E-Signaturen in HR-Prozessen

Das Personalwesen digitalisieren

Arbeitsverträge in Papierform stehen wie ein unerschütterliches Bollwerk der analogen Zeit zwischen dem Status quo und der Agilität und Effizienz, die nur vollständig digitalisierte Prozesse bieten können, um den Veränderungen in der Arbeitswelt gerecht zu werden.

Frau bei der Arbeit im Modern Worklplace

Der Erfolg der Digitalisierung im Personalwesen hängt stark davon ab, wie komfortabel technische Lösungen umsetzbar sind.

Human-Resource-Verantwortliche stehen heutzutage vor mehreren Herausforderungen: Mitarbeiter sitzen über mehrere Standorte verteilt, häufig auch über Ländergrenzen hinweg. Verträge in Papierform sind dadurch mühsamer geworden als früher. Gleichzeitig sorgen projektbasierte Arbeitsverhältnisse mit beschränkter Laufzeit und die Einbindung von Freelancern und Digitalnomaden mit temporären Arbeitsverhältnissen für einen erhöhten Administrationsaufwand. Nicht zuletzt stellt der Fachkräftemangel Recruiting-Teams vor die Aufgabe, im Kampf um neue Mitarbeiter einen möglichst effizienten und komfortablen Einstellungsprozess zu gestalten.

All diesen Anforderungen stehen papierbasierte Abläufe der analogen Zeit entgegen, die eine vollständige Digitalisierung verhindern. Dabei bietet die Umstellung auf digitale Verträge mit einer elektronischen Signatur nicht nur mehr Effizienz, sondern auch zeitliche und finanzielle Einsparungen. Arbeitsverträge per Post an potenzielle neue Mitarbeiter zu schicken, auf die Rücksendung zu warten und die Daten anschließend händisch zu digitalisieren, ist ein zeitraubender Vorgang. Auf digitalem Wege lässt sich dieser auf wenige Minuten komprimieren. Insgesamt sparen Unternehmen 15 Euro pro elektronischer Signatur.

Effizienz und Agilität

Im heutigen Arbeitsmarkt kann eine effiziente Abwicklung mithilfe qualifizierter elektronischer Signaturen, wie sie z.B. Swisscom Trust Services in den Rechtsräumen der EU und der Schweiz anbietet, nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern den Unterschied zwischen der erfolgreichen Stellenbesetzung oder langfristiger Vakanzen machen. Die schnelle Abwicklung eines elektronisch signierten Vertrags kann verhindern, dass in Branchen mit hohem Fachkräftemangel ein umkämpfter Kandidat bei einem anderen Unternehmen unterschreibt, während er noch darauf wartet, dass ihm der Vertrag per Post zugesendet wird.

Flexible Arbeitsverhältnisse lassen sich zudem über digitale Kanäle wesentlich effizienter abschließen. Wer projektweise externe Mitarbeiter einstellen muss, kann den Zeitraum zwischen Anfrage und Vertragsabschluss stark verkürzen. Gleiches gilt für Personaldienstleister. Diese arbeiten mit einem hohen Vertragsvolumen, wenn z.B. große Kunden eine hohe Anzahl an Arbeitnehmerüberlassungsverträge zugeschickt bekommen und signieren müssen. Mithilfe einer elektronischen Signatur lässt sich diese Abwicklung stark verkürzen und somit effizienter gestalten.

Zukunftsfähig aufstellen

Der Erfolg der Digitalisierung im Personalwesen hängt stark davon ab, wie komfortabel technische Lösungen umsetzbar sind. Der Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung einer qualifizierten E-Signatur ist vor allem die Wahl eines Trust-Service-Providers, der sich in bestehende Prozesse und Schnittstellen integrieren lässt und ein unkompliziertes Identifikationsverfahren ermöglicht. Denn Agilität und Effizienz lassen sich nur bewerkstelligen, wenn auch die Nutzererfahrung positiv gestaltet ist und ohne Hürden abläuft.

Bildquelle:Getty Images/iStock/Bitkom

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