Zollner mit Lizenzmanagement-Lösung von Flexera

Den Lizenzen auf der Spur

Der Einsatz von SAP-Software muss nicht zwangsläufig mit hohen Lizenzkosten verbunden sein. So setzt der Auftragsfertiger Zollner zur Optimierung und Automatisierung seiner Lizenzen und zur internen Kostenverrechnung auf eine spezielle Software.

Detektiv

Als EMS-Systemdienstleister entwickelt und fertigt Zollner im Auftrag von Kunden unter anderem aus den Bereichen Automotive, Luftfahrt und Telekommunikation. Die Fertigungsaufträge reichen von einzelnen Komponenten über verschiedene Module bis hin zu Komplettsystemen. Die rund 7250 Mitarbeiter des Dienstleisters unterstützen ihre Kunden von der individuellen Entwicklung und Konstruktion am Beginn des Produktlebenszyklus bis hin zu After Sales Services.

Mit der Einführung von SAP Business Suite vor 5 Jahren wollte das Unternehmen Geschäfts- und IT-Strategien abstimmen, umsetzen und mehr Transparenz im Unternehmen schaffen. Doch schon bei den Vertragsverhandlungen stellte man im Unternehmen fest, dass das Lizenz- und Vertragsmanagement kostenintensiv war. „Unser auf Produktion ausgerichtetes Geschäft bringt es beispielsweise mit sich, dass ein Mitarbeiter lediglich ein- bis zweimal am Tag das SAP-System nutzt, die betreffende Lizenz aber nicht für mehrere Personen verwendet werden darf,“ so Günther Hacker, Leiter IT-Service Management bei Zollner. Gleiches gelte für Projektmitarbeiter, die nur für eine bestimmte Periode auf das System zugreifen würden.

Um den Vertragsherausforderungen zu begegnen und ein wirtschaftliches Lizenzsystem zu entwickeln, beschlossen die Verantwortlichen bei Zollner eine Software zur Optimierung des Lizenzmanagements einzuführen. Diese sollte in erster Linie dabei helfen, sowohl Ressourcen in der Lizenzverwaltung einzusparen als auch den Aufbau eines internen Verrechnungsmodells zu unterstützen und die SAP-Vermessung zu verwalten.

Leistungsgerechte Kostenumlage
Nach kurzer Recherche stieß der Anwender auf Flexera, Anbieter für Lizenzmanagement-Lösungen. Damit wollte Zollner seine SAP-Lizenznutzung zentral überwachen und analysieren können. Darüber hinaus sollte die Software eine Übersicht darüber bieten, in welchem Umfang die Mitarbeiter die SAP-Systeme nutzen – woraus sich wiederum der optimale Lizenztyp für den Benutzer ergeben sollte.

Das Lizenzmanagement per Software bringt für den Auftragsfertiger zwei Vorteile: „Zum einen können wir mithilfe des Flexnet Manager Reportings mit den Daten, welche dieses Produkt monatlich sammelt, eine ordentliche Lizenzierung im Vertragsumfang gewährleisten, zum anderen eine interne Kostenverrechnung durchführen“, stellt Günther Hacker fest. Die Daten, die der Lizenzmanager für die einzelnen User sammelt (z.B. CPU-Zeit und Modulnutzung), fließen in monatliche Reports ein und werden an die Kostenverrechnung weitergeleitet. Damit kann das Unternehmen auf Anwender, die über eine gewisse Zeitspanne viel Systemlast erzeugen, entsprechende Kosten umlegen und denjenigen, die SAP in dem Zeitraum weniger genutzt haben, geringere Kosten anrechnen. „Diese leistungsgerechte Kostenumlage wirkt sich sehr positiv auf die Wirtschaftlichkeit verschiedener Bereiche aus“, betont der Leiter IT-Service Management.

Lizenzüberblick zu jeder Zeit
Zur Sicherstellung der Lizenz-Compliance, also dem Abgleich der aktuellen Nutzung mit den Vorgaben der SAP-Verträge, gibt es monatliche Prozesse, bei denen etwa User, die sich schon lange nicht mehr angemeldet haben, unter Umständen gesperrt werden. Auch kümmert sich die Software um ungenutzte Lizenzen und stellt sicher, dass Benutzer korrekt klassifiziert sind – doppelt angemeldete User sollen entfernt werden. Damit versucht das Unternehmen eine Unter- oder Überlizenzierung zu vermeiden und den künftigen Bedarf für Lizenzzukäufe besser zu planen. „So wissen wir immer, ob wir Lizenzen nachkaufen müssen und wie viele für jeden Usertyp benötigt werden“, erklärt Hacker.

www.zollner.de

Bildquelle: © Marija Gjurgjan/sxc.hu

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