Rundum digital versorgt

Digitalisierte Rechnungsläufe bei Gesiba

Die in Wien ansässige Gemeinnützige Siedlungs- und Bauaktiengesellschaft, (Gesiba) ist einer der größten Bauträger Österreichs. Weil das Aufkommen an Papierrechnungen, Ausschreibungen oder Nebenkostenauflistungen entsprechend hoch ist, entschied man sich für ein digitales Belegwesen.

Zu den von Gesiba betreuten Wohnalnagen zählt auch das Konzept „Bike & Swim", das sich an Bewohner richtet, die Fahrrad statt Auto bevorzugen.

Aufgrund der Komplexität der Prozesse rund um den Bau sowie die Verwaltung von Siedlungshäusern und Wohnhausanlagen unterhält die Gesiba eine Vielzahl von Geschäftsverbindungen, etwa mit Bauträgern, Lieferanten, Dienstleistern und Partnern. Dementsprechend hoch ist der Anteil an Papierrechnungen, täglich treffen per Post mehrere hundert ein. Die Belege müssen per Hand sortiert und den jeweiligen Abteilungen zugeordnet werden. Dort durchlaufen sie eine Reihe unterschiedlicher Genehmigungsverfahren. Bei komplizierten Baurechnungen ist dieser manuelle und zeitliche Prüfaufwand naturgemäß größer, besonders wenn sich Nachfragen ergeben. Nichtsdestotrotz muss die Bearbeitung im Rahmen bestimmter Fristen erfolgen, damit kein Zahlungsverzug entsteht. „Um die Durchlaufzeiten der Belege zu verkürzen und mehr Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstatus zu erreichen, wollten wir die manuelle Rechnungsbearbeitung im größtmöglichen Maße durch elektronische Workflows ablösen“, berichtet Prok. Christian Braunsdorfer, Leiter EDV bei Gesiba.

Die IT-Infrastruktur ist historisch gewachsen und setzt sich aus einer Citrix-Umgebung mit Windows- und Linux-Servern sowie IBM i zusammen. Als DMS-System kommt Comarch ECM iS (Info-store) zum Einsatz. Daraus ergab sich ein komplexer Anforderungskatalog im Auswahlverfahren. Denn es galt, eine system- und abteilungsübergreifende Lösung zu implementieren. Von den infrage kommenden Anbietern konnte schließlich die Eks Informatik GmbH mit ihren Produkten der LDOX-Familie überzeugen. Die Gründe dafür fanden sich in der Offenheit der Software und den vielen zur Verfügung stehenden Schnittstellen. Braunsdorfer ergänzt: „Vor allem die bereits im Standard vorhandenen, zahlreichen Möglichkeiten zur Anbindung unterschiedlicher Systeme kamen unserem Vorhaben einer durchgängigen Digitalisierung entgegen.“

Umfangreiche Schnittstellen benötigt

Zum Projektstart wurden zunächst sämtliche Anforderungen aus den verschiedenen Abteilungen gesammelt. Ein aus Mitarbeitern des Unternehmens und dem DMS-Spezialisten gebildetes Team erarbeitete dann ein Feinkonzept zur Umsetzung. „Erfreulicherweise stellte es für den Anbieter kein Problem dar, einige bislang noch nicht unterstützte Systeme anzubinden, auf die wir auch künftig angewiesen sind“, so Braunsdorfer. Die entsprechenden Schnittstellenprogramme wurden quasi maßgeschneidert auf die Anforderungen hin entwickelt und in das Gesamtkonzept integriert.

Die Mitarbeiterakzeptanz stand von Anfang an weit oben auf der Agenda. So wurden nicht nur die jeweiligen Anforderungen am Arbeitsplatz berücksichtigt, auch bei der Abstimmung der Inhalte für die Schulungen und Workshops kam ein rollenbasierter Ansatz zur Verwendung. Damit wurde sichergestellt, dass jeder Anwender individuell für sein Aufgabengebiet und seinen Tätigkeitsbereich unterwiesen wird. Nach einem erfolgreichen dreimonatigen Echtbetrieb in zwei Abteilungen erfolgte schließlich der unternehmensweite Rollout.

Mieterakten via iPad aufrufen

Von der Integration des Systems profitiert nicht nur die Lieferanten- und Partnerseite. Mittels LDOX.Share kann nun auch den Mietern auf Knopfdruck eine papierlose Betriebskostenauskunft erstellt und zugesandt werden. Neben den Jahresabrechnungen mit festen Terminen hat sich so der Aufwand bei Wohnungswechseln und der Neuvergabe von Wohnungen reduziert. Sämtliche Vorgänge lassen sich zudem in unterschiedlichen Mieter-, Bau- und Kundenakten zusammenfassen. Diese Funktion können die Außendienstmitarbeiter seit Januar in einer weiteren Variante nutzen. Denn dank des Offline-Caches in der App „LDOX.Mobile.Akte for iPad“ stehen ihnen alle Daten nun auch ohne eine Verbindung zum Server zur Verfügung. Dazu muss im Vorfeld nur eine Auswahl der zu synchronisierenden Inhalte getroffen werden. Nach der Aufbereitung auf dem Server können diese dann in der App offline genutzt werden. Diese Funktion kommt vor allem in Gebäuden zum Einsatz, in denen der Empfang schlecht ist. Ansonsten erfolgt die Online-Anbindung mittels WLAN oder SSL-geschützter Mobilverbindungen. „Dadurch sind unsere 30 Mitarbeiter vor Ort jederzeit aussagefähig. Ein weiterer Vorteil ist, dass diese seitdem immer mit ‚leichtem Gepäck’ unterwegs sind. Denn im Gegensatz zu früher müssen nun nicht mehr Ordner mit Papierakten zu den Terminen mitgenommen werden. Abgesehen von Dokumenten, für die eine Unterschrift erforderlich ist oder die ausgehändigt werden, entfällt der Mehraufwand dank der digitalisierten Dokumente auf dem iPad“, argumentiert Braunsdorfer.

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Für Gesiba hat sich der Umstieg auf ein durchgängig digitales Belegwesen in gelohnt. Jährlich werden rund 40.000 Rechnungen sowie zahlreiche weitere Dokumente in 80 Belegarten erfasst. Sie alle können nun schnell und sicher bearbeitet werden. Auch bei der Zusammenstellung und Bearbeitung von Mieter-, Bau- und Kundenakten kommt kein Papier mehr zum Einsatz. Sämtliche Vorgänge werden digital und direkt verwaltet. Aufgrund der positiven Erfahrungen sind weitere Digitalisierungen geplant, etwa im Planarchiv sowie beim internen und externen Zugriff.


Gemeinnützige Siedlungs- und Bauaktiengesellschaft
Branche:
kommunaler Wohnbau, Planung, Bauüberwachung, Vergabe sowie Verwaltung von Siedlungshäusern und Wohnhausanlagen
Gründung: 1921
Standort: Wien
Mitarbeiter: ca. 350



Bildquelle: Gemeinnützige Siedlungs- und Bauaktiengesellschaft

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