Projekte, Ressourcen und Controlling im Blick

Energieprojekte schneller realisieren

Das Wuppertal Institut hat sich zum Ablauf seiner Forschungsprojekte rund um Energie und Klima für die Einführung der Multi-Projektmanagement-Software entschieden.

Energieforschung beim Wuppertal Institut

Das Wuppertal Institut konzentriert sich auf die Forschung zu Ressourcen-, Klima- und Energieherausforderungen im Auftrag Dritter.

Forschung zu Ressourcen-, Klima- und Energieherausforderungen im Auftrag Dritter, das ist das Kerngeschäft des Wuppertal Instituts. Hierfür arbeiten 220 Mitarbeiter parallel an verschiedenen Projekten. Um optimale Abläufe sowie ein durchgängiges Controlling zu gewährleisten, setzt das gemeinnützige Unternehmen nun auf die Multi-Projektmanagement-Software Blue Ant der Berliner Proventis GmbH.

75 Prozent öffentliche Auftraggeber, insgesamt rund 160 Projekte pro Jahr und stark variierende Eigenschaften und Laufzeiten je Projekt: Das Institut muss diverse Anforderungen an Nachweispflichten, Kosten und Arbeitszeiten erfüllen. Zudem erforderte das Wachstum an Mitarbeitern und Projekten ein effektives Multi-Projektmanagement sowie eine optimierte Steuerbarkeit des Instituts. Daher entschied sich das Unternehmen für die Einführung der neuen Software-Lösung.

Die Proventis GmbH hatte als Anbieter der Lösung zunächst zahlreiche Anpassungen gemäß dem Anforderungskatalog des Instituts vorgenommen. Mittlerweile wird die neue Multi-Projektmanagement-Software von der Zeiterfassung über die Projektplanung bis hin zum Wissensmanagement eingesetzt. Ein transparenter Überblick über Projektlisten für die Akquise, Abwesenheiten und Mitarbeiterdaten, eine Kapazitätsübersicht auf Team- und Institutsebene sowie Plan-Ist-Abgleiche auf Projekt- und Institutsebene unterstützen bei der erfolgreichen Bewältigung der anfallenden Aufgaben.

Kopplung mit der Gehaltsabrechnung

„Vor der Einführung der neuen Software haben wir hauptsächlich mit Excel gearbeitet. Im Rahmen der Zeiterfassung, der Projektplanung und im gewissen Umfang auch des Controllings hat Excel auf der Projektebene relativ gut funktioniert. Auf Multi-Projektebene hatten wir da allerdings öfter Schwierigkeiten“, erläutert David Praski, der das zentrale Controlling des Forschungsinstituts leitet. Heute wird das Controlling mithilfe von Blue Ant abgedeckt.

„Außerdem haben wir Datev eingeführt und die Multi-Projektmanagement-Software mittels Schnittstellen gekoppelt. So werden die Arbeitszeiten über einen Bericht ausgewertet, nach Datev importiert und dort für die Verteilung der Gehälter auf die Projekte herangezogen“, sagt Praski zum Einsatzfeld der neuen Lösung.

Laut David Praski ist der Nutzungsgrad auf allen Unternehmensebenen und in allen Bereichen deutlich gestiegen. Nach anfänglicher Skepsis seitens der Belegschaft konnte die Multi-Projektmanagement-Software beweisen, dass viele Aufgaben wie Urlaubsanträge leichter fallen. Dennoch gibt Praski anderen Firmen eine Empfehlung auf den Weg: „Wer eine Multi-Projektmanagement-Software einführt, sollte von Beginn an klare Anforderungen und Ziele formulieren und kommunizieren, entsprechende Kapazitäten für die schrittweise Umsetzung bereitstellen und nicht zuletzt relevante Personen frühzeitig einbinden, um Widerstände zu minimieren.“

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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