Auma Riester setzt auf Plenus

E-Procurement-Lösung eingeführt

Die E-Procurement-Lösung sorgt für effiziente Beschaffung von Nichtproduktions- und Investitionsgütern beim Mittelständler.

Auma Riester, der Hersteller von Stellantrieben und Armaturengetrieben aus Müllheim bei Freiburg, setzt Plenus Business Procure Desktop 9 ein, um Nichtproduktionsgüter effizient zu beschaffen. Zusätzlich realisiert Auma Riester über die E-Procurement-Lösung  den kompletten Anforderungs- und Genehmigungsprozess für Investitionen, einschließlich Budgetüberwachung. Der Einkaufsprozess verläuft durch die Lösung komplett elektronisch, so dass sich Abläufe effizient organisieren und lückenlos dokumentieren lassen. Zudem ist Auma Riester in der Lage, Lieferanten zu bündeln und günstige Einkaufsbedingungen zu erzielen. Durch den internen Onlineshop und den schlanken Bestellprozess bleibt dem Einkauf von Auma Riester mehr Zeit, sich auf Kernaufgaben zu konzentrieren, darunter Lieferantenbewertung und -auswahl sowie Preisverhandlungen.

Beschaffung von Nichtproduktions- und Investitionsgütern

Bei Auma Riester arbeiten seit Juni 2015 fünf Einkäufer und rund 350 Anforderer mit Plenus Business Procure Desktop 9. Die Einkäufer sind für die gesamte Beschaffung von Nichtproduktionsgütern verantwortlich. Dazu gehören unter anderem IT-Ausstattung, und Möbel, Verpackungen, Arbeitsplatzeinrichtungen, Gebäudetechnik, Dienstleistungen und Messmittel. „Mit der neuen Lösung beschafft unser Team sämtliche Nichtproduktionsgüter über einen einheitlichen, firmeneigenen Onlineshop“, erklärt Carsten Vöckler, als Teamleiter zuständig für den Einkauf von Nichtproduktionsgütern bei Auma Riester. „Hinzu kommen Investitionen für Maschinen, Werkzeuge und Fahrzeuge.“

Freigabeworkflow und Budgetüberwachung für Beschaffung von Investitionsgütern

Bei der Beschaffung von Investitionsgütern kommt der Genehmigungsworkflow zum Einsatz. „Der Antragsteller legt den Investitionsantrag mit allen Informationen an, darunter Investitionsgrund, -zweck und -art sowie beliebige Dateianhänge. Abhängig von Wertgrenzen, Warengruppen und Kontierung  werden die Anträge durch das Controlling, Fachabteilungen, Bereichsleiter oder die Geschäftsführung freigegeben“, erklärt Carsten Vöckler. „Dabei ist ein mobiler Zugang verfügbar, so dass die Verantwortlichen Vorgänge von Smartphones oder Tablets aus genehmigen und ablehnen können. Die integrierte Budgetüberwachung stellt sicher, dass das Gesamtbudget nicht überschritten wird.“

Schlanker elektronischer Einkaufsprozess

Carsten Vöckler erklärt: „Bisher verliefen viele Vorgänge papierbasiert und ohne ERP-Anbindung. Die Anforderer konnten eigenmächtig Lieferanten und Artikel auswählen. Eine Bewertung und Konsolidierung von Lieferanten oder Rahmenverhandlungen waren kaum möglich. Jetzt können Bedarfe gebündelt und mit Lieferanten vorteilhafte Konditionen vereinbart werden. Gleichzeitig sind alle Abläufe elektronisch erfasst. Damit verlaufen die Einkaufsvorgänge schnell und zuverlässig dokumentiert.“ Lieferanten von Auma Riester schalten sich auf das System, um Daten zu Angeboten oder Auftragsbestätigungen direkt einzupflegen. Danach erhalten die Anforderer automatisch aktuelle Informationen, zum Beispiel Liefertermine und Wareneingangsmeldungen. „Letztendlich bleibt uns mehr Zeit für Kernaufgaben wie Lieferantenbewertungen und -auswahl oder Rahmenverhandlungen“, so Carsten Vöckler.

Funktionalität, Bedienbarkeit und Mittelstandsorientierung entscheidend

„Im Auswahlprozess haben wir mehrere Anbieter von E-Procurememt-Lösungen verglichen, darunter große, bekannte Anbieter“, berichtet Carsten Vöckler. „An Plenus haben uns die komplette Funktionalität und intuitive Bedienbarkeit begeistert. Außerdem wurde schnell klar, dass der Anbieter auf mittelständische Unternehmen unserer Größe spezialisiert ist. Inzwischen wurden viele kleine Anpassungen an unsere Geschäftsprozesse vorgenommen. Auf Supportanfragen erhalten wir entweder sofort oder innerhalb weniger Stunden kompetente Rückmeldungen.“

Auma Riester setzt die Anwendung seit Juni 2015 an seinem Hauptsitz in Müllheim ein. Bis ins erste Quartal 2016 hinein wird Auma Riester das System auf weitere sieben Standorte in Deutschland ausweiten. Damit werden rund 1.000 der insgesamt circa 1.300 Mitarbeiter des Unternehmens in Deutschland Plenus Business Procure Desktop nutzen.

Die E-Procurement-Lösung ist bei Auma Riester mit dem ERP-System Ifax sowie mit einem Archiv- und Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Easy integriert, das alle Unterlagen zu den Einkaufsvorgängen von der Bedarfsmeldung über Freigaben, Bestellungen und Angebotsbestätigungen bis hin zu Rechnungen und Lieferscheinen dokumentiert.

Bildquelle: Plenus

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