Innovation in der Zollabwicklung

Die IP Zollspedition zieht in die Cloud

Die Ratzeburger IP Zollspedition GmbH erkannte schon früh, welche Potentiale in der Digitalisierung liegen und baute ihr Geschäft mittels eigener Software-Lösungen kontinuierlich aus. Nun geht der Mittelständler einen Schritt weiter – vom eigenen Rechenzentrum in die Microsoft-Cloud.

Die IP Zollspedition

Die Ratzeburger IP Zollspedition beschäftigt insgesamt 50 Mitarbeiter.

Die IP Zollspedition berät ihre Kunden seit mehr als 25 Jahren in allen Fragen zu Import, Export und Transit. 1990 hat Bernd Ledeboer das Familienunternehmen gegründet, um Kunden vor allem an den Grenzübergangsstellen nach Polen sowie zur Tschechischen Republik zu beraten. 2004 stand das Unternehmen dann vor der bis dahin größten Herausforderung seiner Unternehmensgeschichte: Mit der EU-Osterweiterung fehlten Zollabfertigungsbüros an der deutschen Ostgrenze plötzlich die Existenzgrundlage. Der Zolldienstleister konzentrierte sich fortan auf die Seehäfen Hamburg, Bremerhaven, Rotterdam und Antwerpen – mit Erfolg: Noch heute ist der Seeweg der primäre Fokus der IP Zollspedition, an vier Standorten mit insgesamt 50 Mitarbeitern.

Das ist nicht das einzige Mal, dass das Unternehmen seine Wandlungsfähigkeit erfolgreich unter Beweis gestellt hat. 2001 wurde die gesamte Zollabwicklung von manueller Bearbeitung in Papierform auf das digitale ATLAS-System umgestellt und Aufträge fortan elektronisch bearbeitet. Der Mittelständler entwickelte daraufhin eine hauseigene Online-Plattform, die den kompletten Zollprozess von der Beauftragung bis zur Ausstellung aller notwendigen Dokumente digitalisiert – bis dato ein Novum in der Branche. Die Zollexperten haben die Potentiale der Digitalisierung früh erkannt und gelernt, sie für sich zu nutzen: Indem sie ihren Kunden innovative Tools für die Zollabwicklung bieten und sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Undurchsichtige IT-Landschaft

Mit der zunehmenden Digitalisierung des Unternehmens wuchs jedoch auch die Anzahl der genutzten Tools und Lizenzen. Allein die eingesetzte E-Mail-Lösung bestand aus Komponenten von drei Anbietern, die alle administriert, lizenziert und gepflegt werden mussten. Vor rund zehn Jahren entschied sich das Unternehmen dann, die gesamte IT von sechs Standorten in ein Rechenzentrum mit eigener Hardware zusammenzuziehen. Zum aufwendigen Management der vielen einzelnen On-Premise-Lösungen kam nun noch enormer Hardware-Administrationsaufwand.

„Mit dem Maintenance-Ende für unser Rechenzentrum diskutierten wir deswegen, wie wir unsere IT für die Zukunft aufstellen. Es war schnell klar: Eine neue, standardisierte IT-Infrastruktur muss her – aufwendige Verwaltung, einzelne Lizenzen und vor allem das Hardware-Management sollten der Vergangenheit angehören“, sagt Florian Ledeboer, Geschäftsführer der IP Zollspedition. Um die passende Lösung zu finden, zog das Unternehmen den Microsoft-Partner Insys AG zu Hilfe. Das IT-Systemhaus betreut über 46.000 Geschäftsanwender auf den Plattformen Azure und Office 365 und ist auf die Beratung mittelständischer Unternehmen in den Bereichen Cloud und Digitalisierung spezialisiert.

In einem Workshop hat die IP Zollspedition gemeinsam mit Insys die Möglichkeiten verschiedener IT-Lösungen erörtert. Mit der Anforderung, möglichst viele Anwendungen auszulagern und den Administrationsaufwand so gering wie möglich zu halten, entschied sich der Mittelständler schließlich für die Lösung „365 Business“ und zog seine gesamte IT in die Cloud. „Dieser Weg war für uns die logische Konsequenz, der nächste Evolutionsschritt für unsere IT. Wir legen unsere IT-Infrastruktur damit in die Hände von Experten und können uns wieder auf unser Kerngeschäft konzentrieren: Die Beratung unserer Kunden und die Entwicklung von Software für die Zollabfertigung“, so Florian Ledeboer weiter. „Im Laufe des Rollouts etablierten wir sogar eine neue Digitalisierungsstrategie: „Microsoft first“. Wann immer wir in der IT vor einer neuen Herausforderung stehen, setzen wir in Zukunft zu allererst auf Lösungen der Redmonder.“

Durch automatische Updates von Office 365 verfügen die 50 Mitarbeiter der IP Zollspedition fortan immer über die aktuellste Version der Produktivitätslösungen. Bisher arbeiteten die Zollexperten mit Office 2007 und hatten somit nur Zugriff auf einen eingeschränkten Funktionsumfang. Mit den neuen Features kann die IP Zollspedition die eigenen Arbeitsprozesse weiter digitalisieren, die Zusammenarbeit im Alltag vereinfachen – und eigene Add-ins beispielsweise für Word entwickeln, die speziell auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und Kunden in der Zollabwicklung zugeschnitten sind.

Inzwischen hat das Unternehmen seine Lizenz auf Microsoft 365 Enterprise erweitert, um noch mehr Möglichkeiten zu nutzen – vor allem auch, weil es die Migration zur Cloud-Plattform Azure plant. So startete bereits im Oktober 2017 der Rollout mit der Migration der Server zu Sharepoint Online, der Einführung von Exchange Online mit Word, Excel, Powerpoint sowie Skype for Business und Microsoft-Teams. Außerdem wurde One Drive for Business für die Absicherung und Backup-Strategie der mobilen Geräte eingeführt.

Auch bei diesem Rollout-Prozess zeigte sich die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit des Unternehmens: Innerhalb von vier Monaten konnte man mithilfe von Insys alle 50 Arbeitsplätze in die Cloud ziehen. Die Umstellung auf das aktuelle Office-Paket wurde von internen Online-Schulungen über drei Tage begleitet. Individuell zugeschnitten richteten sich die Schulungen inhaltlich an die verschiedenen Anforderungen und Aufgaben der einzelnen Fachbereiche.

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