Dokumenten-Management-System für Logistiker

DMS mit zentralem Dokumentenpool

Ein neues Dokumenten-Management-System (DMS) sorgt bei der Paki Logistics GmbH dafür, dass sämtliche Abläufe schnell dargestellt und lückenlos nachvollzogen werden können.

Europalette

Auf dem Weg zum papierlosen Büro setzt der Logistiker Paki Logistics auf ein neues Dokumenten-Management-System (DMS).

Der Anspruch ist hoch: Die Kunden von Paki Logistics sollen auf jeden gewünschten Ladungsträger jederzeit und an jedem Ort schnell und unkompliziert Zugriff haben. Mit seinem europäischen Poolingnetzwerk managt das Logistikunternehmen aus Ennepetal für Unternehmen aus Industrie, Handel und Spedition die Versorgung mit Europaletten, Gitterboxen und anderen standardisierten und tauschfähigen Ladungsträgern. So können Paki-Kunden an über 10.000 Poolingstationen in Europa Ladungsträger tauschen, mieten oder kaufen. Der Auslandsanteil liegt mittlerweile bei über 50 Prozent. Um seine Marktposition zu sichern, setzt das Unternehmen auf einen weiteren internationalen Ausbau und die Entwicklung neuer Services, wobei man dabei großen Wert auf technologischen Fortschritt legt. Dies gilt auch für die Verwaltung und Organisation. Dort ist neben dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV seit einiger Zeit auch das Dokumenten-Management-System (DMS) Docuware im Einsatz.

Die Dokumentenflut beherrschen

„Wir verwalten die Ladungsträgerbestände und -bewegungen über eine Datenbank und den Datenfluss mit Kunden und Dienstleistern“, erklärt Klaus Schenkel, Leiter Controlling & IT bei Paki Logistics. „Software wie das Dokumenten-Management-System liefert uns dafür die notwendige Unterstützung.“ Vor dem DMS-Einsatz wurde man von Papier regelrecht überflutet, erinnert sich der Manager. Bei vielen Tausend Aufträgen, für die sich mit Angebot, Vertrags- und Transportpapiere, Lieferscheine sowie Ein- und Ausgangsrechnungen jeweils bis zu 25 Seiten ansammelten, waren die Archivräume bis ins letzte Fach gefüllt. Die Ablage- und Suchvorgänge waren sehr aufwendig. Letztlich ausschlaggebend für die Entscheidung, ein DMS einzuführen, waren jedoch die Ausgangsrechnungen, für die umfangreiche Anhänge notwendig sind. Zusammen mit der Rechnung erhalten die Kunden Dokumente wie Lieferscheine, Originalpalettenscheine und andere Papiere. Die Bewegungen der getauschten und gemieteten Ladungsträger müssen so transparent sein wie die entstandenen Kosten. „Es ergibt keinen Sinn, die im ERP-System erstellten eigenen Rechnungen extra auszudrucken und mit sämtlichen Anhängen in Papierform aufzubewahren“, so Schenkel. Ein DMS sollte hier Abhilfe schaffen – ein weitgehend papierloses Büro ist dabei das erklärte Ziel.

Die Wahl fiel auf die Software Docuware, „die sich darauf konzentriert, die Verwaltung der Dokumente einfach zu lösen“, sagt Schenkel. Ein wichtiges Auswahlkriterium war die einfache Anbindung an das ERP-System über eine vom Docuware-Partner It Works aus Greiz entwickelte Schnittstelle. Alle Mitarbeiter – auch die im Außendienst – können von ihrer gewohnten Arbeitsoberfläche im ERP-System auf den zentralen Dokumentenpool zugreifen.

Integrierter Rechnungsworkflow

Das DMS ist seit 2011 am Standort in Ennepetal im Einsatz. Die Software wurde auf einem virtuellen Server installiert. An zusätzlicher Hardware wurde für die Zentrale ein Multifunktionsdrucker von Panasonic angeschafft, in den Abteilungen werden Kyocera-Drucker für das Scannen der Dokumente genutzt. Den Mitarbeitern wurde außerdem jeweils ein zweiter Monitor zur Verfügung gestellt. Heute werden alle eingehenden Dokumente vorsortiert, mit Barcodes versehen, gescannt und im zentralen Dokumentenpool abgelegt. Für die handschriftlich ausgefüllten Original-palettenscheine wurde die Erkennungssoftware Recsolution mit Schnittstelle zum DMS implementiert. Heute befinden sich bereits mehrere Hunderttausend Dokumente im Archiv. Auch Altdokumente aus dem ERP-System werden sukzessive im Nachtlauf in die DMS-Software übertragen.

Der manuelle Aufwand für die Ablage – abheften, zuordnen und wieder heraussuchen – entfällt. Für alle Abteilungen bedeutet das eine Effizienzsteigerung, erklärt Klaus Schenkel. Dazu trägt ebenfalls der integrierte Workflow für die Rechnungsprüfung bei: Die eingescannten Eingangsrechnungen werden über das Archiv automatisch der zuständigen Fachabteilung zur Prüfung der sachlichen Richtigkeit zur Verfügung gestellt und anschließend freigegeben. Auch Rechnungen, die per E-Mail im Unternehmen eintreffen, durchlaufen diesen Workflow. E-Mails werden ebenfalls im DMS archiviert. Dank des Workflows werden die Rechnungen zudem zeitnah bearbeitet.

Vor allem in der Auftragsabteilung des Logistikers haben sich die Arbeitsabläufe durch den DMS-Einsatz beschleunigt, berichtet Schenkel: „Heute werden mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern mehr Aufträge durchgeführt, da Sachbearbeiter effizienter arbeiten können.“ Auch der Kundenservice komme dabei nicht zu kurz. Schnell und präzise können die Sachbearbeiter die Kunden über laufende Aufträge informieren. Mit ein paar Mausklicks erscheinen die dafür notwendigen Dokumente auf dem Bildschirm. Auch Reklamationen lassen sich schneller klären, da der Ablauf eines Vorgangs auf Knopfdruck mit den entsprechenden Dokumenten genau nachgewiesen werden kann.


Paki Logistics GmbH

  • Branche: Logistik
  • Geschäftsfeld: Disposition von Ladungsträgern, wobei über 10.000 Anwendern aus Handel, Industrie und Spedition jedes Jahr über 500 Millionen Europaletten und 20 Millionen Gitterboxen in ganz Europa zur Verfügung stehen.
  • Gründung: 1974
  • Standort: Ennepetal
  • Mitarbeiter: 150

Bildquelle: © Thinkstock/iStockphoto

 

 

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