Open-Source-Dokumentenverwaltung

Datenchaos in der Cloud vermeiden

Mitarbeiter, Personengruppen, sogar ganze Abteilungen nutzen Filesharing-Dienste – meistens entgegen der Richtlinien des eigenen Unternehmens. Dokumenten-Management-System-Anbieter wie Dropbox haben seit einiger Zeit den Siegeszug in Unternehmen angetreten, obwohl kritische Geschäftsdaten eigentlich nicht außerhalb der eigenen IT ausgelagert werden sollten. In der Realität müssen aber viele Abteilungen mit externen IT-Dienstleistern und Partnern zusammenarbeiten. Dabei ist der Zugriff auf interne IT-Systeme wie File-Server oft nicht möglich und die Kommunikation per E-Mail langwierig und kompliziert, wenn Dokumente in größeren Mengen ausgetauscht werden sollen.

Über eine Open-Source-Dokumentenverwaltung können Unternehmen ihre Daten aus der Cloud in das eigene Rechenzentrum automatisch synchronisieren.

Für die betroffenen Abteilungen und Personen waren einfach zu bedienende Anwendungen wie die Dropbox eine erste vernünftige Lösung. Der schnelle Zugriff via Webbrowser, der Offlinezugang und die Integration in Smartphones und Tablets überzeugten einfach. Leider speichern diese Dienste aber die Daten auf externen Systemen, sodass sie nicht der Hoheit des eigenen Unternehmens unterliegen. Datenmissbrauch, Datendiebstahl und unkontrollierter Datenwirrwarr sind also langfristig vorprogrammiert. Außerdem: sind erst einmal tausende Dokumente in der Cloud abgespeichert, ist es nicht mehr möglich, Ansätze wie Prozessunterstützung oder die Abbildung von Geschäftsinformationen an Dokument umzusetzen.

Eine Lösung, die in Sachen Compliance, IT-Security und Prozesse Unternehmensansprüche zufrieden stellt, sollte auf der einen Seite Technologien in einem Rahmen zur Verfügung stellen, der annährend deckungsgleich mit den Funktionen von Cloud-Speicherdiensten ist. Dazu gehören System- und Ortsunabhängigkeit (Zugriff via Tablets, Smartphones), nahtlose Integration auf Desktops sowie einfache Möglichkeiten der Kollaboration und Verteilung von Inhalten an beteiligte Personen. Darüber hinaus sollte es eine einfache Lösung für den externen Zugriff geben, die jedoch im Idealfall potentielle Angreifer davon abhält, an geschäftskritische Daten im eigenen Rechenzentrum zu gelangen. Auf der anderen Seite benötigt der Mittelstand Unterstützung und Kontrolle bei der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und der Datenkontrolle. Idealerweise besteht die Lösung aus einer Datenhaltungsschicht, sodass keine weiteren getrennten Datensilos (die ja bereits zur Genüge existieren) aufgebaut werden müssen.

Hybridsynchronisation

Die Open-Source-Dokumentenverwaltung „Alfresco“, die von IT-Anbietern wie IT-Novum in Unternehmensprozesse integriert werden kann, löst zum Beispiel die eingangs beschriebenen Anforderungen – sowohl in der Cloud als auch on-premise. Über die Hybridsynchronisation können Unternehmen ihre Daten aus der Cloud in das eigene Rechenzentrum automatisch synchronisieren. Gleichwohl können lokale Daten – soweit gewünscht – direkt in die Cloud synchronisiert werden (inklusive Berechtigungen).

Bei der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und externen Mitarbeitern ist eine technische Trennung umgesetzt, die neben weniger Aufwand im eigenen Rechenzentrum auch Mehrwerte beim Thema Sicherheit bietet: Angriffe auf geschäftskritische Daten sind in der Cloud nicht wirklich realisierbar, weil sie erst gar nicht synchronisiert werden. Darüber hinaus muss ein passendes System Schnittstellen bereitstellen, mit denen ein Unternehmen eine private Cloud aufbauen kann, die sich auch nur im eigenen Rechenzentrum betreiben lässt. Im Unterschied zur Hybridlösung müssen bei der kompletten privaten Cloud-Lösung allerdings zusätzliche Server für den öffentlichen Zugriff bereit gestellt werden. Moderne Enterprise-Content-Management-Systeme unterstützen das Arbeiten an Dokumenten offline und online aus dem Browser heraus, ein Zugriff über mobile Geräte ist ebenfalls problemlos möglich. Anders als Dropbox & Co. bieten sie aber noch viel weitreichendere Möglichkeiten: Prozessunterstützung, Versionierung und „echte“ Zusammenarbeit. Der „Rauswurf“ der privaten Filesharing-Dienste sollte damit eigentlich kein Problem mehr sein.

Bildquelle: © Thinkstock/Hemera

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