Die Chemie muss stimmen

Desweiteren sollte man sich generell hinsichtlich der Notwendigkeit und der Motivation für den Einsatz von Freelancern gründlich Gedanken machen, um Missverständnisse oder Enttäuschungen zu vermeiden. Dabei wird auf die Beschäftigung eines Freelancers meist dann zurückgegriffen, wenn es intern Kapazitätsengpässe im Team gibt, die voraussichtlich nur eine begrenzte Zeit lang andauern werden – etwa, wenn Mitarbeiter länger ausfällen oder kurz- bis mittelfristig mit anderen Projekten voll ausgelastet sind. In diesen Fällen ist die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters schwierig, da der Bedarf klar zeitlich begrenzt ist.

Immer öfter wird aber auch intern fehlendes, fachspezifisches Know-how durch die projektbasierte Anstellung von externen Experten auf Freelance-Basis ergänzt. Längst nicht jedem Unternehmen gelingt es, langfristig Top-IT-Fachkräfte an sich zu binden. Der alternative Weg, den führende Techexperten zunehmend wählen, ist der Gang in die Selbstständigkeit. Oft wird dieser Weg genutzt, um sich inhaltlich zu spezialisieren. So bauen sich Freelancer mit der Zeit und der Erfahrung aus zahlreichen Projekten sehr tiefes Fachwissen auf. Von dieser weitreichenden Expertise profitieren dann die Unternehmen, die sich von Freelancern gezielt und projektbasiert unterstützen lassen.

Selber suchen oder suchen lassen?

Wissen die Entscheidungsträger in den Unternehmen genau, nach welchen Fähigkeiten sie suchen und besitzen sie selbst einen technischen Hintergrund, so spricht wenig dagegen, sich zunächst selbst auf die Suche nach einem geeigneten Freelancer zu machen. Auch wer über direkte Kanäle zu geeigneten Freelancern im eigenen Netzwerk verfügt, muss nicht unbedingt auf externe Unterstützung setzen. Tendenziell ist die eigene Suche und das eigene Netzwerk gerade dann ein sinnvoller Kanal, wenn das zu bearbeitende Projekt eher klein bzw. weniger komplex ist.

Letztlich hängt jedoch vieles von der Frage ab: Hat man genug Zeit und Ressourcen, um selbst nach geeigneten Freelancern zu suchen? Und: Traue man sich selbst zu, die Eignung und Fähigkeiten von IT-Fachkräften zu bewerten? Letzterem kommt gerade bei komplexen Projekten große Bedeutung zu.

Wer diese Fragen mit „nein“ beantworten muss, sollte auf die Expertise von Personaldienstleistern setzen, die auf das Recruiting und Testing von IT-Experten spezialisiert sind. Ersteres spart Zeit, während die Tests die Intransparenz der IT-Fachkräfte hinsichtlich der Leistungsfähigkeit nimmt und somit Enttäuschungen während des Projekts vorbeugt.

Die eigenständige Suche nach Freelancern

Wer sich selbst daran macht, passende IT-Freelancer zu finden, sollte vor allem bedenken, mithilfe welcher Kanäle er versucht, die passende Zielgruppe anzusprechen: Findet man den geeigneten Experten eher im eigenen Netzwerk, auf Social-Media-Plattformen oder Jobportalen? Dabei sollte man sich zwei Kriterien immer vor Augen halten:
•    Reichweite – erreicht man ausreichend viele Kandidaten?
•    Zielgruppe – spricht man die inhaltlich richtigen Leute an?

Hat man einen passenden Kandidaten im Visier, ist es unabdinglich, die richtigen Qualitätskontrollen durchzuführen. Besitzt der „Techie“ das technische Know-how, das notwendig ist, um die Aufgabe erfolgreich zu bewältigen? Welche Referenzen hat er bislang vorzuweisen und was sagen diese über ihn aus? Hier ist insbesondere zu bedenken, ob Referenzen ausreichend sind oder gegebenenfalls ein Coding-Test durchzuführen ist. Dies hängt entscheidend von der Komplexität der zu bearbeitenden Aufgabe ab. Passen die fachlichen Anforderungen, so ist auch der „personal fit“ zu beachten. Passt der Kandidat mit seiner Persönlichkeit überhaupt zum eigenen Unternehmen?

Freelancer suchen lassen

Viele Anbieter haben sich darauf spezialisiert, IT-Experten für Unternehmen zu rekrutieren. Nur sehr wenige sind inhaltlich in der Lage, die Leistungsfähigkeit auch technisch – also nicht nur über CV und Referenzen – zu überprüfen. Wer sich dazu entscheidet die Suche nach einem geeigneten Tech-Freelancer auszulagern, sollte sich vorher grundlegend Gedanken darüber machen, wonach er konkret sucht. Der Personaldienstleister muss so gut wie möglich wissen, nach welchen Professionals er Ausschau zu halten hat:

• Fachkompetenz: Braucht man für das Projekt einen Spezialisten oder einen Generalisten? Auf einen Spezialisten sollte man natürlich vor allem dann setzen, wenn die Aufgabenstellung ein sehr komplexes Thema betrifft oder es um State-of-the-art-Expertise geht, wie z. B. der Programmierung von Machine-Learning-Systemen.
• Vertragsflexibilität: IT-Projekte sind oft sehr komplex und zeitaufwendig – umso wichtiger ist es, dass die Verträge dem Unternehmen Flexibilität einräumen. Ansonsten wird das finanzielle Risiko schnell zu hoch. Es muss immer die Möglichkeit bestehen die Zusammenarbeit mit externen Fachkräften kurzfristig verändern oder aber auch beenden zu können. Nur so haben Unternehmen die Möglichkeit, auf veränderte Rahmenbedingungen wie etwa sich ändernde Budgets oder auch bei nicht zufriedenstellender Leistung aufseiten des Experten reagieren zu können.
• Projektspezifikationen: Projektziele und Meilensteine sind klar zu definieren, um den Projekterfolg nachvollziehen zu können und für die gleiche Erwartungshaltung bei eigenen wie externen Projektmitarbeitern zu sorgen. Je weniger eindeutig ein Projekt zu Beginn ausdetailliert wird, desto höher ist das Risiko, dass man während des Projekts erkennt, dass man bei der Personalentscheidung nicht richtig lag oder die Erwartungshaltungen verschieden waren.

Den richtigen Freelancer gefunden – und jetzt?

Unabhängig davon, auf welchem Weg sich Unternehmen auf die Suche nach IT-Experten machen – die Spielregeln mit dem Start eines externen Experten bleiben die gleichen. Unternehmen sollten vor Projektbeginn vor allem auf folgende Themen achten:

• Gesetzlichen Rahmenbedingungen folgen: Freelancer begleiten Unternehmen als externe Unterstützung über einen begrenzten Zeitraum hinweg – dabei sind sie keine Angestellten, sondern selbstständig. Deshalb sollten sie vom Auftraggeber auch nicht exakt, gleich wie interne Mitarbeiter eingesetzt werden – ein Unterschied zwischen eigenem Mitarbeiter und Freelancer muss aus gesetzlichen Gründen erkennbar sein.
• Richtige Voraussetzungen schaffen: Freelancer benötigen von ihrem ersten Arbeitstag an ein vollständiges Briefing und ggf. technische Zugänge, damit sie sich schnell und ohne Umstände in ihre Aufgaben einarbeiten können. Was häufig unterschätzt wird: Auch das eigene Team muss informiert und darauf vorbereitet sein, dass sie durch einen externen Fachmann unterstützt werden. Um etwaige Konflikte zu vermeiden, sollten Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar abgegrenzt sein.

* Der Autor Arne Hosemann ist seit Anfang 2018 Geschäftsführer von Expertlead, einem Start-up, das sich auf die Bereitstellung von Top-Tech-Freelancern spezialisiert hat

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