieferungen umsatzsteuerfrei ab

Collaboration-Plattform reduziert Verwaltungsaufwand

Umsatzsteuerfrei in EU-Länder liefern – für die Periscope GmbH bedeutete dies wegen der neuen Nachweispflichten für innergemeinschaftliche Lieferungen einen enormen Aufwand. Eine neue IT-Lösung sollte Abhilfe schaffen.

Elektronisches Bauteil

Periscope produziert elektronische Baugruppen- und -Systeme für den Automotive-, Industrie- und Consumer-Bereich.

Die Urlaubsbilder mal eben in der Drogerie oder im Supermarkt ausdrucken – das ermöglichen unter anderem Foto-Kiosksysteme, die die Paderborner Periscope GmbH fertigt. Das mittelständische Unternehmen ist Anbieter von Electronic Manufacturing Services (EMS) und produziert im Auftrag verschiedener Kunden elektronische Baugruppen- und -Systeme für den Automotive-, Industrie- und Consumer-Bereich. Die gefertigten Waren verschickt das Unternehmen in die ganze Welt – auch in alle EU-Länder.

Um EU-Lieferungen umsatzsteuerfrei abwickeln zu können, müssen Unternehmen den Finanzbehörden seit dem 1. Januar 2014 lückenlos nachweisen, dass diese Sendungen tatsächlich an Kunden in der EU gelangten. Für Periscope stieg damit der Verwaltungsaufwand – schließlich muss das Unternehmen monatlich rund 1.500 Nachweise erbringen. Also machte man sich auf die Suche nach einer IT-Lösung, die die notwendigen Prozesse weitestgehend automatisiert abbildet, steuert und überwacht – und fand sie in der Assist4 Visibility & Collaboration Platform des Software-Anbieters AEB. Sie setzt Periscope nun seit März 2014 für Belegnachweise zu Umsatzsteuerzwecken ein.

Automatisierte Gelangensbestätigung

Eine Möglichkeit der umsatzsteuerlichen Nachweisführung ist die Gelangensbestätigung. Hierbei muss der im EU-Ausland sitzende Warenempfänger ein Dokument ausfüllen und dem Versender den Erhalt der Ware bestätigen. Dieser Prozess wird nun weitestgehend automatisiert und papierlos abgewickelt. In der Software wird dabei für jede Lieferung ins EU-Ausland eine Ereigniskette definiert und deren Ergebnis – Gelangensbestätigung erbracht – überwacht. „Nach einer vordefinierten Zeitspanne versendet das System automatisiert eine E-Mail an den Kunden. Diese beinhaltet einen Link, über den der Kunde die Gelangensbestätigung ausfüllt. Danach schließt die Software die Ereigniskette der Lieferung ab und synchronisiert im Anschluss die allgemeine Ausfuhrnachweisverwaltung“, berichtet Bernd Bretz, Logistikleiter bei Periscope. Die dort abgebildete Sendung erhält den Status „Ausfuhrnachweis erteilt“. Der umsatzsteuerliche Nachweis ist damit erbracht.

Nachweis durch Tracking & Tracing

Eine Gelangensbestätigung ist als Nachweis notwendig, wenn zum Beispiel der Kunde einen Transportdienstleister beauftragt, die Ware bei Periscope abzuholen. Aber es geht auch einfacher: Hat das Paderborner Unternehmen selbst einen Paketdienst oder Spediteur mit der Lieferung beauftragt, reichen als Beleg deren Tracking & Tracing-Protokolle. Diese Variante kann Periscope für rund die Hälfte der Nachweise nutzen – ebenfalls automatisiert mithilfe der neuen Softwarelösung. Wie im Falle der Gelangensbestätigung überwacht die Software dafür das Ergebnis einer definierten Ereigniskette. Quartalsweise übermitteln die Transportdienstleister elektronische Statusberichte zu den durchgeführten Lieferungen. Die Lösung ordnet die Meldungen automatisch den einzelnen Ereignisketten zu und aktualisiert deren Status. Wird der Status „Proof of delivery“ erreicht – bestätigt der Transportdienstleister also den Empfang der Ware durch den Kunden – wird die Ereigniskette abgeschlossen. Danach erfolgt auch in diesem Fall eine Synchronisierung mit der allgemeinen Ausfuhrnachweisverwaltung.

Papier und Geld gespart

Nachdem Periscope die Tracking & Tracing-Informationen seiner Transportdienstleister nachträglich auch für den Zeitraum vor Produktivstart der neuen Software eingeholt hatte, kann das Unternehmen seine umsatzsteuerlichen Nachweise für das gesamte Jahr 2014 nun in elektronischer Form erbringen. Das spart Papier und damit letztlich auch Geld. „Durch den Einsatz der Assist4-Lösung konnten wir die Archivierung von normalerweise nötigen Papierbelegnachweisen um ca. 30 Prozent reduzieren“, freut sich Bernd Bretz.

Zudem besitzt das mittelständische Unternehmen jetzt eine größere Übersicht über Aussendungen, für die umsatzsteuerliche Nachweise eingeholt werden müssen. Denn die Plattform bündelt alle Informationen an einer zentralen Stelle. Diesen Vorteil möchte Periscope weiter ausbauen und plant die vollständige Sendungsverfolgung aller ausgehenden Waren mithilfe der Software. Dadurch soll der Mittelständler künftig jederzeit den Status eigener Sendungen verfolgen und die Transparenz seiner Lieferkette weiter erhöhen können.


Periscope GmbH

  • Standort: Paderborn
  • Branche: Electronic Manufacturing Services (EMS)
  • Mitarbeiter: rund 370
  • Umsatz: 100 Mio. Euro p.a.
  • Produktions- & Logistikfläche: 25.000m²

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