Die Lizenzen im Griff

Cool in den Software-Audit

Allerorten im Unternehmen sind unterschiedlichste Software-Produkten von verschiedenen Herstellern im Einsatz. Weil jeder Hersteller seine ureigenen Lizenzbedingungen zum Vertragsbestandteil macht, entsteht schnell ein schwer überschaubarer Eula-Zoo (von engl. „End User License Agreement“).

  • Cool in den Software-Audit

    Der Einsatz von SAM-Tools (Software-Asset Management) als Ausweg aus dem Lizenz-Dilemma.

  • Björn Orth, Geschäftsführer der Vendosoft GmbH

    „Ab einer Firmengröße von etwa 50 Computerarbeitsplätzen ist eine professionelle SAM-Software bereits ratsam.“ (Björn Orth, Geschäftsführer der Vendosoft GmbH)

  • Peter Meivers, Produktmanager bei Baramundi

    „Viele Mittelständler fühlen sich von Bedienung und Umfang der großen SAM-Lösungen nicht nur überfordert, sondern geradezu erschlagen.“ (Peter Meivers, Produktmanager bei Baramundi)

  • Sebastian Weber, Aagon

    „Besonders einfach gelingt die Erfassung aller Inventardaten, wenn die eingesetzte Software die relevanten Daten weitgehend automatisiert erfasst.“ (Sebastian Weber, Produktmanager beim SAM-Experten Aagon)

  • Andreas Oczko, Vorstandsmitglied der Deutschsprachigen SAP User Group (DSAG)

    Andreas Oczko, Vorstandsmitglied der Deutschsprachigen SAP User Group (DSAG)

Auch im Mittelstand geraten die IT-Leiter wider Willen in die unangenehme Situation, dass sie den Eula-Zoo aller Anstrengungen zum Trotz nicht mehr im Griff haben. Zu unterschiedlich sind die Standard-Software-Produkte, die ihr Unternehmen nutzt, zu unterschiedlich die Lizenz- oder Nutzungsbedingungen, die der Hersteller daran knüpft – zumal die Hersteller liebend gerne die Lizenzbedingungen im Laufe der Zeit ändern, typischerweise bei Release-Wechseln, Upgrades oder Erweiterungen des Funktionsumfangs. Aber auch bei einem Plattformwechsel, beispielsweise auf eine virtualisierte Umgebung oder in die Cloud, können sich die Lizenzen ändern.

In der Regel erhält das Unternehmen bei der dauerhaften Überlassung von Standard-Software  einfache Nutzungsrechte an der Software eingeräumt; Bearbeitungs-, Änderungs- oder Umarbeitungsrechte gibt es in der Regel nicht. Außerdem wird geregelt, ob es sich um personenbezogene Named-User- oder um allgemeine Arbeitsplatzlizenzen handelt, um Unternehmens-, Volumen-, Pool- oder Konzernlizenzen oder aber um Serverlizenzen. 

Stolperstein Virtualisierung

Dank moderner Technologien und Partitionierung ihrer Server können IT-Leiter heute die „Economies of Scale“ wirklich nutzen und bares Geld sparen. Das geht in der Theorie ganz einfach: Sie teilen einen großen Server mit viel Performance in etliche kleinere, virtuelle Server auf, auf denen sie dann dedizierte Anwendungen betreiben – ERP- und CRM-System, Collaboration-Software, Online-Shop und so weiter.

Diese virtuellen Server werden dann jeweils so konfiguriert, dass sie die für die erwartete Anwendungslast nötige Prozessor- und Speicherkapazität bereitstellen. Das heißt: Der IT-Leiter nutzt ein großes High-Performance-System statt mehrerer kleinerer Server. Diese Serverfarm wäre in Summe wesentlich kostspieliger – und natürlich aufwendiger in Administration und Betrieb.

Virtualisierung ist also super für den IT-Leiter, hat aber aus Sicht des Software-Herstellers einen entscheidenden Haken: Statt mehrerer Serverlizenzen braucht der Kunde vielleicht nur noch eine einzige. Und auch wenn sich die Kosten der Lizenzen nach der Hardware-Performance richten, könnte das finanzielle Einbußen zur Folge haben.

Das gleiche gilt für die Cloud und Infrastructure as a Service (IaaS). Wenn der Software-Hersteller geldgierig wird, dann legt er gerne für die Lizenzierung seiner Software auf kleinen Partitionen des Servers dessen Gesamtkapazität zugrunde – mit der dramatischen Folge, dass die Software-Kosten explodieren und so hoch werden, dass sich die Virtualisierung nicht mehr lohnt und der IT-Leiter bei der Serverfarm bleiben muss.

Tricks und Hintertüren

Bei der Serverlizenz kann z.B. die Anzahl der gleichzeitigen Nutzer (Concurrent User) für die Bemessung des Preises ausschlaggebend sein, aber auch die Zahl der Named User. Oder die Zahl der User ist gar nicht relevant, sondern die Anzahl von Transaktionen, die mit der Software pro Zeiteinheit verarbeitet wird – oder aber z.B. die Größe der zugrunde liegenden Datenbank und die Menge und Art der Zugriffe darauf. Auch die Performance-Kapazität des Servers kann zur Preisbildung für die darauf laufende Software zugrunde gelegt werden, beispielsweise die Anzahl seiner Prozessoren, die Hauptspeichergröße oder die Gesamtperformance. 

Hinzu kommen noch jede Menge Tricks und Hintertüren, über die die Software-Hersteller schlicht und ergreifend Kasse machen wollen. Ein klassisches Beispiel dafür ist SAP mit seinen Lizenzbedingungen für die „indirekte Nutzung“ (siehe Kasten „Umstrittene Lizenzgestaltung“). Ein anderes Beispiel ist der Umgang von Oracle mit „Virtuellen Maschinen“ (VM): Es ist ja mehr als nur dreist, für die Nutzung einer VM die Leistung der gesamten Server-Hardware zugrunde zu legen – und so den Kunden allein durch die damit implizierten Software-Kosten quasi zu zwingen, für den Betrieb der Oracle-Software einen eigenen, kleineren Server anzuschaffen (siehe Kasten „Stolperstein Virtualisierung“). 

Weil alle Software-Hersteller ihre ureigenen Lizenzverträge und -metriken haben, ist es für Mittelständler auch beim besten Willen alles andere als einfach, die ureigenen Lizenzrestriktionen jedes Herstellers zu beachten, dessen Software auf den mobilen und stationären Computern zum Einsatz kommt – oder auch eben nicht (mehr). Gemeint sind nicht nur Betriebssysteme und Datenbanken, sondern auch die Anwendungen und Apps sowie die unverzichtbaren Tools und die Middleware, die alles zusammenhält. 

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 4/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Lizenzraubritter SAP und Oracle

Da kommen dann in der mittelständischen Praxis sehr viele kleine und etliche große Hersteller ins Spiel, allen voran Microsoft, Apple, Adobe, Autodesk, IBM und die exemplarisch erwähnten Lizenzraubritter SAP und Oracle. „Weder die besten Scanner noch manuelle Erhebungen plausibilisieren die vertragsrechtliche Nutzungsbedingungen“, sagt Mathias Sellnow, Experte für das sogenannte Software Asset Management (SAM) bei Axians IT Solutions. „Das kann nur ein Lizenzexperte leisten, der wiederum die Fachabteilungen mit einspannt. Bei ihnen fragt er den künftigen Bedarf an Software ab, den der Lizenzverantwortliche in die nötigen Metriken umrechnet. Der Metrikvergleich von ‚Ist‘ und ‚Plan‘ zeigt auf, wo eine Firma Software nachlizenzieren muss oder aus dem Bestand nehmen sollte.“

Das ist einfacher gesagt als getan, denn einen solchen Lizenzexperten wird sich kaum ein Mittelständler leisten können. Dazu kommt: Die dafür nötige Inventur kann je nach Firmen- und Software-Pool-Größe Wochen oder Monate dauern. Die Prüfung soll nicht einfach nur die IT-Strukturen durcheinanderwirbeln und längst inaktive, aber weiter lizenzierte Software aufspüren und eliminieren. Genauso wichtig ist das Aufsetzen automatisierter Prozesse für die Compliance-gerechte Software-Nutzung. So empfiehlt es sich, den Lizenzverantwortlichen als die Instanz in die Abläufe zu integrieren, die den Einkauf und bestimmte Updates freigeben muss. Allerdings ist diese Neuorganisation kein Selbstläufer. Denn Microsoft, Oracle, IBM, Vmware, SAP oder Adobe, die in der Regel den größten Anteil im Software-Pool eines Unternehmens ausmachen, verursachen viel Aufwand.

Einfache Lizenzverträge nur Wunschtraum

Weil sich die Software-Hersteller nicht ändern und die Lizenzverträge in Zukunft eher komplexer als einfacher werden, erscheint der Einsatz von SAM-Tools als ein allzu logischer Ausweg aus dem Dilemma. Besserer Überblick, mehr Kostenkontrolle und große Einsparpotenziale – die Argumente für ein systematisches Lizenzmanagement und Software Asset Management liegen auf der Hand. Dennoch hapert es  in vielen IT-Abteilungen mittelständischer Unternehmen. 

Möglicherweise fehle dann das Wissen um diese Tools und das Verständnis für SAM und die damit aufgedeckten Einsparpotenziale, vermutet Björn Orth, Geschäftsführer der auf Microsoft-Lizierung spezialisierten Vendosoft GmbH. „Fehlt dieses Verständnis, werden für SAM nur ungern finanzielle Mittel bereitgestellt, zumal diese ja nicht nur personell zu Buche schlagen“, so Orth. „Ab einer Firmengröße von etwa 50 Computerarbeitsplätzen ist eine professionelle SAM-Software jedoch bereits ratsam. Am Markt sind verschiedene komplexe Tools erhältlich. Viele davon sind für mittelständische Unternehmen sicher überdimensioniert – und damit unnötig kostenintensiv.“ 

Selbst wenn ein SAM-Tool zum Einsatz komme, reiche aber die Pflege des Systems nicht für einen erfolgreichen Einsatz. Auch das ist laut Orth in der Regel ein Ressourcenthema, „doch ohne eine gründliche und fortlaufende Dateneingabe nützt die beste Software nichts“. Dann bleiben die möglichen SAM-Vorteile leider graue Theorie.

Denn ist das Tool erst einmal installiert, beginnt die eigentliche Arbeit. In der Anfangsphase geht es darum, den aktuellen Lizenzstand zu ermitteln, vorhandene Daten einzupflegen und initiale Fragen zu klären. Ab dann kommt es auf die kontinuierliche Eingabe an, um den vollen Nutzen aus einer SAM-Software ziehen zu können.

„Besonders einfach gelingt die Erfassung aller Inventardaten, wenn die eingesetzte Software die relevanten Daten weitgehend automatisiert erfasst“, empfiehlt Sebastian Weber, Produktmanager beim SAM-Experten Aagon. Wichtig sei insbesondere die komplette Erfassung aller Geräte, Benutzer und deren Lizenzen – und zwar für PCs, Server, Thin Clients, virtuelle Server und Clients, Voice-over-IP-Telefonanlagen, Drucker, Zeiterfassungsterminals, Terminalserver, SNMP-Geräte und vieles mehr.

Bedeutend ist laut Weber auch die Erfassung der einzelnen Abhängigkeiten jedes Benutzers zu den Geräten und Lizenzen, die Administratoren normalerweise nur halbautomatisch erledigen können. „Mit einer solchen Darstellung erhalten IT-Teams detaillierte Informationen zur Lizenznutzung“, weist Weber auf eine entscheidende Voraussetzung für einen erfolgreichen SAM-Einsatz hin. Eine Inventarisierungs-Software biete die Möglichkeit, um diese Ziele schnell und einfach zu erreichen. „Viele Mittelständler fühlen sich von Bedienung und Umfang der großen SAM-Lösungen nicht nur überfordert, sondern geradezu erschlagen“, beobachtet Peter Meivers, Produktmanager bei Baramundi. „Die dazu notwendigen umfangreichen Trainings und Kosten von Lösungen, die eigentlich für Großkonzerne entwickelt wurden, sind für den typischen Mittelständler zu viel. Stattdessen behelfen sie sich lieber mit der überschaubaren, dafür aber aufwendigen und fehleranfälligen, selbst erstellten Excel-Tabelle.“

Lizenzfallen und Graubereiche

Eigentlich bräuchte der IT-Chef für das Lizenzmanagement und SAM also ein Team, das sich einerseits sowohl technisch und sachlich/fachlich mit den jeweiligen Produkten auskennt und anderseits die kaufmännischen Aspekte der Lizenzverträge beurteilen kann, darüber hinaus aber auch die typischen „Lizenzfallen“ sowie die rechtlichen Graubereiche kennt und entsprechend vermeiden kann. Das ist im Mittelstand unrealistisch. Trotzdem kann mit dem passenden SAM-Tool viel Geld und Zeit gespart werden, versprechen die SAM-Experten. „Überlizenzierung ist dabei häufig ein größerer Kostenfaktor als eine echte Unterlizenzierung“, so Meivers. Wichtig sei die konsequente Erfassung und automatisierte Inventarisierung der vorhandene Software-Assets, um die eigene Lizenzsituation wirklich zu kennen.

Auch die Administratoren müssen die Notwendigkeit erkennen, ein SAM-System zu implementieren. „Viele wissen gar nicht, wie stark sie eine Software bei ihren Aufgaben unterstützen kann, solange sie eine derartige Lösung noch nie im Einsatz hatten“, beobachtet Sebastian Weber. Häufig hapere es an klaren Zuständigkeiten für das Thema „Innovation“. „Es benötigt immer jemanden, der sich proaktiv – mitunter gegen heftige Widerstände im Unternehmen – für die Einführung einer innovativen Lösung einsetzt“, weiß er. Viele IT-Teams würden sich in Mikro-Management verlieren und vergessen dabei das große Ganze im Blick zu behalten. Hinzu käme, „dass IT-Abteilungen im Mittelstand eher unter- als überbesetzt sind.“ 

Umstrittene Lizenzgestaltung

Gut ein Jahr nach Ankündigung eines neuen ERP-Lizenzmodells hat SAP das zunächst auf ein Jahr befristete Digital Access Adoption Program (DAAP) lanciert. Das war auch notwendig, denn die Akzeptanz der Kunden ließ stark zu wünschen übrig.

DAAP verfeinerte das am 10. April 2018 lancierte Preismodell der „indirekten Lizenzierung“, das sogenannte „Indirect Digital Access Pricing Model“. Das galt zwar als erster Schritt in die richtige Richtung, war aber alles andere als perfekt. Vielmehr erntete der Software-Konzern harsche Kritik von allen Seiten, bis hin zur Kartellbeschwerde des Anwenderverbandes Voice. Bedenken gab es vor allem wegen der mangelnden Transparenz und wegen der kaum vorhersehbaren Lizenzkosten.

Die neuen DAAP-Optionen zur indirekten Nutzung bieten den Kunden verschiedene Möglichkeiten, zu einem Lizenzierungs- und Preissystem überzugehen, das bisherige Investitionen anerkennt und verrechnet, so Andreas Oczko, Vorstandsmitglied der Deutschsprachigen SAP User Group (DSAG). „SAP […] hat einen Riesenschritt gemacht, historisch gewachsene, hochkomplexe vertragliche Vereinbarungen durch ein einfaches, transparentes Modell zu ersetzen.“

Für die Bestandskunden, deren Prozesse bzw. Dokumente über einen Altvertrag abgedeckt sind, könnten sich daraus u. U. attraktivere Konditionen ergeben. Allerdings ist SAP damit immer noch meilenweit von „atmenden Lizenzmodellen“ entfernt, wie sie in Zeiten der Digitalisierung unbestritten erforderlich wären. Dazu müssten Downgrades der Lizenzen ebenso einfach möglich sein wie die von SAP natürlicherweise favorisierten Upgrades, die ja auch mehr (statt weniger) Umsatz bedeuten. Downgrades sind ja nicht Bestandteil des Standardvertrages, sondern Gegenstand individueller Verhandlungen – und damit ein weiterer Beitrag zur Intransparenz der Preisgestaltung.

Für viele Geschäftsprozesse ist nach wie vor unklar, wann genau die Grenze zur kostenpflichtigen Nutzung überschritten ist  – oder wann etwa ein komplexer Prozess mehrfach Lizenzgebühren auslöst. Im Ergebnis halten Rechtsanwälte das neue SAP-Lizenzmodell schon wegen Verstoßes gegen das Transparenzgebot (§ 307 Abs.1 S. 2 BGB) für unwirksam, zumal SAP in den Vertragsverhandlungen meistens keine belastbaren Kosten nennen kann, die auf den Kunden zukommen werden.


Bildquelle: Gettyimages/iStock / Vendosoft GmbH / Baramundi / DSAG

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