Dokumentenmanagement: Kommentar von Markus Pichler, Abbyy

Digitale Dokumentenerfassung

Kommentar von Markus Pichler, Product Director Solutions bei der Abbyy Europe GmbH, über die neuen Möglichkeiten der Dokumentenerfassung

„Auch wenn Szenarien der mobilen Erfassung noch nicht flächendeckend eingesetzt werden, zeichnen sich bereits attraktive Anwendungsmöglichkeiten ab“, meint Markus Pichler, Product Director Solutions bei Abbyy.

Egal, ob kleine oder große Unternehmen: Sie alle stehen beim Umgang mit Informationen vor großen Herausforderungen. Es gilt, Dokumente, Formulare und Korrespondenz in Papierform effizient an die entsprechenden Sachbearbeiter, in nachgelagerte Geschäftsprozesse oder Archivsysteme weiterzugeben. Auch für digitale Dokumente ist eine konsistente Verarbeitung im selben Prozess wichtig. Und archivierte Informationen müssen später oft zur Referenznahme wiedergefunden und dafür optimiert abgelegt werden – z.B. als durchsuchbares PDF. Doch allem voran muss die Sicherheit der Daten gewährleistet sein. Bei der Bewältigung dieser Mammutaufgabe helfen Software und IT-Lösungen, mit denen sich Papierdokumente schnell und effizient digitalisieren lassen. So können sie zusammen mit der digitalen Korrespondenz in einem Prozess verarbeitet werden. Hierbei gilt es, Dokumente zeitnah und dezentral am „Point of Engagement“, also da, wo sie eintreffen, zu erfassen und an die passenden Systeme zu übergeben. In der Regel beinhaltet dies, dass verschiedene Dokumente mit unterschiedlichen Geräten digitalisiert und über unterschiedliche Kanäle in die Verarbeitungsprozesse eingebunden werden, z.B. mit Desktopscannern, Multifunktionsdruckern oder mobilen Geräten. Doch nur wenn der Erfassungsprozess nahtlos in die nachgelagerten Systeme integriert wird, ist eine konsistente Verarbeitung aller Informationen möglich.

Mobile Dokumentenerfassung per Smartphone als Alternative

Neben der stationären Dokumentendigitalisierung rücken heute neue Möglichkeiten der Datenerfassung immer mehr in den Blick, darunter webbasierte Erfassung oder die Nutzung von Cloud und Mobile. Bei der mobilen Erfassung werden Dokumente mit der Kamera eines Smartphones oder Tablet-PCs abfotografiert. Dann wird die Volltexterkennung und PDF-Umwandlung durchgeführt. Die verarbeiteten Dokumente und extrahierten Daten werden direkt an das jeweilige System gesendet. So lassen sich Informationen schneller umwandeln und weitergeben – jederzeit und von jedem Ort aus. Da die Dokumente zeitnah im System verfügbar sind, lassen sich Reaktionszeiten auf Anfragen verkürzen, Informationsverluste minimieren und Abläufe optimieren. Auch wenn Szenarien der mobilen Erfassung noch nicht flächendeckend eingesetzt werden, zeichnen sich bereits attraktive Anwendungsmöglichkeiten ab. Ein heute schon gut durchführbares Szenario ist die Abrechnung von Reisekosten der Mitarbeiter, die Belege unterwegs mit ihrem Smartphone abfotografieren, die Informationen mit entsprechenden Lösungen für eine mobile Erfassung extrahieren und im System ablegen.

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