Peter Prestele, Flexera Software, und Georg Herrnleben, BSA The Software Alliance

Drei Fragen an...

Für Firmen in Europa, die wegen Softwarelizenzvergehen ertappt worden sind, war 2012 ein teures Jahr: 12,5 Mio. Euro mussten sie an Schadenersatz und Lizenzierungskosten zahlen, gab der Branchenverband BSA The Software Alliance bekannt. Dies sind fast 400.000 Euro mehr als im Jahr zuvor. Deutsche Firmen waren daran mit 2 Mio. Euro beteiligt.

  • Peter Prestele, General Manager EMEA bei Flexera Software

  • Georg Herrnleben, Senior Director EMEA der BSA The Software Alliance

Die Zahl der außergerichtlichen Einigungen stieg um elf Prozent, die Summe der Schadenersatz- und Lizenzierungszahlungen um vier Prozent. Doch gab es, anders als 2011, keine außergewöhnlich großen Fälle. Auch gehen die Fälle zurück, in denen in Unternehmen ohne Absicht unlizenzierte Software eingesetzt wird. Die vorsätzlichen Lizenzsünder müssen sich zunehmend die Frage stellen, ob sie in Kauf nehmen wollen, ertappt zu werden. Denn das Risiko nimmt zu. Vor diesem Hintergrund sprachen wir mit zwei Experten darüber, wie Mittelständler sich bei Management der Softwarelizenzen sauber positionieren können.

ITM: Worauf müssen mittelständische Firmen besonders achten, um beim Software-Einsatz nicht unfreiwillig zum „Lizenzsünder“ zu werden?
Georg Herrnleben:
Software ist Teil des Betriebskapitals wie andere Güter auch – Fuhrpark, Hardware oder Büromöbel. Es darf nicht allein Sache der IT-Abteilung sein, die Lizenzierung sicherzustellen, sondern muss Teil der Buchhaltung und des Controllings sein. Wenn diese Philosophie der ordentlichen betriebswirtschaftlichen Verwaltung in einem Unternehmen verankert ist, dann ist die wichtigste Voraussetzung gegeben, unfreiwillige Unterlizenzierung zu vermeiden.

Leider ist das noch nicht überall gegeben. Zu oft achten gerade kleinere mittelständische Unternehmen nicht genug auf ihre Software. Sie kaufen und installieren ad hoc und stückweise bei jedem neuen Mitarbeiter. Oder überlassen es dem IT-Mitarbeiter mit dem niedrigsten Rang, für einen funktionsfähigen Arbeitsplatz zu sorgen. Dokumentation oder Planung besitzen dabei eher weniger Priorität. Erst ab einer gewissen Firmengröße beobachten wir solche Zustände seltener.

Peter Prestele: Zunächst einmal sollte Software zentralisiert beschafft werden. Probleme treten dann auf, wenn Abteilungen ihre eigenen Lizenzen besorgen. Beispielsweise werden so mehrere unterschiedliche Produkte mit ähnlicher Funktionalität eingesetzt. Daher sollten die eingesetzten Softwareprodukte auch standardisiert werden. Mit einer dezentralen Beschaffung lässt sich das nicht erreichen.

Dann sollte die Installation von Softwareprodukten im Alleingang unterbunden werden. Besser ist es, wenn Endbenutzer über ein spezielles Tool die Software anfordern können, die sie brauchen. Unternehmenseigene App-Stores tragen zur Standardisierung der eingesetzten Softwareprodukte bei, da dort nur die Produkte zur Auswahl angeboten werden, die vom Unternehmen empfohlen werden. Schließlich sollte die Ausmusterung von Computern mit der Lizenzverwaltung ineinandergreifen. Normalerweise wird die Festplatte gelöscht, bevor das Gerät entsorgt wird. Spätestens dann sollte die Software darauf aus dem Bestandsverzeichnis gelöscht werden, damit alle Lizenzen, die nicht an einen OEM gebunden sind, bei Bedarf neu vergeben werden können.

ITM: Was können Mittelständler tun, die nicht unnötig viel Geld für Beschaffung und Besitzkosten von Software ausgeben wollen?
Prestele:
Viele haben bereits in eine Lösung für IT-Asset-Management oder Bestandsverwaltung investiert. Eine Optimierung der Software-ressourcen verspricht weitere Vorteile. Hierzu ist eine Bestandsaufnahme der erste Schritt. Eine wirksame Software-Lizenz-Optimierung setzt voraus, dass die installierten Produkte mit den beschafften Produkten abgeglichen werden. Hierbei sind Produktnutzungsrechte jeder Software mit dem Ziel zu berücksichtigen, den Lizenzverbrauch zu minimieren und die laufenden Softwarekosten
zu senken. Produktnutzungsrechte werden in Form von Software-Lizenz-Verträgen festgeschrieben und gestatten dem Unternehmen die Nutzung der Software. Dazu zählen z.B. Upgrade- oder Downgrade-Rechte, aber auch Zweitnutzungs- oder
Virtualisierungsrechte. Mit einem besseren Verständnis dieser Rechte lassen sich Lizenzverbrauch und Lizenzausgaben deutlich senken.

Herrnleben: Gerade in Branchen, die große Dynamik aufweisen, oder bei Betrieben, die stark auf Projektgeschäft angewiesen sind, können die Mitarbeiterzahlen stark schwanken. Hier kann es passieren, dass in der Hektik des produktiven Geschäfts Unter- und Überlizenzierungen aufgebaut werden, bisweilen sogar gleichzeitig. Das beste Mittel dagegen ist ein effizientes „Software Asset Management“ (SAM), mit dem der Bestand wie auch der tatsächliche Bedarf erfasst, regelmäßig kontrolliert und geplant werden kann. SAM-Prozesse steigern die Effizienz der eingesetzten Software, optimieren Kosten und erhöhen die IT-Sicherheit.

Für einige Branchen sind entsprechende Prozesse als Teil von Compliance-Anforderungen marktüblich und werden von Kunden oder Regularien gefordert, so etwa bei Banken. Wir fordern schon seit längerem, dass auch für öffentliche Ausschreibungen eine klare Vorgabe an die Software-Lizenz-Treue gilt. Bislang ist diese noch etwas nebulös in der Forderung der allgemeinen Rechtstreue verborgen. Nichtsdestotrotz sind vor allem Firmen, die von öffentlichen Aufträgen leben, stark daran interessiert, ihre SAM-Leistungen zu dokumentieren.

ITM: Welche Tipps haben Sie für IT-Leiter, die Aufbau und Pflege des Software- und Lizenzinventars automatisieren wollen?
Prestele:
Sie sollten die Software-Lizenz-Berechtigungen mit dem Bestand an Hardware und Software abgleichen, um eine Momentaufnahme der Lizenzposition zu erhalten. Davon ausgehend sollten sie Tools und Prozesse einrichten, die alle Bestands- und Beschaffungsdaten aktuell halten. Dazu zählen die regelmäßige Datenerhebung von Hardware- und Softwarebeständen sowie die Verwaltung der Lizenzberechtigungen (Bestellungen, Verträge) in einem zentralen Asset Management Repository. Das stellt die fortlaufende Konformität mit den Lizenzbestimmungen sicher.

Werden zudem die Software-Produkt-Nutzungsrechte und die vertraglich ausgehandelten Regelungen sinnvoll eingesetzt, werden außerdem nur tatsächlich benötigte Lizenzen beschafft. Schließlich sollte man Werkzeuge der „Business Intelligence“ nutzen, um anhand von Trends den künftigen Softwarebedarf zu ermitteln, gegenüber Softwareherstellern eine bessere Verhandlungsposition zu haben und eine genaue Budgetierung sicherzustellen.

Herrnleben: Das hängt zu stark von der Struktur des Unternehmens, der verwendeten Software, den Lizenzmodellen und den bereits vorhandenen Controlling-Werkzeugen ab, um eine allgemeingültige Antwort geben zu können. Wichtig ist die erwähnte Einbindung in die Verwaltung der gesamten Betriebsgüter. Der erste Schritt dazu ist oft eine Zentralisierung von Dokumentation, Einkauf, Einsatz und Planung. Sehr oft ergeben sich die nächsten Schritte dann logisch daraus.

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