Individualentwicklung wird wieder beliebter

Digitalisierung verändert ERP-Systeme

An ERP-Standard-Software werden stetig wachsende Anforderungen gestellt. Eine andere Option ist die Individualentwicklung, die unter Umständen besser auf die Besonderheiten von Digitalisierung und Mittelstand eingehen kann.

  • Papierflieger, der eine Flugformation verlässt

    Nicht immer der Herde folgen: Persönlich angepasste ERP-Systeme werden populärer.

  • E.Bootis-Marketing-Chef Steffen Heetfeld

    E.Bootis-Marketing-Chef Steffen Heetfeld betont: „Durch die Digitalisierung ändern sich alle wert-schöpfenden Prozesse und viele Unternehmen sind plötzlich mit Anforderungen konfrontiert, die vorher in ihrer Branche unbekannt waren.“

  • Heidi Schmidt, Geschäftsführerin von PKS-Software

    „Der einzige Standard ist, dass es keinen Standard gibt“, formuliert Heidi Schmidt, Geschäftsführerin von PKS-Software, zugespitzt und paradox.

Das digitale Rückgrat eines Unternehmens, so wird Software für Enterprise Resource Planning (ERP) gerne genannt. Sie verleiht den Prozessen Stabilität und verteilt Informationen zwischen ihnen. Doch im Moment ist dieses Rückgrat stark belastet: Digitalisierung, Industrie 4.0, Industrial IoT, servicebasierte Geschäftsmodelle, Vernetzung von allem und jedem, KI-Anwendungen, gestiegene Kundenanforderungen, verkürzte Produktlebenszyklen und einiges mehr sorgen für Druck. Doch ob die aktuell im Mittelstand eingesetzte ERP-Software diese vielen neuen Anforderungen erfüllen kann, ist fraglich.

Nach der letzten ERP-Marktstudie von Trovarit sind die eingesetzten ERP-Lösungen in Deutschland überaltert. Laut der im Zweijahresabstand durchgeführten Studie ist das durchschnittliche Alter der ERP-Installationen erneut gestiegen. Die untersuchten Systeme waren 2016 durchschnittlich seit 10,2 Jahren (2014: 8,9 Jahre) in Betrieb. Interessant dabei: Einige Installationen sind schon mehr als 30 Jahre alt. Auch mit dem Umstieg auf neuere Versionen haben es die Unternehmen nicht eilig, denn das Durchschnittsalter der Releases lag bei 2,2 Jahren (2014: 1,9 Jahre).

Die oben genannten neuen Anforderungen können mit einer jahrzehntealten Software wohl nicht erfüllt werden, es steht also eine Erneuerungsrunde an. Und die veränderten Anforderungen in den Unternehmen treffen auf einen Softwaremarkt, der sich stark gedreht hat. Geschäftsanwendungen und Systemlösungen für Unternehmen sehen heute anders aus, nicht nur ERP. Hier wie anderswo gibt es vier wichtige Marktsegmente: On-Premise-Software, Cloud-Services, Open-Source-Software und Individualentwicklungen.

Standardsoftware gerät unter Druck

Die bekannteste Darreichungsform von ERP-Anwendungen ist die auf einem eigenen Server oder im (Colocation-)Rechenzentrum installierte Standardsoftware. Sie hat zahlreiche Vorteile, etwa den überschaubaren Aufwand von Installation und Wartung. Doch das eigentlich Entscheidende sind die Standards selbst, findet Gunnar Schug, CTO bei Proalpha, einem ERP-Spezialisten für den Mittelstand: „Prozesse, die im Standard enthalten sind, basieren auf großer Erfahrung aus vielen Projekten. Sie dienen als Vorlagen für effiziente Abläufe und unterstützen Unternehmen, ihre eigenen Prozesse schlanker und effizienter zu machen.“ Unternehmen sollten diese Möglichkeit unbedingt nutzen, findet Schug. „Für Anwender bedeutet das: Sie können sich komplett auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.“

ERP muss aber nicht unbedingt als On-Premise-Software ausgeliefert werden. Cloud-Services sind für die Nutzer weniger kompliziert, da im Unternehmen weder umfangreiche IT-Ressourcen noch umfassendes IT-Know-how aufgebaut werden muss. Doch sie ist weniger leicht individualisierbar als herkömmliche Standardsoftware, denn alle Anwender benutzen ein einheitliches Release. So dauert es häufig lange, bis die Anbieter Kundenwünsche übernehmen. Für den normalen Mittelstand eignen sich Cloud-Lösungen deshalb nur bedingt, allerdings können neu gegründete Unternehmen stark von den Kostenvorteilen profitieren. Für den Mittelstand gilt: Auch eine Cloud-Lösung ist Standardsoftware und passt nicht für jedes Unternehmen.

Hinzu kommen neue Prozesse durch das Industrial Internet of Things. Knackpunkt ist dabei die Auswertung von Daten. Im letzten Jahr wies eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Materialfluss und Logistik IML (S. 32) darauf hin, dass moderne ERP-Systeme vor allen Dingen die durch Sensorik entstehenden Datenflüsse mit der notwendigen Flexibilität integrieren müssen. Dementsprechend ist für mehr als die Hälfte der Hersteller die Erfassung und Verarbeitung der auf Produktionsebene erzeugten Daten essentiell (54 Prozent). Die zwangsläufig entstehenden hohen Datenvolumina in der Produktion sind eine Anforderung, der die Anbieter mit dem Ausbau der Auswertungsmöglichkeiten und -funktionen begegnen wollen.

Doch digitale Lösungen und Geschäftsmodelle sind hoch individuell, sie unterscheiden sich nicht nur nach Branchen, sondern auch innerhalb der Branchen teils fundamental. Hier müsste also die Standardsoftware an den Rändern individualisiert werden, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Vielfach gilt Open-Source-Software als passende Lösung für dieses Problem.

Sie unterscheidet sich in ihren offiziellen Releases nicht von kommerzieller Standardsoftware, lediglich die Lizenzierung fällt weg oder ist erheblich günstiger. Der eigentliche Vorteil zeigt sich erst, wenn Spezialfälle im Rahmen der Digitalisierung nötig werden: Die Nutzer können selbst loslegen und müssen nicht auf das Ende der teils langen Release-Zyklen der Anbieter warten. Zudem bleibt bei kommerzieller Software immer offen, ob der Anbieter bestimmte Sonderwünsche tatsächlich in den Standard übernehmen will.

Bei Open Source ist großes Engagement gefragt

Doch natürlich ist auch Open-Source-Software kein leichter Weg zu individuellen Lösungen, denn die Entwickler müssen zunächst einmal den vorhandenen Quellcode verstehen. Noch schwieriger wird es, wenn ein Unternehmen sich dazu aufmacht, die Software nach dem Open-Source-Modell weiterzuentwickeln, und nicht nur kleinere Anpassungen vornimmt. In diesem Fall ist großes Engagement gefragt, denn die Neulinge haben es mit einer mehr oder weniger großen Community zu tun, deren Mitglieder zum Teil bereits seit Jahren an der Software arbeiten.

Bis hierher zeigt sich, dass Standardsoftware normalerweise nicht alle Anforderungen von Unternehmen abdecken kann. Mehr noch: „Der einzige Standard ist, dass es keinen Standard gibt“, formuliert Heidi Schmidt, Geschäftsführerin von PKS-Software, zugespitzt und paradox. „ERP ist immer hochgradig individualisiert.“ Nach ihrer Erfahrung werden alle Standardsysteme nach einigen Jahren zwangsindividualisiert, beispielsweise durch Basteleien mit Excel, der Geheimwaffe für individuelle Anpassungen. Damit werden dann Daten aus dem ERP-System entnommen, nach eigenen Vorstellungen weiterbearbeitet und oft an anderer Stelle wieder eingespeist. „Im Grunde ist spätestens nach acht Jahren jede ERP-Software vollkommen individuell.“

Das liegt nach Erfahrung von Schmidt auf jeden Fall an den zahlreichen neuen Anforderungen, die peu à peu in den Unternehmen hinzukommen. Digitale und servicebasierte Geschäftsmodelle verändern langsam und in vielen kleinen Schritten die Geschäftsausrichtung. Immer mehr Mittelständler wollen neue Geschäftsmodelle ausprobieren und benötigen deshalb Software für neue Prozesse – aber schnell. Da ist es naheliegend, auch mit der Erweiterung der vorhandenen Lösungen in Eigenregie zu experimentieren, denn schließlich ist die Erneuerung und Modernisierung der Kernsysteme eine recht teure Angelegenheit.

„Der Trend arbeitet gegen Standards“, bemerkt Schmidt bei ihren Kunden. „Durch die Digitalisierung müssen die Unternehmen ohnehin eigenes Software-Know-how aufbauen. Software-Entwicklung gehört auch im Mittelstand zunehmend zur Kernkompetenz. Dies führt dazu, dass Individualprogrammierung wieder attraktiver wird.“ Doch einfacher als früher ist sie nicht, zumal der Arbeitsmarkt für Entwickler im Moment wie leer gefegt wirkt. Denn inzwischen konkurrieren Hidden Champions, IT-Systemhäuser, klassische Software-Anbieter und Cloud-Dienstleister um einen nicht wesentlich gestiegenen Fundus an Entwicklern. Das ist gut für die Programmierer und ihre Gehälter, aber schlecht für Unternehmen, die händeringend Lösungen suchen.

Das Beste beider Welten: individuelle Module

Doch die Hersteller von Standardsoftware haben auf die neue Situation in den Unternehmen reagiert. Die meisten der großen Anbieter modularisieren ihre Systeme inzwischen stark. Sie können dadurch deutlich leichter auf neue Anforderungen reagieren, da ein vorhandenes Modul einfacher zu erweitern und ein neues schneller zu entwickeln ist, als ein monolithisches System mit neuen Funktionen auszustatten.

Als Vorreiter bei dem Versuch, die Vorteile von Standardsoftware mit denen der individuellen Entwicklung zu verbinden, sieht sich die Essener E.Bootis AG,
die sich als Software-Anbieter auf ERP für den Mittelstand spezialisiert hat. CMO Steffen Heetfeld betont: „Durch die Digitalisierung ändern sich alle wertschöpfenden Prozesse und viele Unternehmen sind plötzlich mit Anforderungen konfrontiert, die vorher in ihrer Branche unbekannt waren.“

Viele neue Technologien machen ERP zu einem beweglichen Ziel: KI-Anwendungen übernehmen einzelne Prozesse ganz oder teilweise und sorgen somit für neuartige Schnittstellenprobleme. Datenbasierte Geschäftsmodelle bewirken, dass Unternehmen Serviceprozesse benötigen, die sonst nur Aftermarket-Spezialisten kennen. Enterprise Mobility bewirkt, das ERP auch auf Mobilgeräten funktionieren soll und dabei eine angepasste, häufig vereinfachte Benutzeroberfläche haben muss.

Das stellt Entwickler von Standardsoftware vor erhebliche Probleme, die neue Methoden bei der Versionierung und „agile“ (also recht kurze) Release-Zyklen erforderlich machen. Wie löst ein Anbieter von Standardsoftware diese Probleme? Steffen Heetfeld: „Wir arbeiten wie üblich nach dem wartungsfreundlichen Prinzip des Single Source Code. Wir haben unsere Anwendung aber so stark modularisiert und dynamisiert, dass wir nach den Anforderungen einzelner Kunden individuelle Module entwickeln können, die dann jedoch in den Standard eingefügt werden. Diese stehen dann allen Kunden zur Verfügung, sofern es sich nicht um Funktionen mit explizitem Wettbewerbsvorteil handelt.“

Damit verbinden Anbieter  von modularisierter ERP-Software wie E.Bootis das Beste aus beiden Welten: Standardlösungen für Standardprozesse und individuelle Weiterentwicklungen für einzigartige Prozesse. Denn die Individualentwicklung im Bereich ERP-Software ist noch längst nicht beendet. Ein Mittelständler in der Digitalen Transformation hat am Ende noch individuellere Prozesse als vorher, denn schließlich muss er sich von den Konkurrenten absetzen. ERP muss diese Entwicklung nachvollziehen. So bleibt das IT-Rückgrat des deutschen Mittelstands flexibel genug für die Zukunft.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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