Klaus Union vertraut auf Ceyoniq Technology

Digitales ECM für Maschinenbauer

Die Klaus Union GmbH & Co. KG ist ein Maschinenbau­unternehmen aus Bochum. Der Anbieter von Pumpen und Armaturen setzt auf ein digitales Enterprise-Content-Management-System (ECM), um Dokumente besser zu managen, E-Mails automatisch zu archivieren sowie das Qualitätsmanagement zu verbessern.

Die Klaus Union GmbH & Co. KG beliefern die chemische und petrochemische Industrie weltweit mit Pumpen und Armaturen.

Exportierende Maschinenbauunternehmen wie Klaus Union unterliegen zahlreichen Dokumentationspflichten. Für den Mittelständler geht die Zahl der Dokumente, die für einen Exportauftrag erstellt und verwaltet werden müssen, oft in den vierstelligen Bereich. Vor allem, wenn Maschinen in Nicht-EU-Staaten verkauft werden, sorgen zusätzliche Dokumentationspflichten für ein erhöhtes Papieraufkommen, das ohne die richtige IT-Unterstützung große Reibungsverluste in der Prozesskette bedeuten würde.

Das Unternehmen beschäftigt etwa 440 Mitarbeiter rund um den Globus. Dazu gehören u.a. Niederlassungen in China, Indien und den USA. Die Bochumer beliefern die chemische und petrochemische Industrie weltweit mit Pumpen und Armaturen. „Früher waren unsere Mitarbeiter teilweise mehrere Tage damit beschäftigt, die Dokumente für einen Auftrag zusammenzustellen“, erklärt Oliver Terhorst, Geschäftsführer und IT-Leiter bei dem Mittelständler. „Ein unnötiger Zeitverlust für einen Metallbaumeister, der sich dadurch weniger auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann.“ Terhorst sondierte daher die Möglichkeiten, die der Markt heute bereithält, und entschied sich für die Einführung der Informationsplattform Nscale von der Bielefelder Ceyoniq Technology GmbH. Die Lösung, die man heute im Einsatz hat, umfasst ein digitales ECM inklusive eines softwaregestützten Dokumentenmanagements und einer rechtssicheren sowie automatisierten E-Mail-Archivierung.

Die ECM-Auswahl war kein Selbstläufer

Doch war die Auswahl des richtigen ECM für den Spezialmaschinenhersteller kein Selbstläufer. Eine Lösung „von der Stange“ kam nicht infrage. Die hermetisch dichten Pumpen kommen dort zum Einsatz, wo mit hochkonzentrierten Säuren und leicht entzündlichen Stoffen gearbeitet wird. Von daher legt das Unternehmen großen Wert auf akkurate Fertigungsprozesse und Prüfverfahren sowie eine saubere Dokumentation in Form von Aufbaubeschreibungen und Bedienungs- oder Wartungsanleitungen. „Unser jetziges ECM konnte als einziges System unter den sondierten Angeboten die gewünschte Flexibilität in Bezug auf unsere komplexen Prozesse gewährleisten“, erklärt Terhorst. Da man zudem über ein selbstentwickeltes ERP-System verfügt, war eine gewisse Programmierhoheit über die externe Lösung notwendig. Die ECM-Software zeigte sich in allen Bereichen mit der speziellen IT-Infrastruktur kompatibel.

Die Informationsplattform ermöglicht es, Dokumente unkompliziert abzulegen und schnell wieder aufzufinden. Durch eine rechtssichere E-Mail-Archivierung inklusive der Kontrolle von Aufbewahrungspflichten wird das Unternehmen den gesetzlichen Pflichten zur Dokumentation des geschäftlichen Schriftverkehrs gerecht. Mit einem speziellen QR-Codesystem können Dokumente während des Scanprozesses präzise eingeordnet werden. Durch die Automatisierung von der Freigabe bis zur Langzeitarchivierung erreicht Klaus Union überdies kürzere Bearbeitungszeiten sowie eine geringere Fehleranfälligkeit. „Wenn wir die Effizienzsteigerung auf das Jahr hochrechnen, spart ein einzelner Metallbaumeister durch das reduzierte Papieraufkommen bis zu drei Monate Zeit ein, die er früher allein für das manuelle Dokumentenmanagement aufwenden musste“, so Terhorst.

Besseres Qualitätsmanagement

Neben der Zeitersparnis erreichten die Bochumer auch ein verbessertes Qualitätsmanagement: Während der Fertigung entsteht heute kontinuierlich eine verlässliche und langfristige Dokumentation von Normabweichungen. Dabei werden Abweichungsberichte automatisch erzeugt und nummeriert. Dies hat zur Folge, dass bei einem Transportproblem oder einem Fehler in der Zulieferkette der Bericht direkt an den Qualitätsmanagementbeauftragten geschickt wird. Dieser leitet die Informationen dann an die zuständige Fachabteilung weiter, die Gegenmaßnahmen einleitet und entsprechende Statusmeldungen wieder im System vermerkt. So kann mittels ECM-System per Knopfdruck analysiert werden, wie oft das Problem bereits aufgetreten ist und ob mögliche weitere Schritte zur Problemlösung eingeleitet werden müssen.

„Ein wichtiges Argument für das digitale Informationsmanagement ist somit auch die verbesserte Transparenz, mit der wir jetzt unsere Geschäftsprozesse gestalten können“, sagt Terhorst. Um Workflow-Lücken zu schließen und die Terminüberwachung zu erleichtern, nutzt man eine weitere ECM-Funktion in der täglichen Arbeit: Anhand vorprogrammierter Kriterien werden ausgewählte Mitarbeiter beim Ablegen spezieller Dokumentkategorien automatisch über Aktualisierungen des Projektstatus informiert. So kennen die beteiligten Personen permanent die Fortschritte der Auftragsabwicklung.



Die Klaus Union GmbH & Co. KG

  • Branche: Maschinenbau (Pumpen und Armaturen für die chemische und petrochemische Industrie)
  • Standorte: ein nationaler, 52 internationale Standorte
  • Hauptsitz: Bochum
  • Mitarbeiter: 440>

www.klaus-union.com

www.ceyoniq.com

 

 

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