Interview mit Herbert Lörch, Saperion, und Thomas Würstl, Kühn & Weyh

Drei Fragen an...

Unternehmen bekommen viel Post – und sie verschicken auch viele Dokumente. In beiden Fällen spielt die Informationstechnik bei der effizienten Verarbeitung dieser Dokumente eine zentrale Rolle.

Herbert Lörch, Saperion

Herbert Lörch, CEO der Saperion AG

Es geht beim elektronischen Dokumentenmanagement heute längst um viel mehr als nur um Archivierung und schnelles Wiederauffinden relevanter Informationen. Papier wird mehr und mehr durch elektronische Dokumente ersetzt, wobei nicht nur die aktuelle Briefpost eingescannt wird, sondern sogar ganze Bestandsarchive.

Per IT optimiert wird heute auch die Dokumentenerzeugung per Textverarbeitung, Outputmanagement und Workflow, der Dokumentenaustausch per E-Mail oder EDI und letztlich die Geschäftsprozesse selbst. Auch der gesetzliche Rahmen soll besser an die technischen Möglichkeiten angepasst werden, die mittlerweile auch für den Mittelstand bezahlbar und beherrschbar sind, wobei der Amtsschimmel hier mal wieder kräftig bockt.

IT-MITTELSTAND hat vor diesem Hintergrund bei zwei Experten in Sachen Dokumentenmanagement nachgefragt, worauf es bei der zeitgemäßen Erstellung und Verwaltung von Dokumenten ankommt.

ITM: Worauf muss ein Mittelständler vor allem achten, wenn er sein elektronisches Dokumentenmanagement in die Cloud verlagern will?
Herbert Lörch:
Mittelständler, die in die Cloud auslagern wollen, müssen im Wesentlichen drei wichtige Faktoren beachten: Sicherheit, Integration und Performce. Es gilt zunächst sicherzustellen, dass die Dokumente „gut aufgehoben“ sind. Das heißt u.a., dass es einen ausreichend guten Zugriffschutz auf geschäftsrelevante Dokumente gibt und entsprechende Maßnahmen zur Vermeidung von Datenverlust getroffen worden sind. Viele Unternehmen lagern daher meist in eine Private Cloud aus, um Daten in der EU zu halten und einen höchstmöglichen Schutz zu garantieren. Zudem sollte sichergestellt sein, dass die Compliance-Anforderungen auch in der Cloud abgedeckt werden können.

Der zweite wichtige Punkt ist die Integrationsmöglichkeit. Auch wenn die Dokumente außerhalb des Unternehmens vorgehalten werden, müssen sie nach wie vor nahtlos in die Geschäftsprozesse eingebettet werden können. Das bedeutet, die Zugriffsmöglichkeit auf Dokumente in der Cloud muss vollkommen transparent sein – und entsprechende Schnittstellen für die Integration in das ERP-System müssen vorhanden sein.

Drittens sollte das Angebot in puncto Performance auf Herz und Nieren geprüft werden; sowohl Zugriffsgeschwindigkeit als auch Verfügbarkeit müssen den Anforderungen entsprechen. Vor allem im Mittelstand, wo kleine IT-Abteilungen viele Systeme betreuen müssen, macht es Sinn, sich auf externe Experten zu verlassen, die sich auf den Betrieb von DMS-Lösungen spezialisiert haben.
Allerdings ist es unerlässlich, dass der Partner neben der Cloud-Erfahrung das notwendige Wissen im DMS-Umfeld hat und Dienstleistungen wie Beratung im Compliance-Umfeld einbringen kann. Mittelständler sollten zudem darauf achten, dass das Angebot ein flexibles und attraktives Kostenmodell bietet und gleichzeitig transparent und einfach gestaltet ist.

Thomas Würstl,  Marketingleiter bei der Kühn & Weyh Software GmbHThomas Würstl: Wir konzentrieren uns auf die Dokumentenprozesse des Outputmanagements (OM): Dokument-erstellung und -weiterverarbeitung mit Aufgaben wie Porto-Optimierung oder DV-Freimachung sowie Versand und Archivierung.

Gerade Mittelständler können hier vom Cloud Computing enorm profitieren. Die technischen Aspekte wie Architektur, Performance oder Integration sind weitgehend gelöst. Es gilt vielmehr, eine passende Software als Service (SaaS) zu wählen, deren Funktionsstandard die eigenen Anforderungen abdeckt. Hierzu bieten sich nun auch professionelle Text- und Outputmanagementsysteme an, die früher wegen der hohen IT-Investitionen nicht in Frage kamen. Die Cloud macht’s möglich: Investitionskosten wandeln sich in geringere Betriebskosten, die Kundenkommunikation verbessert sich, man erzielt Marktvorteile.

Das ist einfacher gesagt als getan, denn die Verlagerung von Anwendungen in die Cloud trifft einen empfindlichen Nerv der Geschäftsführung, falls es um sensible Bereiche wie die Rechnungsschreibung geht: Es gilt, unterstützt durch die Branchenverbände vertragsrechtliche und juristische Fragen mit dem Anbieter zu klären, etwa Gewährleistung und Haftung, Nutzung, Vergütung, Recovery, Datenschutz etc. bis hin zum Ausstiegsszenario mit Wechsel des Anbieters. Letztendlich gehen Kunde und Provider im Cloud-Modell eine sehr enge Geschäftsbeziehung ein, von der die Beteiligten nur profitieren, wenn sie zu einer vertrauensvollen Zusammenarbeit finden.

ITM: Ein wichtiger Faktor ist und bleibt die Integration des elektronischen Dokumentenmanagements in die IT-Anwendungen des Unternehmens, sei es das ERP-System, sei es Office. Was zeichnet bei diesem Aspekt eine moderne Lösung aus?
Würstl:
Durchgängige, schlanke Prozesse! Denn Dokumenten- und Outputmanagementsysteme arbeiten am effizientesten als zentrale Drehscheibe für sämtliche Unternehmensdokumente aus allen Dokumentenprozessen, sei es die Korrespondenz oder seien es auch ERP- oder CRM-Dokumente.
Im Sinne durchgängiger, performanter Verarbeitungsprozesse sollten zeitgemäße Standards und Formate für den Daten- und Dokumentaustausch eingesetzt werden, beispielsweise XML.

Wenig modern ist der Einsatz aufwendiger Capturing- und Analyseverfahren, um veraltete, schwer konfigurierbare Anwendungen zu integrieren. Hier empfiehlt sich heute eine Neukonzeption in Richtung eines Corporate Output Management. Eine zukunftsorientierte Lösung verfügt über eine moderne Softwarearchitektur mit Ausfallsicherheit, 7x24-Betrieb, Skalierbarkeit und Eignung für die Cloud. Und natürlich lassen sich all die – zunehmend elektronischen – Ausgabekanäle kundenindividuell ansteuern. Man spricht hier von Multi-Channel.

Lörch: Egal ob aus CRM-, ERP- oder Office-Anwendungen heraus: Der Zugriff auf Dokumente muss vollkommen transparent für den Benutzer sein. Das heißt, der Anwender muss sich möglichst wenig Gedanken machen müssen, wie und wo er Dokumente ablegt.

Das Gleiche gilt für die Suche nach Informationen. Unabhängig davon, wo diese aufbewahrt werden – möglicherweise also auch außerhalb vom DMS-System – muss die Möglichkeit bestehen, schnell und einfach im Dokumentenbestand navigieren und Zusammenhänge zwischen Dokumenten erkennen zu können.

ITM: Auch der mobile Zugriff auf die Dokumente ist technisch längst möglich. Wie sollte er am besten gestaltet werden?
Lörch:
Mobiler Zugriff auf Dokumente ist mehr als nur spaßig; der geschäftliche Nutzen steht im Vordergrund. Aufgaben, die sich sinnvollerweise über mobile Devices wie iPhone, iPad oder Smartphones erledigen lassen, sollten im Vordergrund stehen. Dazu zählen die Rechnungsfreigabe oder das Nachlesen in Kundenakten. Dabei ist es wichtig, die Balance zwischen Funktionalität, Bedienbarkeit und Performance zu halten.

Würstl: Der Einsatz von Business-Apps auf mobilen Endgeräten steckt noch in den Anfängen, wird sich aber mittelfristig sicher etablieren. Die Bedienung der mobilen (HTML-basierten) Anwendungen sollte auf Desktop-Niveau liegen.

Aus organisatorischer Sicht spielt die Anbindung an die zentralen Backend-Prozesse wie Archivierung oder Outputmanagement eine entscheidende Rolle. Was derzeit die Euphorie bremst, ist die Tatsache, dass nicht flächendeckend von einer zuverlässigen Onlineverbindung ausgegangen werden kann. Das zwingt zu parallel arbeitenden Offlinesystemen, die sich mit der Zentrale synchronisieren, sobald wieder eine Verbindung besteht. Im Sinne eines durchgängig elektronischen Dokumentenmanagements sollte auf einen zusätzlichen Offline-Client bei der Auswahl der Lösung geachtet werden.

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