Michael Joos, Habel

„Die Nachfrage ist ungebrochen groß“

Interview mit Michael Joos, Geschäftsführer der Habel GmbH & Co. KG

Michael Joos, Habel

„Sind Informationen im Unternehmen verstreut und nicht zentralisiert, ist die Darstellung aller zum Prozess gehörigen Dokumente nur sehr mühsam oder gar nicht möglich“, ist sich Michael Joos, Geschäftsführer der Habel GmbH & Co. KG, sicher.

ITM: Herr Joos, die Unternehmen kämpfen mit einer stetig wachsenden Informationsflut. Wie schätzen Sie vor diesem Hintergrund das derzeitige Marktpotential für effizientes Dokumentenmanagement ein?
Michael Joos:
Das Marktpotential für Dokumentenmanagement ist nach wie vor sehr groß. Zirka 60 Prozent des deutschen Mittelstandes setzt noch kein effizientes Dokumentenmanagement ein. Die Unternehmen stellen sich nicht mehr die Frage, ob eine Dokumentenmanagementlösung eingeführt werden soll oder nicht, sondern wann die Einführung erfolgen soll.

ITM: Kommen Unternehmen heutzutage überhaupt noch ohne eine Dokumentenmanagementlösung aus?
Joos:
Nein, denn bis zu 30 Prozent der Arbeitszeit werden täglich mit der Suche nach Dokumenten verschwendet. Geschäftspartner fordern heute schnelle Reaktionen und sofortige Auskunftsbereitschaft. Diesem Anspruch können die Mitarbeiter bei einer herkömmlichen Papierablage nicht gerecht werden. Sind Informationen im Unternehmen verstreut und nicht zentralisiert, ist die Darstellung aller zum Prozess gehörigen Dokumente nur sehr mühsam oder gar nicht möglich.

ITM: Inwiefern fragt der Mittelstand entsprechende Lösungen nach?
Joos:
Die Nachfrage ist ungebrochen groß. Ziel der Unternehmen ist es, dass durch die schnellere und einfache Ablage und Recherche von Dokumenten die Arbeitszeit effektiver genutzt wird und dadurch die Kosten für die Ablage und Suche minimiert werden. Zusätzlich geht es durch den immer stärker spürbaren Fachkräftemangel darum, dass vorhandene Arbeitszeit so effektiv wie möglich eingesetzt wird. Wurde früher bei Bedarf das Personal aufgestockt, ist dies heute durch die immer geringer werdende Anzahl der Bewerber nur noch bedingt möglich. Die Unternehmen müssen sich also so organisieren, dass unnötige Routinearbeiten minimiert und die Arbeitszeit für „sinnvolle“ Tätigkeiten eingesetzt wird.

ITM: Welche einzelnen Schritte sollte der Anwender berücksichtigen, wenn er sich für eine DMS-Lösung entscheidet? Wie geht er vor?
Joos:
Folgende Fragen sollten beantwortet werden:
- Welche Möglichkeiten bietet ein Dokumentenmanagement?
- Welche Prozesse stehen im Fokus?
- In welchen Bereichen soll begonnen werden?
- In welchen Realisierungsstufen soll die Implementierung erfolgen?
- Wie flexibel und einfach lässt sich die Software auf die individuellen Anforderungen anpassen?

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