Karsten Renz, Optimal Systems

ECM als Datendrehscheibe

Interview mit Karsten Renz, CEO der Optimal-Systems-Unternehmensgruppe

Karsten Renz, Optimal Systems

„Die ECM-Software sollte Geschäftsprozesse genauso modellieren können, wie sie jeweils gebraucht werden“, betont Karsten Renz, CEO der Optimal-Systems-Unternehmensgruppe.

ITM: Herr Renz, die Unternehmen kämpfen mit einer stetig wachsenden Informationsflut. Wie schätzen Sie vor diesem Hintergrund das derzeitige Marktpotential für effizientes Dokumentenmanagement ein?
Karsten Renz:
Wir haben von der anhaltend starken Nachfrage nach Software für Informationsmanagement profitiert. Bereits im vergangenen Mai hatten wir die positive Stimmung des IT-Verbands Bitkom bestätigt, wonach rund 78 Prozent der Hightech-Firmen ein Umsatzplus erwarteten, und zunächst mit einem Gesamtumsatzwachstum von 10 Prozent im Jahr 2011 gerechnet. Wir erwarteten ein spannendes Jahr und so ist es auch gekommen: Wir haben das Jahr 2011 mit einer Umsatzsteigerung von knapp 18 Prozent abgeschlossen. Der Wachstumstrend bleibt bei uns ungebrochen und liegt erneut über dem Branchendurchschnitt. Laut Bitkom läuft die Geschäftsentwicklung der ITK-Branche deutlich besser als die Gesamtwirtschaft und wirkt damit als stabilisierender Faktor für die Konjunktur. Optimal Systems trägt seinen Teil dazu bei. Bitkom prognostiziert für 2012 ein Wachstum von 1,6 Prozent für die ITK-Branche und etwa 8 Prozent für den ECM-Markt (Enterprise Content Management). Wir streben an, unseren Marktanteil in 2012 zu erhöhen und freuen uns, die 30-Millionen-Marke zu knacken.

ITM: Kommen Unternehmen heutzutage überhaupt noch ohne eine Dokumentenmanagementlösung aus?
Renz:
Im Unternehmen steht und fällt alles mit Informationen. Diese müssen, wenn benötigt, überall vorhanden sein und dabei sinnvoll gefiltert, koordiniert bearbeitet und sicher aufbewahrt werden. ECM schafft insofern Wettbewerbsvorteile, die Zeit und Kosten sparen, die Transparenz und Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter verbessern und zu der Automatisierung von Arbeitsabläufen beitragen. Die Entscheidung liegt darin, ob es weiter hinnehmbar ist, dass ein Mitarbeiter E-Mails, auf die auch andere zugreifen müssen, noch im seinem persönlichen Outlook-Posteingang ablegt. Oder dass der Sachbearbeiter Aufträge nicht zeitgerecht bearbeiten kann, weil die Aktenordner gerade ausgeborgt sind.

Wussten Sie, dass 30 bis 40 Prozent der täglichen Gesamtarbeitszeit auf manuelle Dokumentenverarbeitung entfallen? Laut einer Studie der Gartner Inc. kann eine ECM-Lösung diese manuelle Dokumentverarbeitung um bis zu 70 Prozent reduzieren! Dabei haben wir das Thema Compliance noch gar nicht angesprochen: Wissen zu verlieren oder durch falsches Ablegen nicht mehr wiederzufinden, ist nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer. Die Ablage und revisionssichere Archivierung sämtlicher Dokumente und Informationsarten in digitaler Form ermöglicht es, Wissen langfristig zu sichern – die Basis eines jeden Unternehmens.

ITM: Inwiefern fragt der Mittelstand entsprechender Lösungen nach?
Renz:
Enterprise Content Management ist ein zunehmend strategischer Bestandteil der IT-Landschaft geworden, das ist unbestritten und spiegelt sich in den genannten Marktzahlen wieder. Die Nachfrage nach Lösungen für digitale Archivierung und Dokumentenmanagement etc. ist groß. Unter den meistgefragten Themen finden sich ECM-basierte Lösungen für automatisierte Post- und Rechnungseingangsbearbeitung, digitale Akten bzw. elektronisches Aktenmanagement, Management von E-Mails sowie Prozessautomatisierung/Workflow.

ITM: Welche einzelnen Schritte sollte der Anwender berücksichtigen, wenn er sich für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) entscheidet? Wie geht er vor?
Renz:
In jedem Fall sollte vor einer Produktauswahl eine Analyse der eigenen Unternehmensprozesse und Informationsflüsse erfolgen. Danach fällt die Software- und Herstellerauswahl viel leichter, denn es liegen grobe Bewertungskriterien und exakte Vorstellungen für Test- und Präsentationsszenarien vor. Funktionsvielfalt, Skalierbarkeit und Flexibilität einer Software müssen mindestens ebenso intensiv geprüft werden, wie die mögliche Differenz zwischen Einstiegspreis und Gesamtprojektkosten.

Neben den horizontalen Standardprozessen wie Rechnungseingang oder Bewerbermanagement, die in unterschiedlichen Branchen recht ähnlich ablaufen, gibt es in jedem Unternehmen eine große Anzahl von Ausnahmeregelungen. Die ausgewählte Software muss in der Lage sein, eine Lösung für diese Ausnahmen anzubieten, auch wenn IT nicht das Allheilmittel ist. Die ECM-Software sollte Geschäftsprozesse genauso modellieren können, wie sie jeweils gebraucht werden. Wichtig in diesem Zusammenhang ist es auch, dass die Software ohne zusätzlichen Programmierungsaufwand individuell angepasst werden kann – freie Konfigurierbarkeit.

Unsere Erfahrungen zeigen, dass es besonders für Mittelständler oft sehr sinnvoll ist, mit einem übersichtlichen Projekt anzufangen – z.B. mit einer Abteilung und Lösung wie Rechnungseingangsbearbeitung oder Vertragsmanagement, um diese dann schrittweise auszubauen und ggf. an wechselnde Anforderungen anzupassen. Last but not least soll man auf die Benutzerfreundlichkeit der Software achten. Ergonomie wird eine hohe Bedeutung für die Effizienz von Arbeitsabläufen sowie für die Anwenderakzeptanz einer Software beigemessen. Allein durch die kürzeren Mausbewegungen und die geringere Anzahl an Klicks sparen Anwender Zeit, arbeiten komfortabler und effizienter.

ITM: Wie schätzen Sie den Einfluss der Themen „Cloud Computing“ und „Mobility“ auf den Bereich Dokumentenmanagement ein?
Renz:
Beide Keywords „Cloud“ und „Mobility“ sind Antworten auf die tatsächlichen Anforderungen der Anwender: Wir arbeiten alle fast ausschließlich digital und wir sind mobil. Informationen sollen fließen, Unternehmenswissen überall und jederzeit verfügbar sein. Für ECM-Softwarehersteller ist es wichtig, Kunden durch eine Vielzahl von Schnittstellen die Orchestrierung ihrer Daten und Geschäftsprozesse in Projekten so einfach wie möglich zu machen – standortunabhängig, auch mobil.

Die Cloud ist immer noch von vielen Fragezeichen umgeben, und es wird einige Zeit brauchen, für Aufklärung zu sorgen, vor allem weil jeder von Cloud Computing redet, aber nicht jeder dabei dasselbe meint. Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, welche Vor- und Nachteile Softwaremiete im Vergleich zum Lizenzkauf für die jeweilige Organisation bedeuten. Neben Preismodellen und Laufzeiten müssen auch Kriterien wie die Sicherheit, Funktionalität und Grad der Standardisierung berücksichtigt werden.

ITM: Wie lässt sich das Dokumentenmanagement zukünftig noch effizienter gestalten? Welche Entwicklungen sind denkbar?
Renz:
ECM wird sich zunehmend als Datendrehscheibe für das gesamte Unternehmenswissen entwickeln: Um alle möglichen Dienste zu verbinden und digitale Medienbrüche zu vermeiden, werden weitere Schnittstellen und weitere Services integriert.

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