Stahl- und Apparatebauer nutzt Dokumentenmanagementsystem

DMS-Software optimiert Büroabläufe

Bei der Maletz & Esser GmbH aus Düren, ein Stahl- und Apparatebauer, optimiert bereits seit einiger Zeit ein Dokumentenmanagementsystem von BCT Deutschland die Verwaltung projekt- und mitarbeiterrelevanter Unterlagen.

  • „Im Grunde verwalten wir in unserem DMS alles, was bei uns in Papierform vorliegt“, so Geschäftsführer Reinhard Meyer.

  • Die Maletz & Esser GmbH aus Düren ist ein qualifizierter Schweißfachbetrieb und fertigt für namhafte, international tätige Großunternehmen zertifizierte Bauteile und Komplettlösungen im Apparate- und Anlagenbau, Maschinenbau und Stahlbau. Die Wurzeln des Familienunternehmens reichen drei Generationen bis zur in den 1940er Jahren gegründeten Schlosserei Johann Maletz zurück.

Wenn es um die Koordinierung der Warenwirtschaft oder das Verfassen konkreter Angebote geht, nutzt die Maletz & Esser GmbH aus Düren eine modulare PPS-Software für den Stahl- und Apparatebau. Für die zusätzlichen bürointernen Arbeitsabläufe suchte man eine Lösung mit klarem Anforderungsprofil: „Einfachheit ist das A und O, denn ich möchte mich nicht lange mit komplizierten Benutzerhandbüchern rumschlagen“, so Geschäftsführer Reinhard Meyer. Ihn überzeugte im Dezember 2014 das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von BCT Deutschland.

Das Ziel war eine einheitliche Aktenführung projektrelevanter und mitarbeiterbezogener Unterlagen. Dafür müssen die Papierdokumente in digitaler Form vorliegen. Dies erfolgt bei Maletz & Esser mithilfe einer Software-Lösung, die auf einem stationären Scanner installiert ist. Wie bisher werden alle Papiere manuell sortiert – entsprechend der Ordner, in denen sie abgelegt werden sollen. Die Touchscreenoberfläche des Scanners entspricht dabei der Ordnerstruktur des DMS, sodass der Speicherort des einzuscannenden Dokuments bereits vor dem eigentlichen Digitalisierungsvorgang ausgewählt werden kann. Dadurch wird das Ablegen der Dokumente in Elemenz merklich beschleunigt.

„Und auch das Wiederfinden ist dank der Suchfunktion besonders schnell möglich“, ergänzt Meyer. „Unsere zahlreichen Papierordner per Hand wegen eines bestimmten Lieferscheins zu durchforsten, ist somit endlich vorbei“, freut sich Meyer über den reduzierten Rechercheaufwand.

Anders als bei vergleichbaren Datenbanken, die er bereits kennenlernte, waren keine langen Mitarbeiterschulungen nötig, um die Lösung in die internen Arbeitsabläufe seines 21-Mann-Unternehmens zu integrieren. Hauptnutzer sind neben der Geschäftsführung und der Vertriebsmitarbeiter die beiden kaufmännischen Angestellten im Büro. Damit alle den Überblick über aktuelle Projektstände behalten bzw. diese besser nachvollziehen können, können Dokumente mit konkreten Arbeitsanweisungen oder mit Hinweisen zur Wiedervorlage und zu festgelegten Fristen versehen werden.

Sichere Datenablage

Bei Maletz & Esser werden neben kunden- und lieferantenrelevanten Unterlagen inzwischen auch Personalakten digital verwaltet. Da diese sensible Dokumente wie Arbeitsverträge, Krankmeldungen und Lohnabrechnungen enthalten, werden sie durch gesonderte Zugriffsrechte besonders geschützt.

Als praktisch erweist sich zudem, dass Meyer sich für die cloudbasierte Variante des DMS entschieden hat: Um die Wartung der Software kümmern sich IT-Mitarbeiter eines Rechenzentrums aus Jena, auf deren Servern die Daten sicher gespeichert sind. BCT arbeitet mit einem deutschen Cloud-Provider zusammen und verfügt über die Zertifizierungen ISO 27001 und ISO 9001.

Ständige Verfügbarkeit relevanter Unterlagen

„Im Grunde verwalten wir in unserem DMS also alles, was bei uns in Papierform vorliegt“, fasst Meyer zusammen. Bei Dokumenten, bei denen eine zeitliche Aufbewahrungspflicht besteht, wird dies auch weiterhin so bleiben. Sie werden allerdings zusätzlich mit einem Stempel versehen, der klar macht, dass sie digital vorliegen. Alle anderen, ‚alten‘ Dokumente werden sukzessive eingescannt und anschließend vernichtet. So wird mehr Platz in den Büroräumen geschaffen und alle relevanten Dokumente liegen digital vor.

Und das auch zeit- und arbeitsplatzunabhängig über mobile Endgeräte, wie Meyer zu berichten weiß: „An einem Freitagnachmittag war ich dienstlich unterwegs, als ein Kunde mich anrief und dringend ein bereits besprochenes Angebot noch einmal in schriftlicher Form benötigte. Über mein Smartphone konnte ich in der Lösung nach dem entsprechenden Dokument suchen und es dem Kunden ganz einfach per E-Mail rüberschicken. Dank dieses kurzen Stopps an einer Autobahnraststätte haben wir den Auftrag erhalten.“

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