Immobiliendokumentation

Die Cloud als sicheres Fundament

Mit dem cloud-basierten Digital-Asset-Management von Architrave lassen sich sämtliche Prozesse der Immobilienwirtschaft digitalisieren.

  • Ein Baum der Wurzeln schlägt
  • Ansicht des „Life-Cycle Data Room“ von Architrave

    Der „Life-Cycle Data Room“ von Architrave lässt sich auf verschiedenen Endgeräten nutzen. ((Foto: Architrave))

Immobilien müssen dokumentiert werden – aber wo? Ein Teil ist auf Laufwerken in Office-Dateien oder privaten Desktops, ein weiterer Teil ist in CMS-Systemen gespeichert. Wieder andere Dokumente liegen in einer Cloud – und ein Teil befindet sich noch immer in Aktenordnern. Diese Szenarien zeigen, dass sich die Immobilienwirtschaft in einem Zwischenstadium der Digitalisierung aus „schon“ und „noch nicht“ befindet. Dabei ist die Lösung für ein effizientes Asset-Management bereits vorhanden: das digitale Asset.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2018. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Zur effizienten Verwaltung digitaler Assets hat der Berliner Anbieter Architrave eine passende Software entwickelt. Diese deckt den Lebenszyklus von Immobilien ab und lässt sich auch als sicheren Datenraum nutzen. Ein Dokumenten-Check-up und Services zur Digitalisierung und Archivierung von analogen Dokumenten gehören ebenfalls dazu.

Flexibilität und Datenschutz

Mit steigender Kundenzahl wuchs bei Architrave der Bedarf nach mehr Flexibilität. Bei dem bisherigen IT-Anbieter konnten die Berliner nur komplette Server mieten. Zudem mussten virtuelle Maschinen (VM) manuell provisioniert werden – ein mühsames Vorgehen, insbesondere als die Größe einer VM immer mehr anstieg und Kunden ad hoc auf einen anderen Server umziehen mussten.

Die Suche nach einem stabilen und vor allem flexibleren Cloud-Anbieter begann mit einer Marktrecherche. Ein Fokus lag dabei auf höchsten Datenschutzkriterien. Denn die Immobilienwirtschaft verarbeitet personenbezogene Daten, die ausschließlich auf deutschen Server gespeichert werden dürfen. Wichtig waren zudem persönliche Erreichbarkeit und ein qualifizierter 24/7-Sys-Admin-Support. Vor diesem Hintergrund entschied sich Architrave für die Cloud-Services von 1&1 Ionos.

„Wir operieren mit kritischer Infrastruktur, die wir für unsere Kunden bereitstellen. Unsere Kunden haben alle ihre Dokumente bei uns. Wenn unser Dienst ausfällt, bekommen unsere Kunden ernsthafte Probleme. Daher ist eine stabile, zuverlässige Cloud für uns unersetzlich“, betont Richard Klemm, Head of IT Operations bei Architrave.

Abschluss im sicheren Datenraum

Eines der größten Vorhaben, die je über Architrave realisiert wurden, war die Transaktion des Sony Center Berlin. Generell beauftragt der Eigentümer einer Immobilie ein Maklerhaus mit der Koordination und Abwicklung. Große Makler haben oft effiziente Prozesse und investieren in Technologie und Services. Daher liegt der Einsatz einer Digital-Asset-Management-Lösung nahe. Der Makler sammelt alle die Immobilie beschreibenden Dokumente ein: Dienstleistungs-, Wartungs- und Mietverträge, technische Dokumentation sowie Fotos und weiteres Kartenmaterial.

Die Immobilien-Software macht die Aufbereitung und Bereitstellung dieses Datenbergs für interessierte Käufer einfach. In einem sicheren Datenraum kann dann der Kaufvertrag verhandelt und abgeschlossen werden. Die gesamte Dokumentation wird auf DVD gebrannt und als Teil des Kaufvertrags beim Notar beglaubigt. Ohne eine solche Lösung hat jeder Dienstleister die Dokumente an unterschiedlichen Orten.

Die Software wird für den kompletten Real-Estate-Lifecycle genutzt. Alle Stakeholder können über spezifische Rechte jederzeit Dokumente auf die Plattform hochladen oder einsehen. Der Eigentümer einer Immobilie hat dabei immer den vollen Zugriff alle Digital Assets. Auf Basis dieser Daten können Interessenten ihre Sachverständigen oder Anwälte mit der Prüfung der Dokumentation beauftragen.

Eine Cloud für wachsende Bedürfnisse

Aktuell arbeitet Architrave an einer eigenen Komponente auf Basis von Künstlicher Intelligenz (KI) namens „Delphi“. Mit KI werden hierbei zukünftig repetitive Arbeiten automatisiert. Die KI wird dabei Kubernetes und Ranger in Kombination einsetzen. Damit können die variablen Workloads effizienter verwaltet werden. Jeder Asset-Manager hat ein anderes Datenvolumen, jedoch arbeiten die meisten Architrave-Anwender meistens zwischen 6 und 18 Uhr. Die vielen ungenutzten Rechenkapazitäten außerhalb dieser Zeiten müssen daher sinnvoll verteilt werden. Mit Delphi will man die kompletten Dokumenten-Management-Möglichkeiten bespielen. Asset-Manager können irgendein Dokument ablegen. Die KI erkennt, um was es sich handelt, und extrahiert dann nur die relevanten Informationen – egal ob Grundbuchauszug, Mietvertrag oder Gewährleistungsnachweis.

Auf Kubernetes aufbauend sorgt Rancher dafür, dass DevOps-Teams ihre Applikationen mit wenig Aufwand testen, ausführen und verwalten können. Für den operativen Betrieb verantwortliche Systemadministratoren verwenden das Tool, um eine Kubernetes-Umgebung einzuführen, zu managen und schließlich abzusichern – ganz gleich wo diese physisch betrieben wird.

Zunehmend arbeiten auch größere Kunden mit deutlich höheren Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit mit Architrave. Seit dem zweiten Quartal 2018 läuft die Software produktiv und stabil auf der Enterprise Cloud von 1&1 Ionos. Mit rund 50 Servern, 137 Cores, 171 GB RAM und über 12 TB HDD-Speicher ist die IT-Infrastruktur der Berliner auf eine beachtliche Größe angewachsen. Aufgrund der enormen Datenmengen werden größere Projekte zukünftig mittels S3 Object Storage gemanagt. Der Zugriff auf die Object Storage Console (OSC) des Cloud-Providers erfolgt unmittelbar aus dem Data Center Designer (DCD) heraus. Die Sicherheit wird durch Single Sign-on hergestellt und ist diskret per Credential-Key möglich, wenn Objekte via Third-Party-Clients oder mittels REST-API angesprochen werden.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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