Manuel Egger, Sovanta AG, und Marcus Kotsch, Yaveon AG

Drei Fragen an...

Erreichbarkeit, Mobilität und Flexibilität sind nicht nur für Außendienstler, sondern auch für alle Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz am Schreibtisch kritische Erfolgsfaktoren – sei es im Verkauf, sei es im Lager oder im Management.

  • „Alle Beteiligten müssen sich bewusst sein, dass es nicht um die Gestaltung von hübscheren Oberflächen geht, die jetzt zusätzlich auch mobil erreichbar sind“, sagt Manuel Egger, Sovanta AG.

  • „Für klassische Prozesse im Bereich der Lagerverwaltung und der Service-Auftragsbearbeitung bietet es sich an,

Hier kann die Unterstützung durch mobile Endgeräte und entsprechende IT-Anwendungen im Mittelstand sehr viel Zeit sparen und die Qualität der Arbeit deutlich verbessern, etwa bei der routinemäßigen Abwicklung von Aufgaben, bei der Rückmeldung bzw. Quittierung von Ereignissen oder bei der Kommunikation, intern im Team oder extern mit Kunden und Lieferanten.

Auch im Lager und bei der Logistik können mobile Datenlösungen den Warendurchfluss beschleunigen, die Termintreue verbessern und viel Papier überflüssig machen. Hier geht es nicht nur um iPad und Smartphone, sondern auch um den guten alten „Scanner“ und um Technologien wie RFID. Wo und wie genau das am erfolgversprechendsten ist, erklären zwei Experten auf Anfrage von  IT-MITTELSTAND.

ITM: Welche klassischen ERP-Prozesse eignen sich besonders, wenn ein Mittelständler sie auch mit mobilen Endgeräten unterstützen will?
Marcus Kotsch:
Die zeitnahe und am Ort des Geschehens stattfindende Erfassung betriebswirtschaftlicher Daten in ERP-Systemen ist einerseits für Prozesse sinnvoll. Sie vereinfachen dann durch Dialogführungen die Bearbeitung logistischer Prozesse für den Mitarbeiter und erhöhen die Prozesssicherheit, etwa durch die Vermeidung von Fehlbuchungen. In erster Linie sind hier Prozesse im gesamten Bereich der Lagerverwaltung sowie des Versands zu sehen. Ziel hierbei ist die korrekte Zuordnung und Erfassung der für den jeweiligen Beleg geplanten Waren. Andererseits bieten sich mobile Endgeräte für wertschöpfende Prozesse außerhalb des Unternehmens an, wie die Bearbeitung von Serviceaufträgen oder die Projektdatenerfassung vor Ort sowie Bestelleingaben.

Manuel Egger: Alle Beteiligten müssen sich bewusst werden, dass es nicht um die Gestaltung von hübscheren Oberflächen geht, die jetzt zusätzlich auch noch mobil erreichbar sind! Heute geht es um eine neue Generation von Geschäftsanwendungen, die den Anwender in den Mittelpunkt rückt. Die Erfindung von Apps als Anwendungen und die Einfachheit als Maxime für die Bedienbarkeit sind die neuen Paradigmen, die jetzt unumkehrbar gelten.

Heute stehen oft Servicetechniker oder Vertriebsmitarbeiter im Fokus mobiler Prozesse. Die mobile Nutzung eines Vertriebssystems ist aber schon lange nicht mehr auf die Einsicht von Kundendaten beschränkt, sondern der Kern solcher Anwendungen ist, den Mitarbeiter in seinem Job effizienter zu machen. CRM-Funktionen, Analytics, Webinformationen, „Social Media“, Vertriebsdokumente oder Microsoft-Office-Funktionen werden kombiniert und kontextbezogen zur Verfügung gestellt, so dass eine einfache Nutzerführung am Ende dazu führt, dass ein CRM-System indirekt durch den Mitarbeiter aktualisiert wird.

Die Betrachtung sollte heute aber auch auf alle internen Mitarbeiter ausgeweitet werden, die ebenfalls mobil und  nicht unglücklich über einfache Anwendungen sind. Überall wo Daten oder Infrastrukturen vorhanden, aber nicht richtig zugänglich oder genutzt sind, überall hier sind Nutzenhebel, um durch einfachere, bedienbare und mobilfähige Anwendungen eine höhere Benutzerakzeptanz, einen höheren Nutzungsgrad,  eine gesteigerte Datenqualität und somit mehr Skaleneffekte aus den bestehenden  Infrastrukturen zu erzielen. Oft beginnt dies in der Geschäftsführung, wo Reporting papierfrei über Apps konsumiert wird und sich durch alle Unternehmens-bereiche zieht, um Manager und Mitarbeiter in  Finanz-, Personal oder Einkaufsprozessen besser einzubinden.

ITM: Was ist zu tun, wenn der IT-Leiter auch firmenindividuelle Prozesse mobilisieren möchte? Gibt es dafür Standardkomponenten, Frameworks oder Templates, auf die er dabei aufbauen kann – oder ist eine vollständige Neuentwicklung anzuraten?
Egger:
Auf keinen Fall von der Datenbank her kommen und überlegen, wie man die vorhandenen Funktionen der IT-Systeme zum Anwender bekommt. Die einzig erfolgreiche Herangehensweise ist, vom Benutzer aus rückwärts zu denken und anhand des vorliegenden Use Cases das notwendige Interaktionsdesign festzulegen. Und das im ersten Schritt völlig losgelöst von technischen Rahmenbedingungen.

Design Driven Development (D3) ist dazu die Entwicklungsmethode. Darüber hinaus ist auch die Philosophie entscheidend, nach der Experten zusammen arbeiten müssen. Die Entwickler spielen hier keineswegs eine untergeordnete Rolle, sondern sind von Beginn an beratend beteiligt, um kreative Lösungen dafür zu finden, wie die gewünschten Funktionen und Interaktionen umgesetzt werden können. Der richtige Partner bringt neben viel Erfahrung auch Komponenten und bestehende Bibliotheken mit ein, so dass Entwicklungszyklen klein gehalten werden. Nur das Zusammenspiel von Businesskenntnis, technischem Know-how (Frontend/Backend-Development) und Designexpertise ermöglicht es, herausragende Anwendungen zu erschaffen!

Kotsch: Hier ist der firmenindividuelle Prozess bzw. dessen Abbildung im vorhandenen ERP-System ausschlaggebend. Für klassische Prozesse im Bereich der Lagerverwaltung und der Serviceauftragsbearbeitung bietet es sich an, auf vorhandene Templates aufzusetzen, die gegebenenfalls für spezifische Anforderungen modifiziert werden können. Bei sehr individuellen Prozessen ist die Möglichkeit der Neuentwicklung verstärkt zu berücksichtigen, um die optimale Integration in die nachgelagerten ERP-Prozesse zu gewährleisten. Bei Yaveon setzen wir hier auf standardisierte Schnittstellenmanager, die die Einbettung fremder Prozessabläufe harmonisieren.

ITM: Auf welche Standards sollten IT-Chefs setzen, damit angesichts der enormen Endgerätevielfalt und der rasanten Entwicklung bei mobilen Endgeräten eine langfristig nutzbare Lösung entsteht?
Egger:
Das jeweilige Anwendungsszenario gibt die Rahmenbedingungen dafür vor, welche Technologie richtig oder falsch ist. Somit darf man technisch nicht nur auf ein Pferd setzen!

Ein mobiler Stellenmarkt z.B. wird nicht nativ als App zur Verfügung stehen, denn es muss eine Heterogenität an Devices adressiert werden, da sonst zu wenig Reichweite erlangt wird. Ein konkretes CRM-Szenario, das an eine genau bestimmte interne Zielgruppe mit firmenspezifischen Geräten ausgerollt wird, kann aber durchaus nativ bereitgestellt werden.

Technologien, die sich in diesem Jahr noch in der Breite zusätzlich durchsetzen werden, sind Windows 8, HTML5 oder SAP UI5. Diese Technologien bilden vor allem den Bereich der hybriden Apps wichtige Leitplanken, die man verstehen und richtig in die Umsetzung einbinden muss.

Kotsch: Mobile Endgeräte sollten den neusten Stand der
webbasierten Darstellung von Informationen erfüllen. Betriebssysteme auf den mobilen Endgeräten sollten zugänglich sein und Standardsoftwarekomponenten wie z.B. SQL-Datenbanken unterstützen.

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