Gestiegene Ansprüche an ERP-Systeme im Mittelstand

Einstieg in die Premiumklasse?

Wenn es um betriebswirtschaftliche Software geht, treffen im Mittelstand hohe Ansprüche an die Technik und Zugeständnisse an die eingeschränkten Möglichkeiten aufeinander. Unternehmen sollten daher die unterschiedlichen Lösungskonzepte sorgsam prüfen. Cloud-Angebote spielen dabei jedoch eine untergeordnete Rolle.

Das Thema ERP ist sehr komplex. Das gilt für alle Unternehmensgrößen. Auch wenn im Mittelstand die Zahl der Anwender kleiner ist als bei großen Firmen, bedeutet das nicht, dass die Herausforderungen umso geringer und die ERP-Projekte weniger aufwendig sind. In den mittelständischen Unternehmen hat ERP eine gewisse Reife erlangt. Und die Ansprüche sind gestiegen. Der Mittelstand ist mittlerweile global aufgestellt und einem zunehmenden Wettbewerbsdruck ausgesetzt. Voraussetzung dafür ist eine leistungsfähige Unternehmenssoftware.

Die Firmen brauchen daher ERP-Systeme mit hoher Funktionalität. Die Lösung muss auf die jeweiligen branchenspezifischen Bedürfnisse genau zugeschnitten sein. Hinzu kommt die Anforderung, die vorhandenen Prozesse über eine einheitliche Plattform miteinander zu integrieren. Dafür muss die Unternehmenssoftware die nötige Offenheit mitbringen. Sie muss flexibel genug sein, um sich mit anderen Geschäftsanwendungen zu verknüpfen.

Die Vernetzung der strukturierten ERP-Inhalte mit weiteren – zum Teil auch unstrukturierten – Informationen aus anderen Systemen stehe zurzeit ganz oben auf der Agenda der mittelgroßen Unternehmen, berichtet Frank Schmeiler, Analyst bei der Experton Group. „Ziel ist es, endlich ganzheitlich Prozesse und Workflows abzubilden, die insbesondere auch die kollaborativen Arbeitsstile unterstützen“, so Schmeiler. Das setzt auch die Integration mit Collaboration-Lösungen voraus. Techconsult-Analyst Heiko Henkes hält die Verbindung mit der Microsoft-Welt für besonders wichtig, da die Software aus Redmond in mittelständischen Firmen stark vertreten sei. „Zudem darf im Mittelstand niemals die ERP-Anbindung an Systeme wie Exchange und Sharepoint fehlen“, meint Henkes.

Komplexität ist Schnee von gestern

Diesen gestiegenen Ansprüchen stehen aber die Anforderungen kleinerer Unternehmen gegenüber, die im Mittelstand nach wie vor gegeben sind. Dazu zählt, dass sich ein ERP-System möglichst schnell und ohne großen Aufwand implementieren lässt. Zudem verlangt die IT-Abteilung eine „einfache IT-Automatisierung und simplifizierte Verwaltung“, wie Schmeiler berichtet.

Bei der Firma Jakob Hülsen – einem Hersteller von Rohren und Rohrformteilen – dauerte z. B. die Einführung eines ERP-Systems sechs Monate. Damit liegt das Unternehmen im Mittelwert. Mit drei bis acht Monaten können Firmen rechnen, wenn sie eine entsprechende Software einführen – abhängig von der Mitarbeiterzahl. Die Endanwender legen dabei großen Wert darauf, dass sich die Unternehmenssoftware möglichst einfach bedienen lässt und leicht verständlich ist. „Komplexe Gebilde sind Schnee von gestern“, sagt Henkes. „Inzwischen braucht es leichtgewichtige Applikationen, die untereinander Daten in standardisierten Formaten austauschen können und bestenfalls auch im Webbrowser und somit geräteübergreifend funktionieren.“ Und das Ganze sollte am besten noch zu einem geringen Preis zu haben sein.

Die Herausforderung ist groß, alle diese Kriterien bei der Auswahl eines ERP-Systems miteinander zu vereinbaren. Grundsätzlich stehen den Unternehmen die Lösungen von spezialisierten – eher kleineren – Anbietern und die der großen Generalisten zur Verfügung. Erstere bieten in der Regel eher schlanke Softwaresysteme, die auf die jeweilige Branche oder ein bestimmtes Einsatzgebiet angepasst sind. Damit kommen sie vielen Bedürfnissen der mittelständischen Anwenderfirmen entgegen.

Die Lösungen der großen Hersteller kommen mit einer großen – oft zu großen – Funktionsfülle daher. Mitunter falle es diesen Anbietern schwer, auf die Fragen des Mittelstandes die richtigen Antworten zu geben, meint Schmeiler. „Schwierig wird es insbesondere dann, wenn die etablierten komplexen Lösungen für die Großunternehmen nahezu eins zu eins auch mittelständischen Unternehmen angeboten bzw. für diese adaptiert werden“, so der Analyst. Diese „überfrachteten“ Lösungen seien für die eigentlichen Anforderungen mittelständischer Firmen in Teilen wenig zweckdienlich. Allerdings müssen sich die Verantwortlichen im Unternehmen bei einem großen IT-Anbieter weniger Gedanken um die Investitionssicherheit machen. Zudem bewegen sich solche Softwarehersteller in der Regel auf einem sehr hohen technischen Niveau. Und ERP-Funktionen, die zu Beginn noch nicht benötigt werden, könnten im Laufe der Zeit doch noch interessant werden für das Anwenderunternehmen.

Cloud Computing spielt keine Rolle

Firmen sollten sich daher mit den Produkten beider Anbietergruppen auseinandersetzen, wenn sie in ein neues ERP-System investieren möchte. Denn laut Schmeiler gilt generell: „Auch große Anbieter können kleine und mittelständische Unternehmen gut unterstützen. Und auch kleinere Anbieter können kleinere Projekte an die Wand fahren.“ Unabhängig von der Größe des Herstellers sollte darauf geachtet werden, wie die Lösung aufgebaut bzw. strukturiert ist – also eher funktions- oder prozessorientiert. „Die Auswahl des Lieferanten – und der Dienstleister – sollte auf Basis der wahrgenommenen Leistungsfähigkeit, den Mehrwerten der betrachteten Lösungen sowie der Zukunftsfähigkeit erfolgen“, stellt Schmeiler abschließend klar.

Angebote aus der Wolke spielen dabei zurzeit eine untergeordnete Rolle. Zwar bietet Cloud Computing gerade für Mittelständler die Möglichkeit, IT-Leistung nutzen zu können, zu denen sie sonst keinen Zugang hätten. Doch beim Thema ERP hat dieses Argument noch nicht viele überzeugt. „Das ERP-System ist das Herz eines Unternehmens und verwaltet geschäftskritische Daten und Prozesse“, sagt Jochen Wießler, Leiter Ecosystem & Channels bei SAP. „Daher reagiert der Mittelstand eher zurückhaltend auf etwaige Neuerungen.“

Einen weiteren Grund für diese Zurückhaltung nennt Schmeiler von der Experton Group. Der Individualisierungsgrad der ERP-Lösungen in deutschen Firmen sei nach wie vor extrem hoch – „sehen doch die meisten Unternehmen gerade diese individuelle Abbildung ihrer Prozesse als einen entscheidenden Wettbewerbsfaktor an“. Eine standardisiertes SaaS-Modell (Software as a Service) würde diese Individualisierung aber stark einschränken. „Und genau da liegt auch das Problem“, sagt Schmeiler. Die meisten Mittelständler seien heute noch nicht bereit – oder vielleicht auch nicht in der Lage –, sich diesem Standard zu unterwerfen. Daher ist auch das Angebot an Cloud-Diensten im ERP-Umfeld laut Schmeiler noch sehr überschaubar.Viele SaaS-Angebote sind seiner Meinung nach eher Hostingmodelle. „In diesem Szenario handelt es sich im engeren Sinne dann auch mehr um ein Outsourcing mit Cloud-Computing-Elementen“, so der Experte. ERP aus der Wolke ist nach Ansicht von Schmeiler vorwiegend noch eine Sache der sehr kleinen Unternehmen. Mit Business By Design sei SAP einer der wenigen Anbieter, die bisher wirklich eine relevante Zahl an Cloud-Anwendern gewinnen konnten, die größer und auch international tätig sind.

Die Cloud-Lösung aus Walldorf zeigt dabei, in welche Richtung es künftig im ERP-Umfeld gehen könnte. „Wir sehen den Trend zum Two-Tier-ERP“, sagt SAP-Mann Wießler. Er meint damit: Große Mittelständler setzen eine zentrale Standardsoftware als On-premise-Lösung ein und binden ihre Niederlassungen über schlanke Systeme wie Business By Design ein. Es gibt bereits einige Anbieter, die die Voraussetzung für ein solches hybrides Modell schaffen, indem sie sowohl On-premise- als auch Cloud-Versionen ihrer ERP-Systeme auf einer einheitlichen Basis anbieten. Dazu zählen neben SAP auch Microsoft oder Sage.

Doch neue Konzepte sind nicht die Regel im Mittelstand. Viele ERP-Pakete seien veraltet, berichtet Schmeiler. Durch ständige Veränderungen in den Unternehmen würden teilweise mehrere Systeme eingesetzt, „die – als besondere Krönung – zueinander nicht kompatibel sind und auch hohe Individualisierungsgrade aufweisen“. Dies erzeugt laut Schmeiler hohe Kosten und führt zu geringer Qualität. „Aus diesem Grund haben viele IT-Abteilungen enormen Druck, eine Systemkonsolidierung umzusetzen“, erklärt der Analyst (siehe Kasten). Laut Wießler ist eine solche Vereinheitlichung typischerweise die treibende Kraft für die Einführung eines neuen ERP-Systems. Es gebe dabei zwei Szenarien: zum einen die Konsolidierung verschiedener ERP-Lösungen als Folge von Übernahmen oder Zusammenschlüssen. Oder zum anderen eine Zusammenführung unterschiedlicher Systeme, die jeweils Teilprozesse oder Unternehmensteile unterstützt haben. Um grundsätzlich vorbereitet zu sein, sollten Mittelständler darauf achten, „von Anfang an auf skalierbare und weiter entwickelbare ERP-Systeme zu setzen“.

 

Tipps für die ERP-Konsolidierung

 Das Beratungshaus Actinium Consulting hat Tipps für die richtige Konsolidierungsstrategie zusammengestellt:

  • Mit Wirkungsanalysen der unterschiedlichen ERP-Systeme beginnen: Jede Software hat ihr eigenes Leistungsprofil, das sich nicht über allgemeine Bewertungen ermitteln lässt. Nicht selten erfolgt die Bearbeitung der Betriebsaufträge mit ebenso vielen Medienbrüchen oder Doppelarbeiten wie in der Ausgangssituation vor der Einführung des ERP-Systems.
  • Klare Konsolidierungskriterien entwickeln: Eine Verschlankung der Software-Infrastruktur kann nur Erfolg haben, wenn sie einer pragmatische Zielvorstellung folgt. Dazu gehört insbesondere auch die Klärung, nach welchen Kriterien die Applikationen auszuwählen sind, auf die zukünftig verzichtet werden soll.
  • Höheren Standardisierungsgrad zum Kernziel machen: Die für den praktischen Nutzen häufig nur geringfügigen funktionalen Unterschiede der Systeme rechtfertigen es aus wirtschaftlicher Sicht im Regelfall nicht, eine zu ausgedehnte Koexistenz an ERP-Softwareprodukten in Betrieb zu halten. Deshalb sollte immer auch eine stärkere Standardisierung angestrebt werden.
  • Vorsicht vor einem Projektstart ohne ausreichendes Repository: Eine Veränderung der Softwarekonsolidierung ist keine statische Angelegenheit, sondern begleitet ein Unternehmen fortlaufend. Dies verlangt ein Repository mit Darstellung der gesamten Software einschließlich ihrer Release- und Implementierungsspezifika sowie gegenseitigen Abhängigkeiten.
  • Software-orientierte Prozessanalyse durchführen: Erst die Analyse der Verknüpfungen von Anwendungen und Prozessen macht präzise Aussagen darüber, welche funktionalen Auswirkungen ein Verzicht auf bestimmte Applikationen für die betreffenden Geschäftsprozesse hat.
  • Den Konsolidierungsprozess intelligent strukturieren: Es sollte eine Roadmap angelegt werden, die den Ablösungsprozess definierter Applikationen in seiner methodischen Vorgehensstruktur beschreibt und gleichzeitig die Kontinuität in der Unterstützung der Geschäftsprozesse gewährleistet.
  • Das Change-Management nicht vergessen: Die mit einer ERP-Konsolidierung einhergehenden Veränderungen müssen insbesondere auch von den Mitarbeitern konstruktiv mitgetragen werden. Dafür ist es nicht nur notwendig, eine kontinuierlich hohe Transparenz der Ziele und Projektmethodik zu schaffen, sondern Können und Erfahrungen der Mitarbeiter einzubeziehen. 

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