Dokumenten-Management-System von Docuware im Einsatz

Digitales Archiv für Staatsbad

Ein zentraler Dokumentenpool hilft dem Bayerischen Staatsbad Bad Brückenau dabei, Arbeitsabläufe in der Verwaltung zu beschleunigen und transparent zu machen. Das neue Dokumenten-Management-System (DMS) erleichtert etwa die Prozesse „Rechnungsprüfung“ und „Dokumentenablage“.

Seit über 250 Jahren zählt das Staatsbad Bad Brückenau zu den beliebtesten Heilbädern Bayerns und ist als medizinisches Kompetenzzentrum und Urlaubsziel bekannt.

Historische Gebäude fügen sich in barocke Parkanlagen – die Spuren des berühmten Gastes König Ludwig I. von Bayern sind allgegenwärtig. Doch der fast märchenhafte Anblick trügt: Das Staatsbad Bad Brückenau ist ein sehr realer Wirtschaftsbetrieb, seit über 250 Jahren zählt es zu den beliebtesten Heilbädern Bayerns. Sowohl als medizinisches Kompetenzzentrum als auch als modernes Urlaubsziel ist es heute erfolgreich am Markt positioniert. Zu den Aufgaben der Staatlichen Kurverwaltung gehören der Betrieb und die Pflege der Kuranlagen, die Bewirtschaftung der Heilquellen, das Anbieten eines Veranstaltungsprogramms in Kooperation mit privaten Veranstaltern, die Erhebung der Kurtaxe bei rund 240.000 Übernachtungen pro Jahr sowie zusätzlichen Tagesgästen und nicht zuletzt das Immobilienmanagement der umfangreichen historischen Liegenschaften des Freistaates Bayern. Für die Organisation und Verwaltung dieser vielfältigen Aufgabenbereiche setzt das staatliche Dienstleistungsunternehmen auf moderne Informationstechnik. „Um den zeitgemäßen Weg zu gehen, haben wir uns für den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) entschlossen“, erklärt Andrea Schallenkammer, Kurdirektorin in Bad Brückenau.

Digitales Archiv ersetzt ungeliebten Keller

Ob Verträge, Verordnungen oder Gesetzesblätter, Rechnungen und Belege für die Abwicklung von Veranstaltungen und Gastangeboten sowie der zugehörige Schriftverkehr – das Dokumentenaufkommen ist hoch. Pro Monat müssen rund 5.000 Dokumente, die sich zum Teil aus hunderten von Seiten zusammensetzen, gelesen, bearbeitet und abgelegt bzw. als Verlaufsvorgang chronologisch komplettiert werden. Auch müssen verschiedene Abteilungen auf die Dokumente zugreifen können. Früher wurden die Belege in Ordnern gesammelt, für den aktuellen Zugriff am Arbeitsplatz der zuständigen Mitarbeiter aufbewahrt und dann später in der ehemaligen königlichen Küche im Kursaalkeller zentral archiviert. Längere Suchzeiten nach älteren Unterlagen waren die Folge, der Weg in den Keller war nicht sehr beliebt. Außerdem brachten gesetzliche Aufbewahrungsfristen das Papierarchiv an Kapazitätsgrenzen, eine räumliche Erweiterung war nicht möglich. Deshalb entschied sich die Kurdirektorin für den Umstieg auf ein zentrales digitales Archiv: „Unser langfristiges Ziel ist ein papierloses Büro. Jeder Mitarbeiter sollte entsprechend seiner Berechtigung auf einen zentralen Dokumentenpool zugreifen können.“

Nach sorgfältiger Auswahl ist im Bayerischen Staatsbad seit Oktober 2012 Docuware im Einsatz. Die Kurdirektorin, ihr Stellvertreter sowie 15 Mitarbeiter sämtlicher Abteilungen – von der Buchhaltung und EDV über Gästeinformation und Immobilienmanagement bis hin zur Technikabteilung für die Heilquellen sowie der Gärtnerei – nutzen das System. Für den Software-Einsatz wurde der Server der Kurverwaltung um 600 Gigabyte aufgerüstet und die Arbeitsplätze der Mitarbeiter mit einem zweiten Bildschirm ausgestattet. Mit Hilfe der Software „Docuware Printers“ sind die bisher genutzten Anwendungen wie das betriebswirtschaftliche System Winline oder die speziell für die Kurverwaltung entwickelte Lösung Prokur sowie Microsoft Office an das Archiv angebunden. Die mit den Fremdprogrammen erzeugten Dokumente werden über die Druckfunktion im DMS archiviert.

Auch sämtliche E-Mails, die Mitarbeiter schreiben oder empfangen, werden nach speziellen Regeln zentral abgelegt. Die eingehenden Papierdokumente werden in der Poststelle mit einem Barcode versehen, gescannt und im Dokumentenpool gespeichert. Bereits nach drei Monaten war das digitale Archiv auf rund 15.000 Dokumente angewachsen. Via Webclient ist der Zugriff von jedem Standort aus möglich.

Der Systemeinsatz hat im täglichen Arbeitsalltag Erleichterungen gebracht. Dass die Mitarbeiter auf wichtige Dokumente gleichzeitig und ohne langes Suchen zugreifen können, ist für Kurdirektorin Andrea Schallenkammer der größte Nutzen des DMS-Projekts: „Wichtige Arbeitsprozesse haben sich dadurch beschleunigt und verbessert“. So wurden zum Beispiel für die Verteilung der Eingangspost sowie für die Rechnungsprüfung Workflows eingerichtet. Denn Schriftstücke wie Bescheide, neue Gesetze oder Erlässe der Regierung sind oft für mehrere Abteilungen relevant. Sie müssen deshalb jeweils sowohl von der Kurdirektorin als auch von mehreren Mitarbeitern zur Kenntnis genommen und abgezeichnet werden. Früher waren dafür Postmappen lange zwischen den Büros unterwegs. Heute wird gleich nachdem das Dokument gescannt und in dem DMS abgelegt ist ein Verteil-Workflow gestartet: Das Dokument erscheint in der Aufgabenliste aller zuständigen Mitarbeiter. Diese attestieren jeweils mit ihrem elektronischen Stempel, das Schriftstück zur Kenntnis genommen zu haben. Ist der Stempel gesetzt, verschwindet das Dokument aus ihrer Aufgabenliste.

Workflow Rechnungsprüfung vereinfacht

Ähnlich funktioniert auch der Workflow zur Rechnungsprüfung. Als Staatsbetrieb ist die Kurverwaltung an die Bayerische Haushaltsordnung gebunden und muss deshalb bei der Freigabe von Rechnungen ein bestimmtes Verfahren einhalten. In der Regel sind fünf Mitarbeiter in die Freigabe miteinbezogen. Mithilfe des Workflows konnte der Ablauf beschleunigt werden. Früher wurden die Belege von Schreibtisch zu Schreibtisch weitergereicht, heute erscheinen sie automatisch im elektronischen Briefkorb, werden am Bildschirm geprüft und erhalten mit dem elektronischen Stempel jeweils den nächsten Status, bis sie zur Zahlung und Buchung freigegeben sind. Bei wem die Rechnung gerade liegt, ist dabei immer bekannt: Mit einem Mausklick kann sich die Buchhaltung einen Überblick verschaffen.

Die zentrale Ablage aller Dokumente und des gesamten Schriftverkehrs, inklusive der E-Mails, ist wichtig für die Kurverwaltung. „Jeder hat sofort Zugriff auf die Informationen, die er gerade braucht“, betont Schallenkammer. Das spart Arbeitszeit, bringt aber auch zusätzlichen Nutzen. So kann die Kurdirektorin beispielsweise während Sitzungen oder von unterwegs mit ihrem Notebook auf wichtige Unterlagen zugreifen und sich etwa durch den Einblick in den E-Mail-Verkehr über Vorgänge im Unternehmen informieren. Der Einsatz des DMS soll kontinuierlich ausgebaut werden. „Wir wollen immer besser werden, zugunsten unserer Gäste und Geschäftspartner“, erklärt Schallenkammer. Die Kurverwaltung will das DMS deshalb künftig auch im Bereich Qualitätsmanagement nutzen. Beim Blick in die Zukunft verweist IT-Leiter Dirk Döppert auf den Oberpfälzer Docuware-Partner EDV-BV Output Management: „Von Anfang an fühlten wir uns gut betreut und werden gemeinsam auch weitere Projektschritte abwickeln.“



Das Bayerische Staatsbad Bad Brückenau

  • Branche: Dienstleistung
  • Erste urkundliche Erwähnung: 1249
  • Landkreis: Bad Kissingen/Unterfranken
  • Einwohner: rund 6.500
  • Fläche: 23,73 km²

www.badbrueckenau.com

Bildquelle: © Bayerisches Staatsbad Bad Brückenau

©2020Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok