Mobiles ECM für den Mittelstand

Dokumentenmanagement aus der Cloud?

Die von diversen Cloud-Anbietern laut und häufig wiederholten Argumente für Cloud-Software sind bekannt: nutzungsabhängiges Bezahlmodell, geringe Anfangsinvestitionen, keine eigene Hardwarelandschaft, keine IT-Wartungen und die flexible Anpassung des Bedarfes. All diese Vorteile werden im Mittelstand zu Recht gegen IT-Sicherheitsbedenken (Datenschutz z.B.) und Anbieterbindung abgewogen. Die Skepsis ist aber häufig zu pauschal, denn es gibt Bereiche, für die Cloud-Lösungen gut geeignet sind. Gehören Dokumenten-Management-Systeme (DMS) dazu?

  • Mobiles Dokumentenmanagement: Ab in die Cloud?

  • Mobilität und Einfachheit tragen heute die Mitarbeiter in die Unternehmen. Gefragt sind schöne, einfach zu bedienende, digitale Assistenten und keine funktionsüberladenen technischen Anwendungen.

Der Skepsis im Mittelstand gegenüber nicht selbst-gehosteten Cloud-Lösungen stehen immer häufiger Mitarbeiter gegenüber, die es als private Konsumenten gewöhnt sind, bequeme Cloud-Lösungen für ihre Dokumente und deren Austausch zu benutzen. Bekannte Lösungen wie Evernote, Dropbox oder die Datenspeicher der großen Anbieter (Google Drive, Microsoft One Drive) sind auf vielen privaten Rechnern und mobilen Endgeräten im Einsatz und leisten dort gute Dienste. Meist zum Leidwesen der fast immer ungefragten IT-Verantwortlichen halten diese bequemen Lösungen zunehmend auch auf beruflich genutzten Geräten Einzug.

Anbieter wie Dropbox, Box und Evernote haben die Marktlücke erkannt und bieten seit einiger Zeit spezielle Geschäftskundenlösungen an. „Uns fällt auf, dass wir häufig von IT-Leitern angesprochen werden, die über ihre Nutzer auf unsere Lösung aufmerksam gemacht werden. Mobile Endgeräte haben dazu beigetragen, dass die Nutzer aktiver bei der Auswahl neuer cloud-basierter Lösungen mitwirken. Ein Trend, der in Zukunft noch stärker werden dürfte“, schätzt Emma Page, International Sales Manager von Evernote. Michael Korbacher, Country Manager Google Enterprise DACH & CEE, sieht ebenfalls die Entwicklung, dass Mitarbeiter heute flexibel arbeiten wollen und zwar mit den Tools, die sie bereits aus der privaten Nutzung kennen. „Das gilt auch in puncto Dokumentenmanagement“, sagt er.

Wir sind davon überzeugt, dass Betriebe sich an die veränderten Lebensgewohnheiten anpassen und ihren Mitarbeitern ermöglichen müssen, jederzeit an Dokumenten zu arbeiten und diese zu verwalten“, so der Google-Manager weiter.

Der Druck der IT-Anwender

Dafür eignen sich die diversen Internetspeicher nur bedingt – sind sie doch eher als Filesystem gedacht. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bieten darüber hinaus mehr Funktionalität. „Für das Auffinden von Dokumenten sollte etwa die Möglichkeit der Attribuierung, d.h. das Verbinden von Schlüsselinformationen mit dem Dokument, möglich sein“, erklärt Matthias Kunisch, Geschäftsführer der Forcont Business Technology GmbH. „Das kann eine Personalnummer, ein Vertragspartnername oder eine Artikelsystematik sein. Darüber hinaus ist es von großem Vorteil, wenn alle Dokumente nach ihrem Inhalt durchsucht und auch gefunden werden können. Die sogenannte Volltextsuche sollte das DMS in der Wolke also beherrschen.“

Mit modernen Mobilgeräten sind viele der zentralen DMS-Funktionen bequem nutzbar: „In der Tat bieten gerade Tablets bereits sehr gute Office-Anwendungen, Scan-Applikationen und Möglichkeiten der digitalen Signatur“, so Jens Büscher, Geschäftsführer des DMS-Anbieters Amag­no. In der unzureichenden mobilen Anbindung sieht er „derzeit die größten Versäumnisse vieler DMS/ECM Anbieter.“ Er beobachtet, dass mangels geeigneter Schnittstellen die Mitarbeiter gegen jegliche Verbote die Daten mobil in Plattformen wie Dropbox und anderen Online-Storage-Lösungen speichern, um die Daten im Unternehmen daraus wieder hervorzuholen. „Die Cloud wird somit als Transportmedium benutzt. Wir halten es für klug, dass die Mitarbeiter auch mobil direkt die Daten auf den Tablets finden, bearbeiten und direkt in das Unternehmensnetzwerk speichern können, ohne eine externe Cloud als Sicherheitsrisiko zu verwenden. So bieten wir beispielsweise einen direkten verschlüsselten WebDAV-Zugriff von Tablets und Smartphones für die direkte Dateibearbeitung und Speicherung an.“

IT-Sicherheitsbedenken sind im Mittelstand präsent

Eine unternehmensinterne Lösung mit entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen ist bisher für viele Mittelständler das höchste der Gefühle, wenn es um ihre Dokumente geht. „Insbesondere in Deutschland gibt es die meisten Bedenkenträger. Wobei ausgerechnet wir international gesehen die besten rechtlichen Absicherungen gegenüber externer Einflussnahme anbieten, wenn die Daten in deutschen Rechenzentren gespeichert sind. Neben den vielen technischen Aspekten, die wir als Anbieter erfüllen, z.B. verschlüsselte Datenkommunikation oder verschlüsselte Dateien im Rechenzentrum, sind es vor allem die Ängste in den Köpfen der Anwender. Aus diesem Grunde setzen über 99 Prozent unserer Kunden trotz aller Vorteile der Cloud weiterhin auf Inhouse-Lösungen“, berichtet Büscher.

Den Cloud-Anbietern bleibt nichts anderes übrig, als diese Befindlichkeiten anzuerkennen: „Gerade im Umgang mit Geschäftskunden hören wir regelmäßig Bedenken hinsichtlich der Sicherheit. Haben Kunden grundsätzlich Zweifel am Konzept von cloud-basierten Diensten, dann ist eine Lösung wie beispielsweise Evernote Business nichts, was wir einem Kunden empfehlen würden, da wir voll auf die Cloud setzen“, so Emma Page.

Verschlüsseln in Deutschland

Mittelständische Unternehmen sollten bei aller Skepsis allerdings ehrlich abwägen, ob sie eigenständig die Sicherheitsstandards einer modernen DMS-Lösungen aus der Cloud bezüglich Verfügbarkeit, Sicherheit und Backup in einer hausinternen Infrastruktur erreichen können. „Die sehr hohen Standards können sie selber nur schwer abbilden“, ist sich Mike Riegler, Geschäftsführer der PMG Projektraum Management GmbH, sicher. Sein Unternehmen wirbt mit Zertifikat und Siegel: „Unsere Cloud-Lösung ist unter anderem mit dem Prüfsiegel ‚Software Made in Germany‘ ausgezeichnet und wird jährlich von der Syss GmbH für Sicherheit zertifiziert.“ Auch Andreas Kauth, Marketing Manager beim DMS-Anbieter Esker, will Überzeugungsarbeit leisten: „Auch bei den klassischen Inhouse-Lösungen können durch Hackangriffe Daten manipuliert oder entwendet werden. Esker hat verschiedene Sicherheitszertifizierungen, unsere Prozesse werden regelmäßig diesbezüglich auditiert, so dass wir für die hohe Sicherheit und Qualität unserer Services bürgen können. Zudem betreiben wir Rechencenter in verschiedenen Ländern; möchten Kunden ihre Daten ausschließlich in Europa speichern, können wir das gewährleisten.“  

Für sensible Dokumente gilt es sicherzustellen, dass eine Datenspeicherung in Deutschland stattfindet, geht Jens Büscher einen Schritt weiter. Und: „Es muss selbstverständlich sein, dass die Kommunikation zwischen dem Client und der Cloud verschlüsselt stattfindet. Das ist keinesfalls selbstverständlich.“ So sind die meisten E-Mails inklusive der Dateien heute noch unverschlüsselt und problemlos auslesbar. „Es gibt kaum ein sicherheitskritischeres Kommunikationsmittel als eine E-Mail“, erinnert Büscher.

Der Schlüssel ist, den Mitarbeitern mithilfe eines DMS-Systems eine sicherere und bequemere Alternative zu bieten. „Klare Regelungen treffen und geeignete Alternativen anbieten“, rät auch Sven Hattenbach vom DMS-Software-Entwickler Optimal Systems. „Sonst nimmt der Kollege aus dem Vertrieb oder der Forschungsabteilung doch wieder sensible Daten auf USB oder in seiner privaten Dropbox mit.“ Nicht zuletzt die NSA-Affäre zeigt für Hattenbach die Bedeutung des Themas Datensicherheit und Know-how-Schutz: „Wichtig sind Verschlüsselung der Kommunikation, De-Provisioning (das Entauthorisieren von Anwendern, die keinen Zugang mehr benötigen) und die Steuerung des Informationsflusses.“

Klare Regeln, sichere Alternativen

An das Thema Berechtigungen erinnert Matthias Kunisch: „Wie bei jedem DMS-Projekt muss man sich auch in der mobilen Welt darüber Gedanken machen, welche Prozessteilnehmer welche Dokumente einsehen und bearbeiten dürfen. Eine gute DMS-Software hilft hier mit einem intelligenten Berechtigungssystem. Ein zweiter Aspekt bezieht sich auf die Kontrolle über das Dokument: Bei der Gestaltung des jeweiligen Prozesses muss viel Sorgfalt da­rauf verwendet werden, um zu entscheiden ob das Dokument überhaupt auf mobilen Endgeräten abgelegt werden darf und somit die Möglichkeit besteht, dass es anderen Apps übergeben wird.“

Zu der Gestaltung der Prozesse gehören auch klare Regeln für das Speichern, erklärt Emma Page: „Unsere erfolgreichsten Kunden haben klare Richtlinien definiert, welche Art von Informationen in der cloud-basierten Lösung gespeichert werden dürfen und wie die Ablagestruktur sowie die Verschlagwortung aussehen sollen.“

Wagt ein Unternehmen – nach solch klaren Regeln – den Schritt in die Wolke, dann bieten sich interessante Möglichkeiten für viele im Mittelstand typische Szenarien: Kommunikationsprozesse mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten in Kundenprojekten sind im Allgemeinen mit einem umfangreichen Austausch von Dokumenten und steuernden Daten verbunden. Dazu zählen Angebote, Auftragspapiere, Pflichtenhefte, Zeichnungen, E-Mails, u.v.m.. „Für genau diese Art der Kommunikation – neudeutsch Collaboration – eignet sich Cloud Computing sehr gut“, ist sich Matthias Kunisch sicher. Cloud-basierte Lösungen bieten Unternehmen grundsätzlich alle Möglichkeiten, die sie von einem DMS-System kennen und erwarten, erklärt Mike Riegler. „Darüber hinaus bieten sie eine größere Flexibilität, da sie auch einen mobilen Zugriff erlauben. Auch externen Partnern kann ein Unternehmen gezielt einzelne Dokumente zukommen lassen oder sie für bestimmte Ordner freischalten. So entsteht eine einheitliche Dokumentenbasis, ohne dass X-Versionen in E-Mails kursieren.“

Matthias Kunisch erinnert an die Vorteile der Cloud insbesondere dann, wenn die Prozessbeteiligten räumlich weit voneinander getrennt sind und die Prozesslogik eine große Flexibilität verlangt. Aber er mahnt: „Hoffentlich nutzt niemand die Cloud nur um ihrer selbst Willen. Einzig der jeweilige Geschäftsprozess bestimmt die Art und Weise des Zugriffs und welche Technik zum Einsatz kommt, um eben diesen Prozess effektiver zu gestalten.“

Vorteile im Projektgeschäft und im Außendienst

Passende Geschäftsprozesse finden sich besonders in Unternehmen mit hohem Vertriebsanteil. „Für Mitarbeiter, die auch unterwegs Rechnungen via Tablet oder Smartphone freigeben und Bestellungen einsehen und bearbeiten wollen, bedeutet dies einen großen Vorteil. Leerlaufzeiten können effizient genutzt werden“, so Andreas Kauth von der Esker GmbH. Auch Marco Müller von Lexware betont den Vorteil, dass der Anwender rund um die Uhr unabhängig vom Ort mobil arbeiten kann. „So können Belege mit der Scan-App über das Smartphone erfasst werden, z.B. Bewirtungsbelege oder Taxifahrten, und zu einem späteren Zeitpunkt buchhalterisch weiterverarbeitet werden.“

Neben einer Anbindung an die Prozesse der Buchhaltung ist bei größeren Mittelständlern auch die Konnektivität zu den vorhandenen IT-Systemen gefragt: „Unsere Kundenbefragungen zur mobilen Infrastruktur haben erkennen lassen, dass es vor allem schnell zu erledigende Freigaben sind, die sich die Anwender von einem mobilen SAP-Zugriff z. B. per Tablet oder Smartphone wünschen“, berichtet Christian Breiholz, WMD Vertrieb GmbH. Hauptanwendungsgebiet für den mobilen Zugriff sind demnach Workflows, über die sich schnell und unkompliziert Freigaben erteilen lassen – beispielsweise Eingangsrechnungen oder Beschaffungsanträge.

Ideen festhalten

Aber nicht nur in den klassischen Funktionen wie zum Beispiel im Außendienst oder der Beratung steigt das Interesse am mobilen Zugriff auf Dokumente, sondern auch in kreativen Berufen, im schulischen Umfeld oder in der Produktion berichtet Emma Page von Evernote. Sie erwähnt einen weiteren Vorteil: „Interessanterweise geht es mobil nicht ausschließlich um den Zugriff auf bestehende Informationen, sondern auch um das Festhalten von Ideen, Inspirationen und unterwegs angetroffenen Informationen.“ Über die verschiedensten Szenarien hinweg fasst Sven Hattenbach den grundsätzlichen Vorteil von DMS-Lösungen in der Cloud zusammen: „Wann rentiert sich ein ansonsten sinnvoller Zugriff auf die Unternehmensinformationen deswegen nicht, weil jemand nicht am Arbeitsplatz sitzt? Die mobile Welt hat längst viele und bekannte Formen wie etwa Webclients oder ein auf einem mit UMTS-Modem ausgestatteten Laptop. Mit Apps und mobilen Anwendungen gelingt nun lediglich die Erweiterung des bereits legitimierten Szenarios auf Geräten, die besonders anwenderfreundlich gestaltet und bequem zu tragen sind. Ob man nun die Kundenakte dabei hat, ein Konzept kommentiert, eine Rechnung freigibt oder den Urlaub verlängern möchte: Wenn es mal wieder schnell gehen muss, sind Lösungen für den mobilen Zugriff auf Dokumente angebracht.“ Er ist sich sicher: „Ein Unternehmen, das diese Szenarien nicht ermöglicht, verlangsamt Entscheidungen, erzeugt Medienbrüche und produziert Kosten.“



Mittelständler sollten mit Cloud-Anbietern folgende Fragen klären:

  • Werden die Daten und Dokumente in Deutschland oder der EU gehostet?
  • Wird das Datenschutzgesetz beachtet?
  • Kann man zu jeder Zeit seine Daten aus der Wolke herauslösen?
  • Ist eine Migration zu einem anderen Anbieter leicht möglich?
  • Erfolgt eine verschlüsselte Ablage der Dokumente und eine ebensolche Übertragung zwischen der Cloud und dem lokalen Endgerät?                      

Quelle: Forcont

Bildquellen: Bild 1: © Thinkstock/iStockphoto , Bild 2: Amagno Solutions

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