Forderungsmanagement

Entlastung durch Automatisierung

Das Evangelische Krankenhaus Königin Elisabeth Herzberge (KEH) in Berlin hat das Forderungsmanagement automatisiert und abteilungsübergreifende Transparenz geschaffen.

Stethoskop auf Abrechnung

Die Buchaltung des Evangelischen Krankenhauses Königin Elisabeth Herzberge (KEH) ist mit dem Forderungsmanagement von rund 75 Klärungsfällen pro Woche beschäftigt.

Steigende Forderungsbestände und -reichweiten verschlechtern in vielen Krankenhäusern die Liquiditätslage. Da die Buchhaltung nicht in direktem Kontakt mit den Kostenträgern steht, können offene Posten nur in enger Abstimmung mit den Fachabteilungen geklärt werden. Im Fall des Evangelischen Krankenhauses Königin Elisabeth Herzberge (KEH) ist die Buchhaltung mit dem Forderungsmanagement von rund 75 Klärungsfällen pro Woche beschäftigt. Bisher fehlte die abteilungsübergreifende Transparenz, weswegen die Abstimmung über mehrere Abteilungen hinweg nicht selten zu Bearbeitungszeiten von mehreren Wochen führte.

Abhilfe erhoffte sich das KEH durch ein fachübergreifendes Tool für das Forderungsmanagement, das nicht nur eine Dokumentation der Fälle ermöglichen, sondern auch ein Kommunikationstool beinhalten sollte. Das Yambs Forderungsmanagement soll das Projektteam durch seine Funktionen überzeugt haben, die krankenhausspezifische Prozesse individuell abbilden könne. Die Anforderungen wurden in enger Abstimmung mit den beteiligten Fachabteilungen spezifiziert und in der Software angepasst. Auf Anregung des KEH entwickelten die Berater von Software4Professionals unter anderem eine spezielle Funktion, welche direkt in der offenen Postenliste in SAP in einem separaten Icon anzeigt, ob ein Klärungsfall vorliegt. Die direkte Verknüpfung von der neuen Lösung mit der offenen Postenliste soll mehr Transparenz ermöglichen. Ein Wechsel zwischen den beiden Anwendungen sei nun nicht mehr erforderlich.

Wurden bei offenen Posten bisher zunächst Mahnungen versendet, falls sich die Krankenkassen nicht zurückgemeldet hatten, wird jetzt sofort das Forderungsmanagement angestoßen, sobald eine Forderung nicht beglichen wird. Der Klärungsprozess durchläuft die erforderlichen Abteilungen dann automatisch. Die zeitraubende Klärung per Hauspost und E-Mails zwischen den beteiligten Abteilungen soll entfallen. Über die Monitorfunktion lasse sich der Status jedes Klärungsfalls abteilungsübergreifend ablesen. Die zuständigen Mitarbeiter seien nun sofort im Bilde, beispielsweise bei einer telefonischen Anfrage der Krankenkasse im Patientenmanagement. Das Gespräch wird direkt im Workflow dokumentiert und der Fall an die nächste Bearbeitungsinstanz weitergeschickt.

Die Mitarbeiter in allen angebundenen Abteilungen sollen durch die Automatisierung deutlich entlastet sein, die Klärungsfälle würden zügig bearbeitet, wodurch die Liquidität insgesamt ansteige. Bereits im ersten Jahr sollen 350 Fälle mit einem Volumen von rund 580.000 Euro geklärt worden sein.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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