„Digitale Agenda“ der Europäischen Kommission

Etablierung der E-Rechnung

Im Interview berichtet Jörg Pretzel, Sprecher der Geschäftsführung von GS1 Germany, inwieweit das Thema „ZUGFeRD“ bereits in den Großunternehmen angekommen ist und welche Möglichkeiten das Datenmodell bietet.

Jörg Pretzel, GS1

„Wir schicken Rechnungen statt über die Landstraße ab sofort über die digitale Autobahn“, sagt Jörg Pretzel, Sprecher der Geschäftsführung von GS1 Germany.

IT-DIRECTOR: Herr Pretzel, inwieweit ist das Thema „ZUGFeRD“ bereits bei den Großunternehmen angekommen? Inwiefern nutzen sie dieses Datenmodell?
J. Pretzel:
Die Phase der Umsetzung hat bereits begonnen. Erste Softwarelösungen, die auf das ZUGFeRD-Format setzen, wurden bereits als Prototypen vorgestellt. Seit Juni steht der sogenannte Release Candidate zur Verfügung. Und der Bedarf ist hoch, hier nun schnell zu marktfähigen Produkten zu kommen. Wir sind zuversichtlich, dass sich das Format schnell durchsetzen wird. Erste Unternehmen – wie auch wir selbst – nutzen ZUGFeRD bereits. Große Unternehmen werden das Format vor allem nutzen, um kleine Lieferanten anzubinden, für die EDI bisher nicht in Frage kam.
 
IT-DIRECTOR: Welche Möglichkeiten bringt das Datenmodell generell sowohl für die Sender- als auch Empfängerseite mit sich?
J. Pretzel:
Wir sprechen hier zunächst einmal von enormen Kosteneinsparungen. Nach aktuellen Informationen des FeRD werden allein in Deutschland jährlich 35 Milliarden Rechnungen verschickt. Schätzungen der Billentis-Marktstudie 2012 zufolge werden lediglich 18 Prozent aller Rechnungen elektronisch verschickt. Dabei haben unsere Erfahrungen mit kleinen und mittleren Unternehmen gezeigt, dass elektronischer Rechnungsversand 70 bis 80 Prozent der Kosten gegenüber manueller Bearbeitung einspart. Mit ZUGFeRD lassen sich nun elektronische Rechnungen verschicken, die schneller und darüber hinaus günstiger verarbeitet werden können, weil auch Material- und Portokosten wegfallen. Das steigert nicht nur die Effizienz in den Unternehmen, sondern ist darüber hinaus ein Beitrag zu nachhaltigen Geschäftsprozessen. Wichtig ist zudem, dass am FeRD beteiligte Behörden bereits die Verwendung von ZUGFeRD im Geschäftsverkehr planen. Für diejenigen Unternehmen, die dann beispielsweise Rechnungen im ZUGFeRD-Format an die öffentliche Hand stellen, würde das bedeuten: Daten können punktgenau verarbeitet, Rechnungen punktgenau bezahlt werden.

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert ZUGFeRD? Und warum bietet sich hier PDF/A-3 als Austauschformat an?
J. Pretzel:
ZUGFeRD ist das einfachste Datenformat für den Versand von elektronischen Rechnungen. Damit kann man Rechnungen als PDF per E-Mail verschicken und empfangen. Die Rechnungsdaten werden zusätzlich standardisiert im XML-Format in das PDF-Dokument eingebettet. Die Rechnung ist daher maschinenlesbar und kann automatisch verbucht werden. Ziel ist es, dass künftig jede Finanz- und Buchhaltungssoftware automatisch Rechnungen nach dem neuen Verfahren erzeugen und verarbeiten kann.

IT-DIRECTOR: Für welche Branchen ist ZUGFeRD besonders relevant und warum?
J. Pretzel:
ZUGFeRD ist das erste Rechnungsformat, das branchenübergreifend zum Einsatz kommen wird. Politik, Behörden und unterschiedliche Wirtschaftsbereiche haben sich gleichermaßen für das neue Format stark gemacht. Darum werden wir es künftig in der Automobilindustrie genauso finden wie in der Konsumgüterwirtschaft.

IT-DIRECTOR: Mit welchem zeit- und kostentechnischen Aufwand müssen die Anwender bei Einführung des neuen Standards in ihrem Unternehmen rechnen?
J. Pretzel:
Pauschal lässt sich diese Frage nicht beantworten. Der Aufwand hängt generell immer von den vorhandenen ERP-Systemen ab. Unsere Erfahrung zeigt, dass bei der Umstellung neben technischen Details vor allem organisatorische Fragen im Rechnungsprozess geklärt werden müssen. Für Unternehmen, die ZUGFeRD-Rechnungen ausschließlich empfangen und nicht elektronisch weiterverarbeiten, entstehen in der Regel keine Kosten. Die Rechnungen lassen sich einfach mit einem PDF-Reader öffnen.

IT-DIRECTOR: Inwiefern ist ZUGFeRD auch international einsetzbar?
J. Pretzel:
Daran wird zurzeit intensiv gearbeitet. Grundsätzlich ist es so, dass das Format zwar auf nationaler Ebene erarbeitet wurde, aber auf einem internationalen Modellformat basiert, das EU-weit Anwendung finden soll. Die Abstimmungen der nationalen Vertreter dazu finden in einem europäischen Multi-Stakeholder-Forum statt. Insofern ist ZUGFeRD also in jedem Fall auch international anschlussfähig. Die Interoperabilität der länderspezifischen Lösungen soll gewährleistet werden – das steht weiter auf der Agenda.

IT-DIRECTOR: Wie rechts- und zukunftssicher ist das Datenmodell? Kann es passieren, dass in drei Jahren ein neuer Standard verabschiedet wird und alle heutigen Investitionen in ZUGFeRD plötzlich obsolet sind?
J. Pretzel:
Das Format basiert auf einem international gültigen Standard für den Austausch elektronischer Daten. Und der dient als Modell für alle geplanten europäischen Lösungen zur elektronischen Rechnung. Damit das klappt, stimmen sich die 27 Mitgliedsstaaten im „Europäischen Multi-Stakeholder-Forum zur elektronischen Rechnung“ ab. So soll eine europaweite Kompatibilität und Investitionssicherheit der elektronischen Rechnungen gewährleistet werden.

IT-DIRECTOR: Welche Auswirkungen hat das Format etwa auf EDI? Zahlreiche Großunternehmen nutzen ja bereits EDI, um ihre Eingangsrechnungen zu verarbeiten...
J. Pretzel:
ZUGFeRD soll bestehende Verfahren nicht ersetzen, sondern gängige Standards wie etwa EDI lediglich ergänzen. EDI kam bisher vorrangig in großen Unternehmen zum Einsatz, in denen täglich viele Rechnungen mit vielen Rechnungspositionen an denselben Geschäftspartner verschickt werden. Dort, wo nur punktuell wenige Rechnungen verschickt werden, und dann auch noch an unterschiedliche Partner, lohnt die aufwändige Installation solcher Verfahren oftmals nicht. Das betrifft also vorrangig kleinere und mittlere Unternehmen. Wir schließen demnach jetzt mit ZUGFeRD eine bestehende Lücke.

IT-DIRECTOR: Wo liegen die Gemeinsamkeiten und Unterschieden von ZUGFeRD und EDI?
J. Pretzel:
Das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) ist im Vergleich zu ZUGFeRD sehr komplex, verlangt individuelle Absprachen und ist technisch mit höheren Investitionskosten verbunden. Auf der anderen Seite können über EDI viel detailliertere Informationen übertragen werden und die Rechnung im gesamten Prozess eingebunden werden, also beispielsweise direkt aus der elektronischen Bestellung oder aus der Wareneingangsmeldung heraus erzeugt werden. ZUGFeRD ist zwar auch ein elektronisches Verfahren, beschränkt sich allerdings ausschließlich auf den Rechnungsprozess. Ziel ist es vorrangig, die Papierrechnung zu ersetzen und gleichzeitig eine elektronische Weiterverarbeitung zu erlauben.

IT-DIRECTOR: Wie schätzen Sie die zukünftige Durchdringung von ZUGFeRD auf dem Markt ein?
J. Pretzel:
Wir gehen davon aus, dass vor allem kleine und mittlere Unternehmen mit ZUGFeRD enorme Einsparungen erzielen können und die Papierrechnung zugunsten des neuen Formats abgelöst wird. Es ist auch zu erwarten, dass bei Ausschreibungen im öffentlichen Bereich künftig auch nur noch elektronische Rechnungen akzeptiert werden.

IT-DIRECTOR: Welche konkrete Rolle spielt für Sie und Ihr Unternehmen das Thema „ZUGFeRD“?
J. Pretzel:
Zum einen hat GS1 Germany zusammen mit anderen die Interessen des deutschen Forums im internationalen Prozess vertreten. Ausgangspunkt von ZUGFeRD ist die „Digitale Agenda“ der Europäischen Kommission, in der das Ziel ausgegeben wurde, die elektronische Rechnung in ganz Europa zu etablieren. Das Europäische Multi-Stakeholder-Forum soll die Kommission dabei unterstützen. FeRD ist im Grunde der nationale Ableger des Forums. Hier wurde das neue Format gemeinsam von Unternehmen, Verbänden und Behörden erarbeitet. GS1 Germany hat dort seine langjährige Expertise aus dem Bereich der Standards eingebracht. Zum anderen nutzen wir seit Mitte 2013 als einer der ersten Mittelständler in Deutschland das neue Format, um die eigenen Abläufe zu verschlanken und unseren Kunden die Umstellung auf papierlose Prozesse zu erleichtern.

IT-DIRECTOR: Vor welchem Hintergrund haben Sie sich dazu entschieden, auf dieses Datenmodell zu setzen?
J. Pretzel:
Wir wollen Unternehmen aller Branchen zeigen, wie einfach es ist, elektronische Rechnungen einzuführen, und welches Effizienzpotential darin steckt. Wir erwarten, dass wir durch die E-Rechnung etwa 70 Prozent unserer Kosten im Rechnungsversand einsparen.

IT-DIRECTOR: Wie sah die Rechnungsabwicklung zuvor bei Ihnen aus?
J. Pretzel:
Da unsere Kunden in der Regel nur eine Rechnung pro Jahr von uns erhalten, haben wir bisher auf klassische Rechnungen im Papierformat gesetzt.

IT-DIRECTOR: Wie gestaltete sich die Einführung von ZUGFeRD in Ihrem Unternehmen? Mit welchen Herausforderungen und welchem Aufwand war die Einführung verbunden?
J. Pretzel:
Grundsätzlich müssen bei der Umstellung auf den Versand elektronischer Rechnungen einige technische und organisatorische Dinge beachtet werden. Wichtig ist, dass sich Finanzbuchhaltung und IT rechtzeitig über die Umstellung auf die elektronische Rechnung abstimmen und schauen, an welchen Stellen im unternehmenseigenen System Anpassung der Prozesse nötig sind. Auf organisatorischer Ebene bestand die Herausforderung insbesondere darin, den eigenen Bestand an E-Mail-Adressen der Kunden zu aktualisieren und zu vervollständigen. Dazu mussten Kunden kontaktiert und Adressen per Telefon oder über eine Onlineplattform abgefragt werden. Zudem musste GS1 Germany bei dem einen oder anderen Kunden noch Überzeugungsarbeit leisten, die elektronische Rechnung zu akzeptieren.

IT-DIRECTOR: Welche Möglichkeiten bietet Ihnen der neue Standard heute?
J. Pretzel:
Für uns ist ZUGFeRD eindeutig eine Investition in die Zukunft. Wir schicken Rechnungen statt über die Landstraße ab sofort über die digitale Autobahn. Schneller, effizienter – aber genau so sicher. Durch den Wegfall von Medienbrüchen wird zudem die Fehlerquote bei der Übertragung von Rechnungsdaten minimiert und Mitarbeiter werden von unnötigen Routinetätigkeiten entlastet.

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