Entscheidende Schlüsselfaktoren

DMS: Teil des Problems oder der Lösung?

Laut Christian Burkamp, Leiter Forschung und Entwicklung bei der Ceyoniq Technology GmbH, sind Geschwindigkeit, Flexibilität und Integrationsfähigkeit die Schlüsselfaktoren, die für ein mittelständisches Unternehmen darüber entscheiden, ob das DMS Teil des Problems oder Teil der Lösung ist.

Christian Burkamp, Leiter Forschung und Entwicklung bei der Ceyoniq Technology GmbH.

„Für die Verarbeitung der Daten spielt es keine Rolle, ob dies nun durch ein KI-System oder durch ein anderes IT-System erfolgt“, so Christian Burkamp, Leiter Forschung und Entwicklung bei der Ceyoniq Technology GmbH.

ITM: Herr Burkamp, was werden anno 2019 die größten Trends im Bereich Dokumenten-Management sein? Was wird von den Marktteilnehmern angegangen und in den Fokus gerückt?
Christian Burkamp:
Alles steht im Moment unter dem Einfluss der Digitalisierung. Damit ist nicht so sehr die Wandlung von Inhalten in eine digitale Form gemeint, sondern der generelle Wandel, der in den Unternehmen stattfindet oder vielleicht auch gerade verschlafen wird. Die große Herausforderung der Digitalisierung ist die Geschwindigkeit, mit der sich Geschäftsprozesse und ganze Geschäftsmodelle anpassen müssen. Wer nicht flexibel aufgestellt ist, kann sehr schnell den Anschluss verlieren. DMS-Systeme sind idealerweise ein Werkzeug, um flexibel auf eine sich ändernde Geschäftswelt reagieren zu können. Es geht also um Geschwindigkeit und Flexibilität. Wir werden sicher in diesem Jahr eine weitere Fokussierung auf fertige Lösungen und Integrationen sehen, die es den Unternehmen ermöglichen, sich schneller zu wandeln.

ITM: Welche Bedeutung wird wohl in diesem Jahr der Künstlichen Intelligenz (KI) allgemein zukommen?
Burkamp:
Ein großes Augenmerk bei der aktuellen Weiterentwicklung von KI-Systemen liegt derzeit auf der Beschleunigung des Lernverhaltens. Das wird hoffentlich dazu führen, dass die benötigten Trainingsdatenmengen kleiner werden. Die wirtschaftliche Nutzbarkeit von KI wird also immer einfacher erreicht werden können. Der endgültige Durchbruch wird für KI-Systeme im DMS-Bereich in diesem Jahr wohl noch nicht kommen. Dafür sind die Geschäftsprozesse zu komplex und zu divers. Trotzdem gibt es kaum ein Thema, an dem so intensiv gearbeitet wird wie die KI. Durchbrüche sind da zu erwarten, wo überschaubare Bereiche zu bearbeiten und gleichzeitig ausreichend gute Trainingsdaten verfügbar und genügend finanzielles Interesse vorhanden sind. Selbst bei so etwas Komplexem wie dem Steuern eines Fahrzeugs im laufenden Verkehr treffen diese Bedingungen zu. Auch in Bereichen, die nicht sofort offensichtlich sind, werden weiter Durchbrüche erzielt werden. Insbesondere im Bereich der großen Online-Dienste. Was da alles mit unseren Daten angestellt wird, erfahren wir möglicherweise gar nicht direkt. Hier kann man aber sicher sein, dass KI einen erheblichen Anteil hat.

ITM: Inwieweit lassen sich Dokumenten-Management-Systeme (DMS) mit KI verknüpfen?
Burkamp:
Im Moment sind die Haupteinsatzbereiche von KI-Techniken im DMS-Bereich die automatische Erkennung von Dokumententypen im Input-Management sowie die Extraktion von Metadaten aus Dokumenten. Hier ist die Anwendung im Wesentlichen auf die automatische Rechnungslesung begrenzt. Weitere Teilbereiche wie das automatische Auslesen von Daten aus Verträgen sind in Arbeit, aber hier werden oft auch Methoden der Sprachanalyse benötigt. Diese Technik steckt noch in den Kinderschuhen. In diesem Bereich werden wir sicher bald weitere Fortschritte sehen. Das sind die Themen, die im Moment am ehesten greifbar sind. Wenn man etwas weiter schaut, scheint klar zu sein, dass demnächst Sprachsteuerung in die IT-Systeme einziehen wird. Das wird sicher auch für DMS anwendbar sein. Langfristig werden wir eine stärkere KI-Unterstützung bei Geschäftsentscheidungen sehen. Das wird über Vorschläge und Validierungen bis hin zur vollen Automatisierung von Entscheidungen gehen.

ITM: Welche Vorteile und Möglichkeiten bringt solch eine Verknüpfung? Können Sie mögliche/konkrete Anwendungsszenarien beschreiben, die gerade auch für mittelständische Unternehmen interessant sind?
Burkamp:
Der Einsatz von KI-Systemen zielt meistens auf stärkere Automatisierung von Prozessen. KI kann dabei manuelle Arbeit ersetzen und oft auch eine höhere Verarbeitungsqualität erreichen – insbesondere da, wo Massendaten verarbeitet werden müssen. Auch bei vielen Mittelständlern gibt es solche Szenarien.

ITM: Wie groß ist bislang noch die Fehlerquote beim automatischen, KI-basierten Sortieren, Ablegen, Verknüpfen etc. von unstrukturierten und semi-strukturierten Informationen/Dokumenten?
Burkamp:
Die Fehlerquote hängt direkt von der Menge der Trainingsdaten ab. Die Methoden der Klassifizierung von Dokumenten auf Basis der enthaltenen Texte sind im Prinzip sehr gut verstanden und nicht besonders komplex. Mit der nötigen Menge an vorklassifizierten Daten ist eine sehr niedrige Fehlerquote realisierbar. Diese Techniken sind viel simpler als z.B. deep-learning-basierte Methoden, wie sie publikumswirksam bei Googles go-spielender KI eingesetzt werden. Für die reine Klassifizierung reichen weitaus einfachere Mittel vollkommen aus.

ITM: Was sind weitere Herausforderungen und Stolpersteine bei der Verknüpfung von DMS und KI?
Burkamp:
Um ein konkretes Business-Problem zu lösen, muss aus der Fülle der verfügbaren Methoden die richtige Verarbeitungsstrecke herausgesucht werden. Dafür mangelt es häufig noch an den nötigen Experten, die ausreichend Erfahrung mit den verfügbaren KI-Techniken haben. Selbst wenn die richtigen Methoden ausgewählt sind, steht man vor der Herausforderung, dem KI-System ausreichend qualifizierte Daten für den Lernprozess zur Verfügung zu stellen. Mit ein paar tausend Datensätzen kommt man da nicht sehr weit und die Systeme bleiben bei hohen Fehlerquoten hängen. Die erforderliche Menge an Daten steht oftmals schlicht nicht zur Verfügung oder die Aufbereitung ist zu teuer, so dass der Nutzen nicht im Verhältnis zu den Kosten steht.

ITM: Welchen Einfluss übt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf den Einsatz von KI-basierten Dokumenten-Management-Lösungen aus?
Burkamp:
Für die Verarbeitung der Daten spielt es keine Rolle, ob dies nun durch ein KI-System oder durch ein anderes IT-System erfolgt. Die DSGVO ist in jedem Fall gleichermaßen zu beachten. Wenn die Verarbeitung der Daten rechtmäßig ist, dann ist sie es auch, wenn die Verarbeitung durch KI-Systeme erfolgt. Problematisch kann es werden, wenn personenbezogene Daten in ein KI-basiertes maschinelles Lernverfahren eingespeist werden. Personenbezogene Daten können dann Teil der gelernten Weltsicht eines KI-Systems sein und lassen sich möglicherweise aus dieser Weltsicht rekonstruieren. Hier gibt es sicher eine Grauzone, bei der nicht klar ist, ob die Verwendung der Daten noch rechtens ist. Spätestens wenn eine Person die Löschung ihrer Daten verlangt, kann es knifflig werden. Darauf muss schon bei der Aufbereitung der Trainingsdaten geachtet werden. Einen interessanten Anwendungsfall könnte die Einhaltung der DSGVO selbst darstellen. KI-Systeme könnten genutzt werden, um personenbezogene Daten zu erkennen, zu markieren und zuzuordnen, so dass sie leichter konform behandelt werden können.

ITM: Inwieweit müssen die DMS-Anwender selbst KI-Urteile und -Entscheidungen kontrollieren bzw. im Blick behalten, um Datenschutzkonformität beim Einsatz ihrer Lösungen sicherzustellen?
Burkamp:
Nicht nur zur Einhaltung des Datenschutzes ist die Qualitätskontrolle der KI-Ergebnisse wichtig. KI-Systeme reproduzieren, was ihnen beim Training präsentiert wird. Typische, in der Gesellschaft vorherrschende Vorurteile werden ggf. in den Ergebnissen einer KI reproduziert. Menschen neigen dazu, maschinell berechneten Ergebnissen mehr zu vertrauen als dem Urteil eines Menschen. Je weniger die Mechanismen in einem KI-System verstanden werden, desto gefährlicher ist das. Gesunder Menschenverstand wird noch lange durch nichts zu ersetzen sein.

ITM: Worauf sollten Mittelständler zukünftig achten, wenn sie sich für eine DMS-Lösung entscheiden? Nach welchen Kriterien sollten sie eine entsprechende Lösung letztlich auswählen?
Burkamp:
Geschwindigkeit, Flexibilität und Integrationsfähigkeit sind die Schlüsselfaktoren, die für ein mittelständisches Unternehmen darüber entscheiden, ob das DMS Teil des Problems oder Teil der Lösung ist. Eine gute DMS-Lösung ist schnell eingeführt, bietet aber dennoch die Anpassungs- und Anbindungsmöglichkeiten, die die Unternehmensdaten am Ende optimal nutzbar machen.

Bildquelle: Ceyoniq

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