Zustellung auf dem Radar

Digitale Versandoptimierung

IBS Bürosysteme aus Münster ist ein Unternehmen aus der Ära des Katalog- und Filialgeschäfts. Heute macht das Online-Geschäft rund 40 Prozent des Gesamtumsatzes der IBS-Firmengruppe aus. Um weiter schnell wachsen zu können, setzt Geschäftsführerin Daniela Isfort vor allem auf die Optimierung der Versandprozesse.

  • Stapel von Paketen

    Die neue Software-Lösung sorgt nun endlich dafür, dass die Käufer regelmäßig detaillierte Informationen über den momentanen Status ihrer Bestellung erhalten. ((Bildquelle: Thinkstock/iStock))

  • Daniela Isfort, Geschäftsführerinund Inhaberin der IBS Bürosysteme Karl Isfort GmbH & Co. KG und Inhaberin der IBS Bürotipp! GmbH & Co. KG

    Daniela Isfort, Geschäftsführerinund Inhaberin der IBS Bürosysteme Karl Isfort GmbH & Co. KG und Inhaberin der IBS Bürotipp! GmbH & Co. KG: „Wir sind ein Vollsortimenter mit eigener Logistik und als Familienunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen ein sehr flexibler Dienstleister.“ ((Bildquelle: IBS Bürosysteme))

Die Kunden von Daniela Isfort wünschen sich für die Shoppingtour im Netz ein perfektes Einkaufserlebnis – und zwar vom ersten Klick bis zur Zustellung an der Haustür. Gerade die letzte Meile verlief in der Vergangenheit aber nicht optimal. Denn je nach gewähltem Versanddienstleister erhielten die IBS-Kunden in der Regel keinerlei Benachrichtigungen zum Paketstatus. Nicht einmal eine Versandbestätigung gab es.

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Ohne die Versandintegration waren die Büroartikel nach Verlassen des Lagers quasi vom Radar verschwunden und tauchten erst wieder bei der Zustellung auf – im besten Falle beim Empfänger, oft aber eben auch beim Nachbarn oder im kilometerweit entfernten Paketshop. Die Folge: Kunden belagerten den IBS-Kundenservice mit Fragen nach dem Verbleib der Ware. Doch Antworten konnten die Service-Mitarbeiter nicht ohne Weiteres liefern. Denn es gab schlichtweg keine Möglichkeit, per Knopfdruck herauszufinden, welches Paket mit welchem Paketdienstleister unter welcher Trackingnummer an welche Adresse gegangen war. Stattdessen mussten die Kundendienstmitarbeiter ihre Kollegen aus dem Lager und der Versandabteilung um Auskunft bitten. Das sorgte schon aufgrund der Nachfragen zum Versandstatus für einen gigantischen Aufwand im Kunden-Service nebst ebensolcher Kosten.

Paketstatus automatisiert per E-Mail

Auf ihrer Suche nach einer passenden Lösung für ihre Versandschwierigkeiten wurde Daniela Isfort Ende 2017 auf Paqato aufmerksam. Die Software des gleichnamigen Unternehmens brachte für IBS und seine Kunden deutliche Verbesserungen. So hat der Service vier Paketdienstleister und deren Trackingnummern in das System von IBS integriert: DHL, GLS, Trans-O-Flex und Greyhound. Dadurch können Mitarbeiter im IBS-Kundendienst über die Systemnutzeroberfläche sofort sehen, welches Paket mit welchem Dienstleister verschickt wurde und wo es sich gerade befindet.

Die neue Software-Lösung sorgt nun endlich dafür, dass die Käufer regelmäßig detaillierte Informationen über den momentanen Status ihrer Bestellung erhalten. Zu diesem Zweck zieht die Software die entsprechenden Daten selbsttätig von den verschiedenen Paketdienstleistern und verschickt anschließend automatische E-Mail-Benachrichtigungen an die Warenempfänger. Das passiert etwa dann, wenn die Ware das Lager verlässt, im Verteilzentrum vor Ort angekommen ist, aber auch, wenn es mal zu einer Verspätung in der Zustellung kommt. Alleine durch die allererste Benachrichtigung, die Versandbestätigung, hat sich das Arbeitsaufkommen im Kundendienst von IBS Bürosysteme stark reduziert. Zudem enthalten die E-Mails je nach Frachtführer einen Link, über den die Empfänger direkt zum Online-Angebot des jeweiligen Paketdienstleisters gelangen. Dort können sie mit wenigen Klicks sogar die Zustellung zum Wunschzeitpunkt oder eine Sendungsumleitung veranlassen, falls der Transportdienst diese Dienste anbietet.

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