Abschaltung von ISDN

Energieversorger führt virtuelle Telefonie ein

Aufgrund der bevorstehenden Abschaltung der analogen Telefonie hat sich EW Medien und Kongresse entschieden, frühzeitig auf eine virtuelle Telefonanlage umzusteigen. Anfängliche Schwierigkeiten wurden gemeinsam mit dem Provider erfolgreich gemeistert.

  • virtuelle Telefonie

    Individuelle Mailboxen sorgen dafür, dass man gezielt Nachrichten hinterlassen kann.

  • virtuelle Telefonie

    Den Mitarbeitern von EW Medien und Kongresse fiel der Umstieg auf die neue Telefonanlage schwer.

Bei ihren Produkten und Dienstleistungen für Energieversorger setzt EW Medien und Kongresse auf Service und Qualität. Gerade im Energiesektor gibt es häufig neue Verordnungen, die zeitnah aufbereitet werden müssen. Viele Teams sitzen verteilt an unterschiedlichen Standorten, wodurch die interne Erreichbarkeit einen wichtigen Stellenwert bekommt. Absprachen per Telefon, E-Mail oder Videokonferenz gehören daher zum täglichen Arbeiten. „Historisch bedingt hatten wir an den drei Standorten bisher vier verschiedene Telefonanlagen mit unterschiedlichen Laufzeiten und Wartungsverträgen“, berichtet Norbert Kauderer, der bei EW Medien und Kongresse für alle Medien- und Kommunikationsmitteleinkäufe verantwortlich ist und das Projekt leitete.
„Wir wollten das schon länger vereinheitlichen und alle Standorte mit derselben zukunftsfähigen Telefonanlage ausstatten.“ Nach Prüfung der Angebote hinsichtlich Mitarbeiteranzahl, angebotener Hardware, Mobility-Möglichkeiten, Kompatibilität mit vorhandener Microsoft-Welt sowie Möglichkeiten zur Anzeige von Präsenzinformationen fiel die Entscheidung aufgrund des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses auf die vTK von Byon.

Da die Umstellung einer Telefonanlage verschiedene Herausforderungen mit sich bringen kann, sollten zunächst immer die nötigen Voraussetzungen geschaffen werden. In puncto Infrastruktur etwa ist zu klären, ob genügend Bandbreite und die notwendige IT-Infrastruktur zur Übertragung des Sprachverkehrs vorhanden sind, ob die LAN-Infrastruktur VoiP-fähig ist und wie es um Firewalls und Quality of Service steht. Zudem muss man überlegen, ob Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen eingerichtet werden sollen. Auch die Fragen nach dem richtigen Zeitpunkt für die Umstellung sowie dem Bedarf an Schulungen sollten vorab bedacht werden.

„Auch wenn der Start etwas holprig verlief, sind wir froh, schon jetzt komplett auf IP-Telefonie umgestellt zu haben."

Hardware-Telefone funktionierten, Softphones nicht

Doch trotz intensiver Planung können in der Realisierungsphase zusätzliche Herausforderungen auftreten, so wie bei EW Medien und Kongresse, die es zu Beginn mit einer Kombination an Herausforderungen zu tun hatten. Die virtuelle Telefonanlage sollte im Sommer 2015 installiert werden, um in der Ferienzeit möglichst wenige Mitarbeiter zu stören. Es stellte sich aber heraus, dass es besser ist, wenn die Kollegen sich selbst im System anmelden und es direkt testen, wodurch sich die Installation verzögerte.

„Zudem hatten wir den Kollegen die Wahl gelassen, ob sie das neue Softphone nutzen wollen, lieber ein gewohntes Hardware-Telefon oder doch das Handy“, erzählt Kauderer. „Das war gut gemeint, führte aber dazu, dass wir bei den Mitarbeitern ganz unterschiedliche Situationen hatten und nicht einheitlich auf Probleme reagieren konnten. Die Hardware-Telefone haben funktioniert, die Softphones aber wiesen trotz erfolgreicher Tests vorab verschiedene Störungen auf.“

Der VoIP-Anbieter reagierte auf diese Schwierigkeiten mit mehreren Maßnahmen: Nach einer Fehleranalyse und der erneuten Prüfung der vorhandenen IT-Infrastruktur von EW Medien und Kongresse wurde der Software-Partner involviert, um die Programmierung der Anwendung anzupassen. „Um die Erreichbarkeit aller unserer Mitarbeiter kurzfristig sicherzustellen, bekamen wir für die komplette Belegschaft Hardware-Telefone zur Verfügung gestellt“, berichtet Kauderer. Die Software wurde mit einem Update nachgebessert. Ab Mitte Oktober 2015 lief die vTK dann und die Mitarbeiter konnten wieder entscheiden, auf welche Art sie die Anlage nutzen wollen.

EW Medien und Kongresse GmbH
Branche: Energie- und Wasserwirtschaft
Portfolio: Informationsanbieter zu aktuellem Branchenwissen; Kongresse, Veranstaltungen, Weiterbildung und Fachpublikationen
Standorte: Frankfurt am Main, Berlin und Essen
Mitarbeiter: 130

Das Gewohnheitstier Mensch

Zunächst fiel den Mitarbeitern von EW Medien und Kongresse der Abschied von der vertrauten Telefonanlage schwer. „Der Mensch ist eben ein Gewohnheitstier. Und wir haben den Schulungsbedarf der Kollegen bei einer solchen Umstellung tatsächlich unterschätzt“, erzählt Kauderer. Die Belegschaft erhielt daraufhin mehrfach Wiederholungsschulungen vor Ort sowie Kurzanleitungen etwa für das Einrichten der Mailbox oder das Anlegen von Favoriten. Mittlerweile läuft die virtuelle Telefonie stabil, sodass die Kollegen sich nach und nach an die neue Anlage gewöhnen und anfangen, ihre Vorteile zu nutzen und zu schätzen. „Besonders hilfreich, gerade beim Arbeiten über verschiedene Standorte hinweg, ist die Funktion der Präsenzinfo, bei der man sieht, ob ein Kollege erreichbar, in einem Meeting oder selbst gerade in einem Gespräch ist. Für kurze Infos, etwa die Bitte um Rückruf, wird gerne der Chat genutzt, um nicht zu stören oder die E-Mail-Flut zu erhöhen.“

Individuelle Mailboxen sorgen dafür, dass man gezielt Nachrichten hinterlassen kann. Außerdem hat das Softphone eine Schnittstelle zum Exchange-Programm von Outlook, wodurch Kontakte einfach ausgewählt und angerufen werden können. Jeder Mitarbeiter kann das Hardware-Telefon gemäß seinen individuellen Bedürfnissen einstellen. Dabei lassen sich Um- und Weiterleitungen flexibel festlegen. Zudem erleichtert die Definition von Heranholgruppen für Personen in einem Raum den Arbeitsalltag der EW-Mitarbeiter. Zusätzlich lassen sich Teile der Anwendungen auch mobil per App über das Smartphone nutzen. „Auch wenn der Start etwas holprig verlief, sind wir froh, schon jetzt komplett auf IP-Telefonie umgestellt zu haben“, betont Kauderer. „Mit der gewählten Lösung sind wir in Sachen Kommunikation gut aufgestellt für die Zukunft.“

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