Datenversand direkt aus Dynamics NAV

E-Mails als Waffe gegen Schatten IT

Der Software-Anbieter Cryptshare AG und der Microsoft-Spezialist Orgavision bieten nun eine gemeinsame Lösung an, die E-Mail-Sicherheit und datenschutzkonforme Geschäftskommunikation ermöglichen soll. Mit „Cryptshare for NAV“ ist der verschlüsselte und größenunabhängige Versand von E-Mails und Dateien ab sofort direkt aus Microsoft Dynamics NAV und Dynamics 365 Business Central möglich.

E-Mails als Waffe gegen Schatten IT

Wenn z.B. Dokumente oder Dateien nicht versandt werden können, greifen Mitarbeiter oft zu "Überbrückungslösungen" wie USB-Sticks oder Cloud-Lösungen – so entsteht eine Schatten-IT.

Das Herz der Unternehmens-IT schlägt im ERP-System. Doch die Anforderungen an ein solches System, das gleichzeitig eine entscheidende Rolle bei der Digitalisierung der Firmen spielt, ändern sich in Zeiten der digitalen Transformation. ERP-Lösungen müssen aufgrund der massiv ansteigenden Datenmengen eine ganz besondere Stabilität und Leistungsfähigkeit an den Tag legen, während die Sicherheit immer stärker in den Fokus rückt.

Daten sind das „wahre Gold“ des digitalen Zeitalters, ihre Sicherheit und Integrität spielen eine immer bedeutendere Rolle. Doch um die gesammelten Datenmengen sinnvoll nutzen zu können, müssen Unternehmen zuerst bestimmte Voraussetzungen erfüllen. So bestehen spätestens seit Einführung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung rechtliche Anforderungen, die sie in ihrer täglichen Arbeit umsetzen müssen: Wie stellen sie sicher, dass Informationen geschützt und nachvollziehbar beim gewünschten Empfänger ankommen? Welche Lösung, die den sicheren und DSGVO-konformen Datenaustausch ermöglicht, lässt sich einfach bedienen, verursacht keinen zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter und verhindert so die Entstehung einer „Schatten-IT“?

Mit der Integration Cryptshare for NAV sollen Anwender Dokumente und Dateien direkt aus ihrer vertrauten Arbeitsumgebung heraus mit nur wenigen Klicks verschlüsseln und versenden können. Das Kopieren in die Zwischenablage sei nicht mehr nötig, Systembrüche ließen sich vermeiden, und die Nachvollziehbarkeit des Versandprozesses sei ebenfalls gegeben.

DSGVO: Verschlüsselung personenbezogener Daten

Was auch in Zusammenhang mit der DSGVO relevant ist: Die Verordnung, die vor knapp einem Jahr im Mai 2018 endgültig in Kraft getreten ist, spricht in vielen Fällen bewusst vage vom „Stand der Technik“ und von „angemessenem Schutz“, fordert jedoch explizit die „Verschlüsselung personenbezogener Daten“.

Bei der neuen Lösung könnten Unternehmen hierfür verschiedene Abstufungen definieren. Für Anwender bestehe die Möglichkeit, drei Varianten zu kombinieren: „Betreff verschlüsseln“, „Nachricht verschlüsseln“ und „Name Dateianhang verschlüsseln“ – Dateianhänge werden in jedem Fall verschlüsselt. Zusätzlich können sie bei der Passwortvergabe wählen, hier lauten die Optionen „generiert“, „manuell“ und „kein Passwort“.

Verschlüsselung nicht zu Lasten des Nutzers

Überhaupt kommt der E-Mail eine Schüsselrolle zu. Sie hat sich in der heutigen Geschäftswelt längst als Hauptkommunikationsmittel etabliert, ist einfach zu bedienen und universell verfügbar. Nachrichten und Dateien werden meist über diesen Weg für Kunden, Geschäftspartner und Arbeitskollegen bereitgestellt. Gerade hier kommen jedoch Sicherheitsfragen ins Spiel, denn E-Mail-Systeme sind ein bevorzugtes Angriffsziel von Cyberkriminellen, Hackern und Wirtschaftsspionen. Zumal gerade große Datenmengen, die sich nicht per E-Mail versenden lassen, Mitarbeiter dazu verleiten können, andere Hilfsmittel zu verwenden – wie USB-Sticks, File-Sharing-Lösungen oder Cloud-Dienste, die sie vor allem aus dem privaten Bereich kennen. Das Ergebnis ist der bereits angesprochene, unter dem Schlagwort „Schatten-IT“ bekannte Einsatz nicht autorisierter Software im Unternehmen.

Gleichzeitig werden in Zeiten der digitalen Transformation Lösungen immer umfangreicher, wird die dahinterstehende IT immer komplexer – während Kunden und Geschäftspartner zunehmend digitale Prozesse fordern. Sie erwarten beispielsweise die automatisierte Auftragsabwicklung, inklusive direkter Auftragsbestätigung, Lieferzusage und Rechnung im Postfach. Hier führen vorbelegte Felder zu Zeitersparnis: Beim Belegversand werden Absenderinformationen, die (editierbare) Empfängeradresse sowie die (ebenfalls editierbare) Betreffzeile automatisiert befüllt.

Bild: gettyimages/iStock

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