Andere Länder, andere Internationalisierung

Die Rolle der IT bei der Internationalisierung

Wenn mittelständische Unternehmen Teile ihrer Produktion ins Ausland verlagern oder die dortigen Vertriebsaktivitäten ausbauen, sollte die Ausprägung der IT im Zielland zentraler Bestandteil der Überlegungen sein. Neben der funktionalen Abbildung gesetzlicher und steuerrechtlicher Vorgaben spielt die Anbindung der Systeme ebenso eine Rolle wie die Lokalisierung der betriebswirtschaftlichen Software oder der Ort der Datenhaltung. Zusätzlich können (inter)kulturelle Aspekte die Projektabwicklung beeinträchtigen.

  • Erdkugel

    Globale Geschäfte: Insgesamt fällt die Adaption leichter, wenn ein IT-Anbieter bereits Erfahrung in internationalen Projekten vorweisen kann

  • Timur Kücük

    „Man sollte weitestgehend versuchen, alles in einem System abzubilden, da somit auch die Integration gewährleistet ist“, sagt Timur Kücük vom Karlsruher ERP-Anbieter IAS.

  • Wilfreid Gschneidinger

    Neben den steuerlichen Regelungen, die regional immer heterogen seien, werde auch der Zahlungsverkehr oft unterschiedlich abgewickelt, wie IFS-CEO Wilfried Gschneidinger betont.

  • Heiner Habeck

    Für Heiner Habeck von Proalpha eignet sich ein zentrales ERP-System immer dann, wenn die einzelnen Gesellschaften entweder bereits einheitliche Prozesse und Anforderungen haben oder durch ein einheitliches System dazu „gezwungen“ werden sollen.

  • Christian Leopoldseder

    Als zentrales Argument für die schnelle Anpassungsfähigkeit der eingesetzten Software nennt Christian Leopoldseder von Asseco die individuellen finanz-technischen Gegebenheiten des jeweiligen Ziellandes.

Für die Aufnahme oder Ausweitung unternehmerischer Aktivitäten im Ausland kommen Neugründungen oder Firmenakquisitionen infrage, was sich mehr oder weniger auf die Ausgestaltung der IT und der Geschäftsprozesse auswirken kann: Bei Neugründungen bietet sich hinsichtlich der Effizienz die Übernahme der Prozesse des Mutterunternehmens an, dennoch kann es allein schon aufgrund der kulturellen Gegebenheiten durchaus erforderlich sein, sein dortiges Geschäft prozesstechnisch anders zu betreiben als in der Heimat – von Gesetzen und Regularien ganz zu schweigen.

Noch weitreichender sollten in der Regel aber die Zugeständnisse hinsichtlich der Ablauforganisation ausfallen, wenn ausländische Unternehmen hinzugekauft werden. Schließlich verfügen diese meist über etablierte Geschäftsprozesse, die jedoch nicht mit den Kernprozessen des neuen Eigentümers korrespondieren. „Eine Universalstrategie, in deren Rahmen unternehmensweit über alle Standorte hinweg identische, IT-gestützte Geschäftsprozesse eingeführt werden, kann durchaus gefährlich sein“, mahnt Wilfried Gschneidinger. Für den IFS-Geschäftsführer Zentraleuropa berauben sich die Unternehmen damit schlimmstenfalls sogar ihrer regionalen Wettbewerbsvorteile. Deshalb rät er zu einer Business-Software, die sich flexibel mit möglichst geringem Aufwand an die unterschiedlichen Gegebenheiten adaptieren lässt.

Insgesamt fällt die Adaption leichter, wenn ein IT-Anbieter bereits Erfahrung in internationalen Projekten vorweisen kann und seine Software zudem standardmäßig diverse Lokalversionen für wichtige Expansionsmärkte, beispielsweise die europäischen Nachbarländer, die USA oder China, mitliefert, wie Christian Leopoldseder von Asecco konstatiert. Solche Länderspezifika können die US-amerikanische Sales Tax oder spezielle Anforderungen an Buchungsbelege in China sein. Beide Punkte deckt etwa das ERP-System Proalpha ab, ergänzt um Funktionalitäten zur internationalen Steuerfindung, Fragen zu Gesamt- und Umsatzkostenverfahren sowie Profitcenter-Rechnungen.

Anpassungsfähigkeit gefordert

Bevor man ins Detail geht, sollten zunächst grundlegende Aspekte wie Mehrsprachen- und -währungsfähigkeit abgefragt werden. Beides bringen Systeme wie IFS, Proalpha oder auch IAS mit. Darüber hinaus verweist der IAS-Experte Timur Kücük auf die Mehrmandantenfähigkeit. mit der sich eingegliederte oder neu gegründete Unternehmen schnell als Mandanten anlegen und bewährte Prozesse der Firmenmutter zügig in die neuen Strukturen adaptieren lassen – so dies nach Abwägung der oben beschriebenen Unterschiede opportun erscheint.

Dennoch wird es immer wieder nötig sein, Anpassungen schnell und ohne das Aufsetzen größerer Projekte vornehmen zu können, da sich beispielsweise gesetzliche Regelungen rasch ändern können. Hinzu kommt, dass gewisse Funktionsumfänge im jeweiligen Einsatzland schlichtweg von einer ERP-Software erwartet werden.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2018. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Als zentrales Argument für die schnelle Anpassungsfähigkeit führt Christian Leopoldseder die individuellen finanztechnischen Gegebenheiten des jeweiligen Ziellandes an. Als Beispiel nennt er die Umsatzsteuer, der in nahezu jedem Land eigene Berechnungssätze und -logiken zugrunde liegen: „Dies kann ohne entsprechende Unterstützung im ERP-System schnell sehr komplex werden. Man denke nur an die USA, wo sich die Steuer von Bundesstaat zu Bundesstaat individuell und aus bis zu vier Steuerkomponenten zusammensetzt.“

Dem pflichtet Wilfried Gschneidinger bei, denn jedes Land habe eigene Regularien. Neben den steuerlichen Regelungen, die regional immer heterogen seien, werde auch der Zahlungsverkehr oft unterschiedlich abgewickelt. „Diese Aspekte müssen die Lokalisierungen einer ERP-Software funktional vollumfänglich abdecken. Um den Informations- und Datenfluss optimal abzubilden, benötigt diese leistungsfähige Multi- und Inter-Site-Funktionalitäten, mit welchen sich die Prozesse über die internationalen Standorte eines Unternehmens hinweg steuern lassen.“ Dann sei beispielsweise eine unternehmensübergreifende Planung möglich, die einen durchgängigen Material- und Wertefluss gewährleiste.

Gegebenheiten oft kompliziert

Um sich jeglichen Anpassungsaufwand zu ersparen, könnte man auf die Idee kommen, verschiedene ERP-Systeme einzusetzen: das bewährte Hauptsystem am Hauptsitz und das im hinzugekauften Unternehmen bereits eingesetzte System oder die Software eines Herstellers aus dem Zielland, das die dortigen Regularien per se integriert haben sollte.

Davon raten die Experten unisono ab und empfehlen stattdessen den Einsatz eines zentralen ERP-Systems, in dem alle Daten zur Verfügung gestellt werden, wie Uwe Kutschenreiter von ams es formuliert. Dem pflichtet Holger Sievers bei. Er arbeitet für das Beratungshaus msg und propagiert ebenso ein zentrales System als digitalen Kern („Digital Core“) wie IFS-Mann Gschneidinger: „Ein zentrales System ist unserer Erfahrung nach immer deutlich nutzbringender, denn es kann sämtliche globalen Geschäftsprozesse einheitlich und integriert unterstützen. Die Abläufe lassen sich harmonisieren und Best Practices an allen Standorten realisieren.“ Zugleich ermögliche die Integration der Prozesse allen Beteiligten, weltweit jederzeit auf die gleichen, aktuellen Informationen zuzugreifen. Zudem ließen sich auf einer einheitlichen ERP-Plattform Transaktionen leichter nachverfolgen, was eine ideale Basis für Berichtswesen und Business Intelligence biete. Dies gewährleiste hohe Transparenz, Effizienz und Kontrolle über das gesamte Unternehmen und dessen Prozesse und Daten.

Bei verschiedenen Systemen verschiedener Hersteller können alleine schon die Administration, der Betrieb, die Pflege und Instandhaltung der heterogenen Systemlandschaften und ihrer meist komplexen Schnittstellen eine dauerhafte, hohe Belastung in Bezug auf Kosten, Personaleinsatz und Realisierungszeiten darstellen.

Es gibt allerdings auch anders gelagerte Szenarien. Für Heiner Habeck von Proalpha eignet sich ein zentrales ERP-System immer dann, wenn die einzelnen Gesellschaften entweder bereits einheitliche Prozesse und Anforderungen haben oder durch ein einheitliches System dazu „gezwungen“ werden sollen. „Im Umkehrschluss empfehlen wir bei heterogenen Gesellschaftsstrukturen, etwa einer komplexen Produktionsgesellschaft in Deutschland und vielen kleineren Vertriebsbüros weltweit, eine Satelliten- bzw. Cluster-Struktur“, schließt Habeck.

Schnittstellenproblematik

Eine Entscheidung will jedoch wohlüberlegt sein, da sich Satellitensysteme erst dann eignen, wenn das ERP-System an seine Grenzen stößt. „Man sollte weitestgehend versuchen, alles in einem System abzubilden, um die Integration zu gewährleisten“, sagt Timur Kücük. Satellitensysteme bringen zudem eine stetige Schnittstellenproblematik mit sich, wobei häufig die Zuständigkeiten nicht klar sind. Fühlen sich weder der ERP-Lieferant noch der Hersteller des angebundenen Systems verantwortlich, sitzt der Kunde zwischen den Stühlen. Auch Kücük kommt zu dem Schluss, dass in den meisten Fällen ein zentrales ERP-System die beste Wahl ist, insbesondere für die Finanzbuchhaltung.

Es gibt demgegenüber aber auch einschränkende Betrachtungsweisen. In den Augen des Asseco-Experten Christian Leopoldseder lohnt sich ein zentrales ERP-System immer dann, wenn der Kunde in seinen Ländern mit nahezu exakt denselben Prozessen arbeitet. Eine solche ideale Ausgangslage sei jedoch in der Praxis nicht immer gegeben. „Gerade größere Unternehmen sind in unterschiedlichen Ländern in unterschiedlichen Geschäftsbereichen oder gar Branchen aktiv: hier im Maschinenbau, da im Automotive- und dort im Service-Bereich.“ Zur Abbildung solcher Strukturen könne in der Tat die Nutzung mehrerer Satellitensysteme die sinnvollste Vorgehensweise sein.

Darüber hinaus kämen in vielen Fällen auch länderspezifische Spezialsysteme zum Einsatz, deren zugeschnittener Funktionsumfang durch eine zentrale ERP-Lösung nur schwer abgedeckt werden könne. „Diese müssen gut an das zentrale System angebunden werden. Asseco nutzt hierfür ein universelles Business Integration Framework, mit dessen Hilfe wir beliebige Drittsysteme ohne Programmieraufwand anbinden können und gleichzeitig die Release-Fähigkeit aufrechterhalten.“

Cloud-Überlegungen

Zu den Abwägungen rund um die Systemarchitekturen gesellt sich die Frage, welche Rolle die Cloud bei der Bereitstellung der Systeme spielen kann. Eine Cloud-Lösung kann für Gschneidinger bei global verteilten Standorten durchaus sinnvoll sein. Dabei müssten aber die konkreten Anforderungen und die Verteilung der Standorte sorgsam hinterfragt und die Lösung gegebenenfalls individuell angepasst werden. So sei etwa bei weit entfernten Standorten Latenz oft ein Thema. „Eine mögliche Strategie hierfür können entsprechend performante Netzwerklösungen sein oder der Betrieb von verteilten Multi-Instance-Lösungen. Dabei spielen auch organisatorische Überlegungen eine Rolle“, fährt der IFS-CEO fort. Es sollte auch geprüft werden, ob in solchen Fällen nicht Multi-Instance-Lösungen angestrebt werden sollten, welche in der Cloud betrieben werden können.

Die Unternehmensverantwortlichen müssen abwägen: Über die Cloud lässt sich laut Leopoldseder oft eine hohe Performanz bei der Datenübertragung erreichen, nicht zuletzt in Ländern, in denen eine stabile Verbindung zum klassischen, zentralen Server nur schwerlich sichergestellt werden kann. Demgegenüber hegten viele Unternehmen Bedenken bezüglich der Sicherheit ihrer Daten – und das nicht völlig zu Unrecht. „Denn liegen die Unternehmensdaten auf einem zentralen Server in Deutschland, Österreich oder der Schweiz, gelten für diese automatisch die hohen Datenschutzvorgaben dieser Länder. Bei der Nutzung einer Cloud-Infrastruktur hingegen landen diese jedoch unter Umständen auf Servern in den USA oder anderen Ländern, welche für deren Sicherheit und Vertraulichkeit bekanntlich deutlich niedrigere Standards anlegen.“

Die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien ist auch für Timur Kücük das zentrale Argument beim Cloud-Einsatz. Für ihn müssten sich die Server im europäischen Raum befinden, allerdings käme auch eine zentrale lokale Installation infrage. Der einzige Vorteil der Cloud liege darin, dass man keine Hardware beschaffen und sich nicht um die Administration kümmern müsse, weil diese dem Anbieter obliege. Ob dies aber die Datenschutzbedenken überwiegen kann?

Und am Ende eine Frage der Mentalität?

Zu all den Überlegungen zu IT-Architekturen gesellen sich letztlich auch die kulturellen Eigenheiten der Zielländer.Verdeutlichen lässt sich dies mit Erfahrungen bei Asseco-Kunden: „Die persönliche Identifikation der Key User bei ERP-Einführungen ist in England oft deutlich geringer als in Deutschland – was die notwendige Unterstützung durch den Anbieter erhöht“, so Leopoldseder.

Auch strukturelle Unterschiede könnten eine Hürde darstellen: In den USA etwa seien Kernkompetenzen oft granular auf mehrere Experten verteilt, weshalb man in der Buchhaltung trotz Kreditorenbuchhaltern oder Anlagenbuchhaltern einen übergeordneten Ansprechpartner häufig vergebens suche.

Derartige Beispiele sollte man bei Internationalisierungsbestrebungen also unbedingt im Hinterkopf haben.

Schutz von Daten und geistigem Eigentum

Gerade bei Internationalisierungsbestrebungen in Zielländer wie die USA oder China, die nicht unbedingt für den Schutz von Daten berühmt sind, sollten Firmenverantwortliche Datenschutzüberlegungen voranstellen.

In beiden Ländern haben staatliche Stellen Zugriff auf alle Daten und damit auch auf Betriebsgeheimnisse. „Was die USA angeht, sorgt die jüngst geäußerte Kritik des EU-Parlaments am Rechtsrahmen für den Datentransfer in die USA nicht gerade für Rechtssicherheit. In China muss man leider davon ausgehen, dass der Staat die Betriebsgeheimnisse auch weitergibt“, mahnt IFS-Geschäftsführer Wilfried Gschneidinger. Zudem könne das chinesische Cybersicherheitsgesetz Unternehmen dazu zwingen, Daten lokal in China zu halten.

Für Heiner Habeck von Proalpha spielt die immer engere Verflechtung der Intercompany-Prozesse eine wichtige Rolle: „Auf der einen Seite müssen maschinenbezogene Daten in der Produktakte global für alle Service-Gesellschaften verfügbar sein, auf der anderen Seite verbirgt sich hier häufig das Kern-Know-how des Unternehmens. Wer dem Schutz vertraulicher Daten eine größere Gewichtung gibt, ist gut beraten, die Systeme datenbanktechnisch getrennt zu halten und mit einem  Stammdaten-Replikationskonzept nur solche Daten bereitzustellen, die für die Prozesse notwendig sind“, rät er.

Vertrauliche Daten sollten in der EU gespeichert werden. Dies gilt in erster Linie für Daten, die die Unternehmens-DNA ausmachen. Dazu gehören u.a. Baupläne, CAD-Anwendungen oder auch Service-Pläne. An dieser Stelle sieht msg-Berater Holger Sievers Spielraum für die Firmen, den es allerdings im Rahmen von Doppelbesteuerungsabkommen nicht gebe. In diesen Fällen müssten steuerlich relevante Daten in der Regel im Zielland gespiegelt werden. Ausnahmeregelungen zur Vermeidung dieser Maßnahme gebe es kaum.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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