Nachgefragt bei Dirk Backofen, Telekom

De-Mail hilft bei Sepa-Kommunikation

Interview mit Dirk Backofen, Leiter Marketing Geschäftskunden bei der Telekom Deutschland GmbH

Dirk Backofen, Telekom Deutschland GmbH

Dirk Backofen, Leiter Marketing Geschäftskunden, Telekom Deutschland GmbH

ITM: Welche konkreten Einsatzszenarien von De-Mail sind in mittelständischen Unternehmen denkbar bzw. lohnen sich für Mittelständler am meisten?

Dirk Backofen: Immer wenn Unternehmen sensible Unterlagen wie Angebote, Rechnungen oder Projektskizzen schnell und sicher online auf den Weg bringen wollen, ist De-Mail die richtige Wahl. Denn so kommen die Nachrichten garantiert sicher und nachweisbar beim richtigen Empfänger an. Ein wichtiger neuer Einsatzbereich ist die Einholung und Erteilung neuer SEPA-Lastschriftmandate. Das SEPA-Zahlverfahren tritt am 1. Februar 2014 in Kraft und per De-Mail läuft hier die Kommunikation sicher und nachweisbar ab. Und schließlich wird es künftig möglich sein, mit Behörden und Ämtern per De-Mail zu kommunizieren. Dafür sorgt das neue E-Government-Gesetz, das am 1. Juli 2014 in Kraft tritt.

ITM: Welche Abteilungen bzw. Mitarbeiter sollten auf jeden Fall mit einem De-Mail-Account versehen werden?

Backofen: Jeder Mitarbeiter, der sensible Unterlagen über das Internet versenden will und mit Kunden oder externen Partnern kommuniziert, sollte sich für De-Mail registrieren. Das erledigt übrigens bei Unternehmen etwa der Geschäftsführer stellvertretend für alle Mitarbeiter mit einem Handelsregisterauszug. Im Anschluss lassen sich De-Mail-Adressen für alle Kollegen anlegen oder auch für einzelne Abteilungen wie Vertrieb, Kundenservice oder Marketing.

ITM: Inwiefern können bereits vorhandene Systeme an De-Mail angebunden bzw. integriert werden – zum Beispiel E-Mail-Programme (z.B. Exchange, Lotus Notes), ERP-Systeme, Archivlösungen oder Dokumenten-Management-Lösungen?

Backofen: E-Mail-Server lassen sich mit Hilfe eines Gateways mit der De-Mail-Plattform koppeln. So laufen De-Mails neben den normalen E-Mails im Postfach ein und Mitarbeiter müssen nicht mit mehreren Systemen parallel arbeiten. Darüber hinaus haben wir in den vergangenen Monaten sehr intensiv mit Lösungspartnern gearbeitet, die den Kanal De-Mail in ihre Kommunikationslösungen integrieren. So können Unternehmen, die etwa Output-Management-Lösungen einsetzen, um ihren gesamten Versand vom Brief bis Digital zu organisieren, De-Mail direkt und ohne großen technischen Änderungsaufwand nutzen und in ihren ‚Workflow‘ beziehungsweise in Fachanwendungen integrieren.

ITM: Wie teuer ist Ihr De-Mail-Service für ein mittelständisches Unternehmen pro Monat?

Backofen: Es gibt unterschiedliche Angebote – je nachdem wie groß das Unternehmen und das monatliche De-Mail-Aufkommen ist. Ein Beispiel: Bei unserem Produkt ‚Business De-Mail 50‘ greifen die Firmen über ein Webportal auf ihr De-Mail-Postfach zu. Für 14,25 Euro monatlich können sie dann 50 De-Mails versenden. Jede weitere De-Mail kostet 0,33 Cent. Bei größeren Unternehmen installieren wir ein Gateway und koppeln so die bestehende IT-Infrastruktur mit der De-Mail-Plattform. Auch hier gibt es schon Angebote ab 14,95 Euro plus einmalige Kosten für die Hardware und Software.

ITM: Wie gestalten sich die Kündigungsfristen für Ihre De-Mail-Services?

Backofen: Bei unserem Angebot ‚De-Mail Web‘ liegt die Mindestvertragslaufzeit bei sechs Monaten und einer Kündigungsfrist von sechs Wochen. Beim Tarif ‚De-Mail Gateway‘ sind es zwölf Monate Mindestvertragslaufzeit und eine Kündigungsfrist von drei Monaten.

ITM: Was passiert nach einer Kündigung des Accounts mit den vorhandenen Daten? Inwieweit kann auf alte De-Mails bzw. inaktive Accounts zugegriffen werden? Wo genau und wie lange werden diese vorgehalten?

Backofen: Nach Kündigung eines De-Mail-Kontos bleiben die Daten noch drei Monate gespeichert und werden dann gelöscht. Der Kunde kann innerhalb dieser Zeit auf seine Daten zugreifen.

ITM: Was passiert, wenn ein Kunde auf die Dienste eines anderen De-Mail-Providers wie der 1&1 oder den Konkurrenzdienst E-Postbrief umsteigen möchte? Inwieweit ist die Übernahme bzw. Migration von Altdaten bzw. De-Mails möglich?

Backofen: Eine Übernahme der De-Mails und Einstellungen bei einem Anbieterwechsel ist bislang im De-Mail-Gesetz noch nicht geregelt. Der Kunde kündigt sein De-Mail-Konto beim ‚alten‘ Anbieter und beauftragt ein neues De-Mail-Konto beim ‚neuen‘ Provider. Ein Wechsel auf den E-Postbrief wird auch in Zukunft nicht möglich sein, da der Dienst nicht der gesetzlichen Zertifizierung für De-Mail zugehörig ist.

ITM: Wie viele mittelständische Unternehmen nutzen heute bereits Ihre De-Mail-Services? Können Sie uns bitte ein konkretes Kundenbeispiel nennen?

Backofen: Seit dem Marktstart im September 2012 haben wir mehrere Hunderttausend Privatkunden, 5.000 Mittelstandskunden und 100 Großkunden in Wirtschaft und Verwaltung für De-Mail der Telekom gewonnen. Über 100 unserer großen Kunden führen De-Mail derzeit ein, im Mittelstand sind das beispielsweise Firmen wie die Kern Haus AG oder die Lohndirekt GmbH. Kern Haus will so einfacher und effizienter mit ihren Kunden kommunizieren. Lohn Direkt nutzt damit die Möglichkeit, vertrauliche Unterlagen wie Lohn-, Gehalts- und Entgeltabrechnungen sicher online zu versenden.

ITM: Stichwort Sicherheit: Die Nationale Initiative für Informations- und Internet-Sicherheit e.V. bezeichnet die De-Mail beispielsweise als „offenes Scheunentor“ für Geheimdienste. Grund dafür sei das „fundamental unsichere Verschlüsselungskonzept“. Was entgegnen Sie auf solche Kritik?

Backofen: Jeder De-Mail Provider muss sehr hohe Anforderungen an die technische und organisatorische Sicherheit erfüllen. Deshalb muss sich ja auch jeder Anbieter zertifizieren und durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) akkreditieren lassen. Wichtiger Bestandteil der Zertifizierung ist die Datenschutzprüfung; hier wird anhand des umfangreichen Datenschutzkriterienkataloges des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit geprüft, ob die Anbieter den Schutz der Daten gewährleisten. So sind die Daten etwa auf Servern in hochsicheren, ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert und durch eine Vielzahl von technischen und organisatorischen Maßnahmen geschützt. Darüber hinaus werden De-Mails nur SSL/TLS-verschlüsselt übertragen und sind somit gegen Zugriff von Dritten geschützt.

ITM: Fakt ist, dass die De-Mail nicht über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verfügt. Inwieweit könnte hier in Zukunft seitens des Gesetzgebers bzw. der De-Mail-Provider nachgebessert werden?

Backofen: Die technischen Richtlinien des De-Mail-Gesetzes schreiben vor, De-Mails auf Schadsoftware und Viren zu untersuchen. Durch diesen automatischen Prüfprozess, der in einem Hochsicherheitsrechenzentrum abläuft, sollen sowohl die De-Mail-Plattform als auch die Computer der Nutzer geschützt werden. Diese Überprüfung geschieht maschinell – also vollkommen automatisiert und ohne Zugriff von Menschen – im Tausendstel-Sekunden-Bereich. Die Inhalte einer Nachricht liegen bei diesem Prüfprozess zu keinem Zeitpunkt offen. Gleichzeitig gilt: Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass De-Mail die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung technisch unterstützen muss. Wer also will und auch kann, kann De-Mails zusätzlich mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verschicken.

ITM: Stichwort Internationalität: Inwieweit kann De-Mail für den internationalen Dokumentenaustausch mit Kunden oder Lieferanten genutzt werden? Inwieweit ist künftig geplant, De-Mail-Services auch international anzubieten?

Backofen: De-Mail ist zunächst ein deutsches Vorhaben, aufgrund der Offenheit des Konzepts aber auch international erweiterbar. Aber natürlich können auch Bürger oder Unternehmen anderer Staaten De-Mail-Konten bei deutschen Providern eröffnen und somit verbindliche und nachweisbare Nachrichten erhalten. Darüber hinaus wird bereits im Auftrag der Europäischen Kommission daran gearbeitet, übergreifende Schnittstellen zwischen vorhandenen Lösungen europäischer Mitgliedsstaaten für grenzüberschreitende Kommunikation zu gestalten. So sind zum Beispiel bei dem Projekt „Spocs“ bereits 16 Mitgliedsstaaten beteiligt.

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