Digitalisierte Buchhaltung

„Die Interpretation von Daten wird zunehmend wichtiger“

Marie Moesgaard ist Country Managerin Deutschland beim dänischen Fintech-Unternehmen Pleo. Die Leiterin der Berliner Niederlassung erklärt im Interview, warum intelligente Lösungen für das automatische Verwalten von Unternehmensausgaben gerade in Zeiten von Corona sinnvoll sind.

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Marie Moesgaard leitet das Deutschlandgeschäft des Fintech-Unternehmens Pleo.

ITM: Frau Moesgaard, viele Unternehmen haben derzeit ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt: Warum ist dies für die Buchhaltung und die Administration von Unternehmensausgaben herausfordernd?
Marie Moesgaard: Es ist ja nicht so, dass Unternehmen komplett aufhören, Geld auszugeben. Unsere eigenen deutschen Kunden haben Ende März für Marketing sogar mehr Geld ausgegeben als noch Anfang des Monats. Solche und andere Budgets müssen natürlich verwaltet werden. Und das geht jetzt nicht mehr per kurzem Zwischenruf über den Schreibtisch – was übrigens ohnehin suboptimal ist. Grundsätzlich gilt: Je mehr automatisiert ist, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass alles reibungslos und ohne großen Aufwand läuft. Und zwar ganz gleich, wo die beteiligten Mitarbeiter gerade sitzen.

ITM: Und wie können digitale Lösungen in dieser Zeit helfen?
Moesgaard:
Um eines klar zu stellen: Sicherlich verkompliziert dezentrales Arbeiten an der einen oder anderen Stelle das Administrieren der Ausgaben. Aber physische Belege und Ausgabereports hin und her zu reichen, ist so oder so ineffizient. Das nervt Mitarbeiter, Buchhalter und Steuerberater. Vernünftige digitale Lösungen sorgen dafür, dass ab dem Bezahlprozess alles weitestgehend nahtlos ineinandergreift und automatisch abläuft. Ohne Copy und Paste werden Beträge und Umsatzsteuer in die Buchhaltung und Steuersoftware eingespeist. Kein Mitarbeiter muss mehr sein Portemonnaie oder E-Mail-Postfach nach Rechnungen durchforsten.

ITM: Sie haben in diesem Zusammenhang kürzlich eine Schnittstelle mit Datev verkündet: Unternehmen können nun, wie gerade auch von Ihnen angedeutet, relevante Daten für Steuern, etwa die Höhe der Umsatzsteuer oder die gezahlten Beträge, direkt an ihre Steuerberater übermitteln. Wieso lohnt sich so eine Lösung für Unternehmen?
Moesgaard: Solche Automatisierungen lohnen sich nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Steuerberater. Letztlich müssen sich weder Mitarbeiter noch die zuständigen Buchhalter und Steuerberater länger mit nervigen wie kleinteiligen Aufgaben herumquälen, also dem manuellen Kopieren von Daten aus einer Excel-Tabelle oder von einem System in das nächste. Das minimiert auch das Fehlerrisiko. Einzige Voraussetzung dafür, dass bis zur Zusammenarbeit mit dem externen Steuerberater die Verwaltung der Unternehmensausgaben weitestgehend automatisch abläuft, ist, dass dieser auch mitspielt und die Pleo-Datev-Schnittstelle nutzt.

ITM: Ist dies für alle Unternehmen relevant oder sollten nur bestimmte Unternehmen das Administrieren ihrer Ausgaben digitalisieren und automatisieren?
Moesgaard:
Das lohnt sich für alle. Wir haben Kunden jeder Größe und in allen erdenklichen Industrien. Schließlich können Aufgaben und Verantwortlichkeiten für das Verwalten von Budgets und das Freigeben von Geldern mit wenigen Klicks eingestellt werden – das gilt für sowohl für kleine Teams als auch für große Unternehmen, wenn es darum geht, einzelnen Mitarbeitern persönliche Kreditkarten auszuhändigen.

ITM: Werden Buchhalter zukünftig denn überhaupt noch benötigt – oder übernimmt die Digitalisierung?
Moesgaard:
Buchhalter wird es zukünftig auch geben. Sicherlich wird aber neben dem Basiswissen über korrekte Abläufe die Interpretation von Daten zunehmend wichtiger. Die kumulierte Auswertung und die Echtzeiteinsicht geben Unternehmen gänzlich neue Instrumente an die Hand, um Einsparpotenzial, aber auch rentable Opportunitäten rasch zu identifizieren.

Bildquelle: Pleo

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