Software-Lizenzrecht

„Empfehlenswert ist eine hybride Lösung“

Cloud-Anwendungen finden mehr und mehr Anhänger in mittelständischen Unternehmen. Doch bringen die Umstellung und die damit verbundene Auslagerung der IT neben Vorteilen auch Risiken mit sich. Michael Helms, Vorstand der Soft und Cloud AG, rät als IT-Experte für Lizenzrecht von vollständiger Cloud-Migration ab. Im Interview zeigt er Fallstricke bei der Migration in die Cloud sowie den idealen Lösungsweg für Unternehmen auf.

„Empfehlenswert ist eine hybride Lösung“

IT-Experte für Lizenzrecht Michael Helms von der Software und Cloud AG empfiehlt hybride Lösungen.

ITM: Herr Helms, wo liegen für Mittelständler die Herausforderungen des Lizenzmanagements in der Cloud?
Michael Helms:Unserer Erfahrung nach kommt es schnell zu Über- oder Unterlizensierungen. Nicht jeder Mitarbeiter braucht zwingend einen Arbeitsplatz mit Cloud-Zugriff. Die Ermittlung des optimalen Lizenzbedarfs ist anspruchsvoll und sollte durch Experten unterstützt werden. 

Unternehmen erhoffen sich durch die Cloudnutzung einen geringeren administrativen Aufwand, auch in Bezug auf die Compliance. Das stimmt aber nur zum Teil, Identity und Access Management, Reporting oder Security-Aspekte bleiben beispielsweise in der Verantwortung der eigenen IT-Abteilung. Wir haben sogar Kunden, die die entgegengesetzte Richtung einschlagen und sich aus der Cloud zurückziehen, weil sich der Aufwand für sie eben nicht verringert hat. 

Zu den Versprechen der Cloud gehört auch die unkomplizierte Skalierbarkeit, die aber in der Praxis oft nicht gegeben ist. Nehmen wir als Beispiel eine Office 365 Subscription mit zwölfmonatiger Vertragslaufzeit für ein Unternehmen mit 1.000 Usern. Während der Vertragslaufzeit möchte die Firma ihr Lizenzvolumen um 300 reduzieren, weil die Lizenzen nicht mehr benötigt werden. Da der Vertrag jedoch zu den festen Bedingungen abgeschlossen wurde, wäre das Unternehmen auf die Kulanz des Software-Herstellers angewiesen.

Ein anderes Thema ist die Lizenzverwaltung. Während On-Premises pro Device angeschafft werden, ist bei Office-365-Cloud-Modellen eine User-basierte Lizenzierung vorgesehen. Die Administration zur Lizenzverwaltung erfolgt über das Cloud-Portal, in dem die User namentlich administriert werden müssen, um eine korrekte Lizenzierung zu gewährleisten. Das führt schnell zu einem hohen Administrationsaufwand, etwa durch Personalfluktuation oder saisongebundene Arbeitnehmer.

ITM: Viele Unternehmen möchten dennoch Cloud-Dienste in Anspruch nehmen – was empfehlen Sie diesen?
Helms:Unternehmen, die über eine Cloud-Migration nachdenken, sollten sich unabhängige Beratung einholen. Denn um die beste Lösung im Hinblick auf die Verfügbarkeit unternehmenskritischer Prozesse bei gleichzeitig maximaler Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten, braucht es tief gehende Expertise und Erfahrung in den Bereichen Lizenzrecht und Software Asset Management (SAM). 

Der wirtschaftlichste Weg ist eine hybride Lizenzierung. So können Bereiche, in denen On-Premises strategische und wirtschaftliche Vorteile bringen, weiter „inhouse“ gemanagt werden und Bereiche, in denen Cloud-Produkte sinnvoll sind, über Cloud-Verträge abgebildet werden. Dies ist eine bewährte Strategie, die Unternehmen zukunftssicher, flexibel und wirtschaftlich aufstellt. 

ITM: Was geschieht mit den nicht mehr benötigten On-Premises? 
Helms:Bleiben im Zuge der Umsetzung dieser Strategie nicht mehr benötigte On-Premises zurück, ist das eine hervorragende Gelegenheit, das IT-Budget mit einem Verkauf dieser überschüssigen Softwarelizenzen zu entlasten. Um weitere Einsparungen zu erzielen, sollten Anwender in Erwägung ziehen, die nicht mehr benötigten On-Premises bei einer Anschaffungsplanung von aktuellen Software-Versionen direkt in Zahlung zu geben und bei der Beschaffung auf gebrauchte Software zurückzugreifen. Neben der beträchtlichen Ersparnis, auch bei aktuellen Versionen wie etwa Office 2019 Professional Plus, Windows 10 oder Windows Server 2019 auf dem Gebrauchtmarkt, wird der Effekt durch die Inzahlungnahme der nicht mehr benötigten Softwarelizenzen der Kunden nochmals verstärkt.

ITM: Warum raten Sie von der vollständigen Migration ab? 
Helms:Häufig herrscht die falsche Vorstellung vor, dass die On-Premises bei einer Migration schlicht in identischer Form in einer Cloud wiederaufgebaut werden und von da an zur Verfügung stehen. So einfach ist es jedoch nicht, denn in der neuen Umgebung gelten neue Regeln. On-Premises können nicht regulär in Cloud-Lizenzen umgewandelt werden.

Zudem ist zu beachten, dass mit einer vollständigen Migration eine große Abhängigkeit entsteht. In aller Regel nutzen Cloud-Kunden die IT-Infrastruktur der Anbieter und legen die Verantwortung für die Verfügbarkeit und Datensicherheit somit in fremde Hände. Selbst im regulären Betrieb gibt es hierbei häufiger Ausfälle oder Nichtverfügbarkeiten von Services. Aktuell arbeiten wegen der Corona-Krise viele im Homeoffice, dadurch steigt die Auslastung der Rechenzentren an. Das kann sogar die Abschaltung von Services und einzelnen Funktionen zur Folge haben. Diese Abhängigkeit kann im schlechtesten Fall zu erheblichen wirtschaftlichen Schäden führen, weil Mitarbeiter nicht arbeiten und kritische Unternehmensprozesse in der Cloud nicht ausgeführt werden können. 

ITM: Was spricht aus Ihrer Sicht für On-Premises? 
Helms: Mit On-Premises behalten Mittelständler die volle Kostenkontrolle. Umgekehrt ist ein gewisses Know-how nötig, um die teils komplexen Zahlungsmodelle in der Cloud zu durchschauen. Diese variieren je nach Art der Nutzung einer Lösung. Cloud-Modelle unterscheiden sich in ihrer Ausstattung und in ihrem Umfang. Beispielsweise wird Office als rein webbasierende Browser-Version oder als Desktop-Installation angeboten. Auch die Nutzung von Exchange Servern, Teams oder Sharepoint hat Einfluss auf die entstehenden Kosten.

Hinzu kommt, dass Microsoft, Adobe und Co. sowohl Cloud- als auch Software-Anbieter sind. Wird ein Microsoft-Produkt in Azure betrieben, ist das vergleichsweise günstig. Soll dieses Produkt jedoch in der Cloud eines Wettbewerbers betrieben werden, wird dafür ein deutlich höherer Preis aufgerufen. Somit geht mit der Anschaffung einer Software-Lizenz auch die Festlegung auf einen Cloud-Anbieter einher. Wird später eine zusätzliche Software eines anderen Anbieters eingekauft und in der Cloud betrieben, kann das die Kosten also schnell in die Höhe treiben. Um die optimale Lösung zu finden, ist Unterstützung nötig. 

Bildquelle: Software und Cloud AG

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