AvePoint im Einsatz

Collaboration und nun?

Zwei Kolleginnen unterhalten sich zu einer bestimmten Aufgabenstellung über den Schreibtisch hinweg. Sie tauschen dabei Informationen aus, die helfen, die gestellte Aufgabe besser bewältigen zu können. Die eine macht sich das Wissen der anderen zu nutze. Ein klassischer Fall von Zusammenarbeit bzw. „Collaboration“, wie man heute auch gerne sagt.

AvePoint im Einsatz

Das obige Beispiel verdeutlicht, dass Zusammenarbeit nichts Ungewöhnliches ist. Dennoch beschäftigt dieses Thema die IT-Welt und es wirft Fragen auf, wie:  Was verstehen wir unter dem Begriff der Kollaboration? Wieso ist sie so wichtig? Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden? Welche Möglichkeiten der Zusammenarbeit habe ich heute? Mit welchen Instrumenten lassen sich die gegebenen Anforderungen umsetzen? Wie bekomme ich vorhandene Inhalte in eine neue Plattform?

Unter Kollaboration verstehen wir das gemeinschaftliche Zusammenarbeiten einzelner Personen, Gruppen oder Unternehmen. Dabei werden Informationen verteilt und bereitgestellt, sowie benötigte Ressourcen gemeinsam genutzt. Kollaboration ist wichtig, weil sie der Schlüssel zum Erfolg ist. Arbeiten Menschen eng zusammen, tauschen sie ihr Wissen untereinander aus und nutzen sie die Fähigkeiten des anderen optimal, so wird das daraus entstehende Resultat besser sein, als das des einzelnen Individuums. Stellt man sich etwa einen Architekten und einen Statiker vor, die ein Gebäude planen sollen, so würde jeder das nach seinen Gesichtspunkten tun. Der Architekt wird Wert auf ein gute Raumaufteilung und Design legen, der Statiker eher auf Stabilität. In beiden Fällen wäre das Ergebnis wohl eher suboptimal. Arbeiten Architekt und Statiker von vornherein zusammen, so werden die Aspekte eines jeden von vorherein berücksichtigt. Das Ergebnis ist besser und die Dauer der Planung verkürzt sich.

Bereits an diesem Beispiel lassen sich die ersten Konfliktpotentiale erkennen. Kollaboration erfordert nämlich, dass Menschen auch zur Zusammenarbeit bereit sein müssen. Sie muss Teil der täglichen Arbeitskultur sein. Bevor man sich also für die Einführung einer Kollaborationsplattform entscheidet, ist es wichtig die Unternehmenskultur und Grundhaltung der beteiligten Personen und Gruppen zu beleuchten. Fragen die man sich stellen könnte sind: „Sind wir, ich, du, sie, er bereit zur Zusammenarbeit? Neigen wir dazu, dass ein jeder Wissen lieber für sich behält? Benötigen wir einen kulturellen Wandel?“


Die Voraussetzung zur Kollaboration ist eine positive Grundhaltung zu derselben. Herr Maier zum Beispiel. Er ist der Einzige in seinem Unternehmen der SAP-Auswertungen aller Art für die Geschäftsleitung erstellt. Er ist deshalb sehr angesehen. Geschickt umschifft er jede Art von Anfrage, bei der er sein Wissen offenlegen müsste. Er eignet sich wahrscheinlich kaum für ein kollaboratives Umfeld. Eine weitere Bedingung für eine reibungslose Zusammenarbeit ist die Kommunikation unter den beteiligten. Das direkte Gespräch untereinander ist in einem globalisierten Umfeld meist nicht mehr möglich. Klassische Kommunikationsmittel wie Telefon und Email aber auch Instant-Messaging und Video-Conferencing müssen bereit stehen. Mobile Endgeräte helfen den Kommunikationsradius und die Flexibilität zu erhöhen.

Instrumente für die Kollaboration stehen uns heute viele zur Verfügung. So bilden moderne Content Management Systeme den Pool der benötigten Ressourcen.  Sei es in Form von Dokumenten, Datensätzen, Videos oder anderer Medien. 
Sites, Projekt-Management-Räume, Besprechungsbereiche, etc. bilden Räume in denen Personen und/oder Gruppen ihre Arbeit organisieren können. Gemeinsam kann hier an Dokumenten gefeilt werden, während man sich beispielsweise zeitgleich über eine Videokonferenz darüber austauscht. Zusätzliche Informationen und Wissen werden über Instrumente wie Wikis, Blogs, Mindmaps und Communities bereitgestellt.

Kollaborationsplattformen wie z.B. Microsoft SharePoint vereinen viele der oben genannten Instrumente bereits (und noch viel mehr). Entscheidet man sich für den Einsatz einer solchen Plattform,  ergeben sich folgende Fragen:

  1. Wie migriere ich vorhandene Daten in diese neue Plattform?
  2. Wie gestalte ich die Zusammenarbeit bei verteilten Standorten?


Um die erste Frage zu beantworten – Migrationen sind grundsätzlich Projekte. Bevor die erste Datei migriert wird, müssen viele Überlegungen angestellt werden.  Migrationen sind die Chance aufzuräumen und Inhalte neu zu strukturieren. Dabei gelten andere Gesichtspunkte als es früher der Fall war. Daten auf dem File-System wurden nach einem bestimmten Muster geordnet um wiederauffindbar zu sein. Daten in einer Kollaborations-Plattform werden im Hinblick auf Zusammenarbeit verteilt. Ein Zuordnungsplan (Mapping) von Quelle zu Ziel muss erstellt werden.
Ist diese Vorarbeit erledigt, dann kann der eigentliche Transfer erfolgen. Bei SharePoint könnte man das manuell tun, sich für die Datenübertragung eine Lösung schreiben oder auf vorhandene Werkzeuge setzen die die Übertragung oder Integration erheblich vereinfachen und beschleunigen (z.B. AvePoint’s DocAve Migrator).

Sind die Standorte eines Unternehmens geografisch verteilt gibt es oft eine weitere Herausforderung: Die Bandbreite der WAN-Strecke. Ist diese für eine oder mehrere Niederlassungen unzureichend, so wird eine Zusammenarbeit über eine Kollaborationsplattform oft schwierig bis unmöglich. Zwei Technologien finden hier Einsatz, wobei häufig eine Mischung aus beiden anzutreffen ist. Zum einen ist es die Wan-Acceleration – mit ihrer Hilfe wird der Datentransfer zwischen Standorten effizienter. Zum anderen die Replikation der Inhalte aus der Kollaborationsplattform über mehrere Standorte, um benötigte Daten jeweils auch lokal bereitzustellen.

Fazit: Kollaboration beginnt nicht mit der Kollaborationsplattform, sondern in den Köpfen der beteiligten Personen. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine gute Zusammenarbeit ist die Kommunikation, somit ist den Kommunikationsmitteln ein hoher Stellenwert beizumessen. Moderne Kollaborations-Plattformen vereinen viele wichtige Instrumente unter einem Dach. Der Einsatz solcher Plattformen ist hinsichtlich Migration und Standort- Verteilung gut vorzubereiten. Fortschrittliche Werkzeuge helfen dabei.

Bildquelle: © Gerd Altmann/Shapes/allsilhouettes.com/pixelio.de

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