Schluss mit Liquiditätsengpässen

E-Invoicing im Mittelstand

Auch 2016 ist die Papierrechnung aus dem Geschäftsalltag immer noch nicht verschwunden. Selbst in der öffentlichen Verwaltung, für die E-Invoicing ab 2018 verpflichtend wird, geht die Umstellung nur sehr schleppend voran. Dabei sparen Unternehmen mit papierlosen Rechnungs­prozessen nicht nur Zeit, sondern bares Geld. Von diesen Einsparungen profitiert besonders der Mittelstand.

Rechnung

Technisch ist es längst möglich, alle Dokumentenprozesse digital abzubilden.

Denn diese Unternehmen müssen ganz besonders auf ihre Finanzen achten, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Mit der Umstellung auf E-Invoicing könnten Mittelständler ihre finanzielle Lieferkette optimieren und mit modernen Finanzierungsmöglichkeiten, wie etwa der Rechnungsfinanzierung, finanzielle Engpässe im Keim ersticken.

Technisch ist es längst möglich, alle Dokumentenprozesse – vom Bestellschein bis hin zur Rechnung – automatisiert und digital abzubilden. Besonders wirtschaftlich spricht alles für E-Invoicing, denn so können Informationen ohne Zeitverlust fehlerfrei verarbeitet werden, alle Rechnungen sind im Blick und werden gegebenenfalls sogar schneller bezahlt – was wiederum zu einer höheren Ausnutzung von Skonti auf Empfängerseite führt. Eine Umstellung auf E-Invoicing kann für Unternehmen bis zu 60 Prozent geringere Prozesskosten bedeuten.

Zögerliche Digitalisierung

Tatsächlich erfolgt die Digitalisierung nur zögerlich: Laut Billentis Report 2015 hat kaum ein Drittel (27 Prozent) der deutschen Unternehmen das Potential von E-Rechnungen erkannt, noch weniger setzen auf vollständig digitalisierte Rechnungsprozesse. Die Archivierung eines Dokuments oder die Freizeichnung erfolgt in vielen Fällen weiterhin in Papierform.

Insbesondere Mittelständler zögern bei der Digitalisierung, da sie ein aufwendiges Projekt und einen langwierigen Umstellungsprozess befürchten. Die Angst vor kostspieligen Fehlentscheidungen sitzt tief. Ein weiteres Problem ist die Fehleinschätzung, E-Invoicing-Lösungen seien zu teuer und zu komplex für das Rechnungsvolumen, über das ein mittelständisches Unternehmen verfügt. Dabei gibt es längst Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten sind und den kompletten Prozess der Rechnungsbearbeitung – vom Eingang über die Freigabe bis hin zur Verbuchung in beliebigen Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP) – abdecken.

Finanzielle Risiken verringern

Für Unternehmen entsteht der Mehrwert der Digitalisierung nicht einzig durch die elektronische Rechnungsverarbeitung, sondern durch die Umstellung aller nachgelagerten Rechnungsprozesse. Beispielsweise ermöglichen Supply-Chain-Finance-Ansätze, wie sie etwa Crossinx anbietet, zusätzliche Zwischenfinanzierungen oder die optimale Ausnutzung von Skonti und Discounts. Dadurch wird nicht nur die Liquidität im Unternehmen erhöht, sondern gleichzeitig werden Kosten reduziert, das Working Capital optimiert und insgesamt finanzielle Risiken verringert.

Dies ist ein Artikel aus unserer neuen Print-Ausgabe. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo frei Haus.

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von Supply Chain Finance. Nicht selten hängt die Sicherung der eigenen Existenz davon ab, da gerade jene Firmen immer wieder mit Liquiditätsengpässen zu kämpfen haben. Da kurz- und mittelfristige Bankkredite in den letzten Jahren immer unattraktiver geworden sind, müssen Unternehmen auf andere Formen der Finanzierung ausweichen.

Klassisches Factoring ersetzt

Neue Formen der Zwischenfinanzierung erlauben es, dass Unternehmen nicht mehr bis zu 90 Tage auf ihr Geld warten müssen, sondern auf Knopfdruck eine Finanzierung einzelner Rechnungen erhalten. Damit wird das klassische Factoring ersetzt, insbesondere, wenn über E-Invoicing-Netzwerke schon die inhaltliche Freigabe der Rechnung vom Käufer vorliegt und somit kein Risiko mehr bei der Finanzierung besteht, sind günstigere Konditionen möglich.

Über ähnliche neue Lösungen der Zwischenfinanzierung können die eigenen Kreditorenrechnungen schneller bezahlt und somit überhaupt das vom Lieferanten angebotene Skonti realisiert werden. Größere Unternehmen bieten auch immer stärker die Vorfinanzierung der Rechnungen ihrer Lieferanten mithilfe der eigenen Liquidität. Diese als Dynamic Discounting bezeichneten Modelle helfen dem Mittelstand ebenfalls, Liquiditätsengpässe zu überwinden.

Noch selten in die Tat umgesetzt

Bei der Wahl des E-Invoicing-Anbieters sollten Unternehmen darauf achten, dass dieser alle nationalen und internationalen steuerrechtlichen Anforderungen inklusive entsprechender Zertifizierungen erfüllt, neue Lösungen zur Finanzierung von Rechnungen anbietet und dass seine Lösung integrierbar in bestehende ERP-Systeme ist. Es wurde schon oft gesagt: Unternehmen müssen auf E-Invoicing umstellen. Denn der aktuelle Gesetzentwurf des BMI sieht den obligatorischen Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber vor. Da fast alle Unternehmen der Privatwirtschaft Lieferant der öffentlichen Auftraggeber sind, führt der Gesetzentwurf dazu, dass alle Unternehmen – auch im Mittelstand – künftig verpflichtet sind, ebenfalls elektronische Rechnungen auszustellen. Je früher Mittelständler also mit der Umstellung beginnen, desto besser.


Bildquelle: Thinkstock/ iStock

©2019Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok