Digital bis zum Wartungsformular

ERP-Ablösung bei „Traditions-Start-up“

Seit der Einführung von Esoffice profitiert die Fritz Manke GmbH, ein Errichter im Bereich Brandschutz und Brandmeldetechnik, von flexiblen Auswertungen sowie einer hohen Automatisierung des Tagesgeschäfts.

Feuerlöscher

Brandschutz, Sicherheitstechnik und Bildungsakademie sind die drei bedeutendsten Geschäftsfelder der Fritz Manke GmbH.

Die Fritz Manke GmbH in Hilden sieht sich selbst als „Start-up in 118-jähriger Tradition“. Zwar plane man vorausschauend auf Basis der vorhandenen Unternehmenszahlen, sei aber immer wieder offen für Trends und disruptive Veränderungen. Eine dieser Veränderungen aktuell ist Esoffice: Die ERP-Software des Osnabrücker Anbieters es2000 löste 2019 ein Altsystem ab, das den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gewachsen war. Das Resultat sind schnellere Reaktionszeiten, mehr Transparenz im Controlling sowie eine verbesserte Übersicht bezüglich der Planung des Außendienstes.

Das Düsseldorfer Traditionsunternehmen Fritz Manke GmbH startete 1902 mit der Herstellung von Antriebsriemen aus Leder. Heute bietet der Errichter im Bereich Brandschutz und Brandmeldetechnik alles aus einer Hand: Von der Planung über die Projektierung bis zur Wartung der Anlagen. Auch im Bereich Sicherheitstechnik – angefangen bei Alarmsystemen bis hin zur Videoüberwachung – ist das Unternehmen mittlerweile eine an-erkannte Größe. Seit 2017 ergänzt die Bildungsakademie das Leistungsspektrum der Fritz Manke GmbH. Am neuen Firmen-sitz in Hilden entstanden dazu großzügige Räumlichkeiten, in denen Weiterbildungen zu den Themen Sicherheit, Gesundheit, Digitale Transformation und Management abgehalten werden.

„Wir wollen unsere Kompetenzen stetig erweitern und dadurch sowohl Kunden als auch neue Mitarbeiter gewinnen – auch über die eigenen Grenzen hinaus“, erklärt die Prokuristin und Leiterin des Verkaufsinnendienstes Michaela Peiffer, die seit 2017 gemeinsam mit den Geschäftsführern Tanja Küpper-Schlotmann und Jens Flatho das Unternehmen leitet. „Für dieses Ziel nutzen wir ganz stark die neuen digitalen Möglichkeiten sowie den kooperativen Netzwerkgedanken. Wir präsentieren uns als moderner Arbeitgeber, vermitteln agile Methoden und wollen hin-sichtlich unserer Auftragsabwicklung so flexibel wie möglich sein – daher ist esoffice die richtige Plattform für uns“, ergänzt die Geschäftsführerin Tanja Küpper-Schlotmann.

Softwarecasting mit Studierenden

Als Errichterunternehmen für Brandmeldeanlagen sowie für Rauch- und Wärmeabzugsanlagen beschäftigt Fritz Manke der-zeit 35 Mitarbeiter. Bereits 2018 machte man sich auf die Suche nach einer neuen ERP-Software, da die vorhandene Lösung nicht mehr den Anforderungen entsprach. „Wir wollten uns für die Zukunft moderner aufstellen und unsere Prozesse digitaler abbilden“ betont Michaela Peiffer. „Dafür sind wir unseren ganz eigenen Weg gegangen und haben ein Softwarecasting arrangiert, bei dem uns die Heinrich-Heine-Universität in Düsseldorf unterstützt hat. Wir haben mit drei sehr engagierten Studieren-den des Bereichs „Studentische Unternehmensberatung“ zusammengearbeitet, die dann eine Softwarevorauswahl für uns getroffen haben. Im Finale der besten drei Anbieter haben wir uns dann für die Lösung Esoffice entschieden.“

Wunsch nach mehr Branchentiefe

Ein Argument für das ERP-System des Anbieters sei vor allem dessen starke Branchenaus richtung gewesen. Auch habe das Kosten-Nutzen-Prinzip die Verantwortlichen überzeugt. „Bei dem anderen Finalisten konnten wir nicht sicher sein, inwieweit hier noch individuelle Kosten auf uns zugekommen wären“, so die Geschäftsführerin Tanja Küpper-Schlotmann. „Esoffice deckt hingegen viele unserer Branchenprozesse bereits im Standard ab. Trotzdem können wir das System so individuell gestalten, wie wir es im Tagesgeschäft benötigen. Darüber hinaus hatten wir bei es2000 von An-fang an das Gefühl, dass Individualisierungswünsche auch ernstgenommen und dementsprechend angepasst und umgesetzt werden.“ Dass das Unternehmen zudem als Partner des Bundesverbands für Sicherheitstechnik (BHE) gelistet ist, habe ein zusätzliches Gefühl der Sicherheit vermittelt.

Gemeinsam mit den ERP-Experten aus Osnabrück einigte man sich auf eine etappenweise Einführung. Zuerst wurden die Prozesse, die verbessert werden sollten, genau analysiert. Dazu wurden erfahrene Mitarbeiter aus den wichtigsten Fachbereichen konsultiert.

„Die ERP-Branchensoftware hat uns hier einen wirklich guten Rahmen vorgegeben“, so Michaela Peiffer. „Die eigentliche Arbeit liegt aber im Unternehmen selbst. Wir müssen uns im Klaren darüber sein, wie wir Prozesse verschlanken können und am Ende auch abbilden wollen.“

Optimierung des Wartungsgeschäfts

So wurde bspw. der komplette Geschäftsbereich „Feuerlöscher“ für die Fritz Manke GmbH neu programmiert. Die Wartung der Feuerlöscher ist bei dem Errichter ein wichtiges Mengengeschäft. Der tägliche Bearbeitungsaufwand sollte dement-sprechend minimiert werden. „Für uns ist es ganz entscheidend, dass wir auf lange Sicht einen Anbieter haben, der sich mit den Branchenanforderungen seiner Anwender auseinandersetzt“, erklärt Michaela Peiffer. „Im Tagesgeschäft wollen wir uns mit intelligenter Technologie und einer schnellen Auftragsabwicklung von der Konkurrenz abheben. Und da haben wir mit es2000 nun einen Partner, der flexibel auf unsere individuellen Wünsche ein-geht.“

Das neue System kennenlernen

Mit internen Workshops und Schulungen stimmte man die Mitarbeiter auf das neue System ein. „Nur so kommt man voran“, ist Michaela Peiffer überzeugt. „Wenn man nicht weiß, wie man mit einer Software sinnvoll und zielführend arbeiten kann, dann wird das auf Dauer keine Verbesserung bringen.“ Aber die Lösung überzeuge von Anfang an mit Bedienerfreundlichkeit und durchgängigen Prozessen. „Die Lösung ist in vielerlei Hinsicht selbsterklärend und bietet eine durchgängige Kommunikation und Dokumentation gegenüber dem Kunden – das war uns allen wichtig und dementsprechend groß war auch die Vorfreude.“

Die ein oder andere Hürde galt es dann aber doch noch zu überwinden. „Hinsichtlich der Datenmigration hatten wir erhebliche Herausforderungen. Aber mithilfe der guten Lösungsansätze von des Software-Anbieters gelang es schlussendlich dann doch sämtliche Stammdaten zu übernehmen.“

Daten seien schließlich die wichtigste Ressource für zukünftiges Wachstum, so die Ansicht der Geschäftsführerin Tanja Küpper-Schlotmann. Und das sei ein weiterer Grund für den System-wechsel gewesen, um völlig neue Möglichkeiten des Datenmanagements und der Hinterlegung von Anlagen zu erhalten.

Für unternehmensbezogene Auswertungen nutzt Peiffer heute das integrierte Reportingsystem der ERP-Lösung.  Früher habe sie dafür häufig den Umweg über MS-Excel gehen müssen, sodass Daten doppelt vorlagen. Mit dem neuen ERP erhält sie jetzt alle gewünschten Informationen auf Tastendruck, wie bspw. detaillierte Angebots- oder Warengruppenstatistiken.

Mobile Tablet-Lösung für den Außendienst

Grundsätzlich müssen alle Gewerke wie etwa Brandmelde- und Löschanlagen, Feuerlöscher oder Brandschutztüren in regel-mäßigen Abständen überprüft werden. Dafür setzt die Fritz Manke GmbH derzeit 20 Techniker ein. Für eine reibungslose Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst wird aktuell Esmobile, die mobile Außendienstlösung von des Osnabrücker Softwarehauses, eingeführt.

„Unsere Monteure sollen ihre Materialien flexibel disponieren können, so haben sie auch die Freiheit, von Zuhause direkt auf die Baustelle zu fahren – gerade in Zeiten der Covid19-Pandemie war uns das sehr wichtig“, bringt Tanja Küpper-Schlotmann einen der wesentlichen Vorteile auf den Punkt.

Auch die Dokumentationspflicht gegenüber dem Kunden soll sich künftig mithilfe der Tablet-Lösung weiter verbessern. „Es ist natürlich ein gewaltiger Qualitätsunterschied, ob sie dem Kunden ein digital ausgefertigtes Prüfprotokoll übergeben, oder ob der Monteur die Daten in der Schnelle handschriftlich erfassen muss. Nicht zuletzt aufgrund der Übertragungsfehler, die dadurch entstehen können.“

Final resultiert daraus auch ein verbesserter Abrechnungsprozess: Hat der Techniker seine Arbeit erledigt, werden die Daten unmittelbar ans ERP rückgemeldet und der Kunde erhält sämtliche relevanten Dokumente gesammelt in einer E-Mail. Dazu gehören die Rechnung, inklusive Arbeitsbericht und Prüfproto-koll. „Wir können Foto-Dokumentationen oder Protokolle anfügen. All das erleichtert die Abwicklung ungemein und macht sie auch für den Kunden transparenter.“

Weg vom Papier – auch bei Wartungsprotokollen

Zusätzlich hat die Fritz Manke GmbH das Modul e-Formulare von es2000 federführend mitentwickelt. Die Lösung dient zur Erstellung von digitalen Protokollen und Formularen, die direkt über die App auf mobilen Geräten ausgefüllt werden können. Um Formulare selbständig zu editieren, beinhaltet die Anwendung einen „Formular-Builder“ sowie einen integrierten „Reportdesigner“. „Als Errichter sind wir innerhalb der Wartung verpflichtet, diese Prüfprotokolle gemäß den aktuellen Verordnungen mit-auszufüllen“, erläutert Michaela Peiffer die tägliche Arbeit ihrer Techniker. „Gemeinsam mit den Experten von es2000 haben wir für jedes von uns benötigte Protokoll eine digitale Vorlage erstellt.“

Dieses landet dann ausgefüllt zusammen mit dem digitalen Arbeitsbericht in dem dafür vorgesehenen Kundenordner. „Wir sparen uns damit zusätzliche Scanvorgänge oder die Suche nach „verschollenen“ Dokumenten. Alles ist optimal im System angelegt und wiederauffindbar – das schont bei uns erhebliche Ressourcen.“

Alles aus einem System

Auch die gesamte Auftragsterminierung, das Lieferantenmanagement sowie die Personaleinsatzplanung laufen jetzt über Esoffice. Wo vorher zusätzliche Programme wie MS-Excel oder Outlook verwendet wurden, ist nun ein viel zentrierteres Arbeiten möglich. „Je schneller man heutzutage beim Kunden ein Angebot abgeben kann, desto wahrscheinlicher ist, dass man am Ende den Zuschlag erhält“, weiß Michaela Peiffer. „Wenn wir diese Abläufe kontinuierlich verschlanken, können wir die freigesetzten Ressourcen intensiv am Kunden verwenden.“

Bildquelle: Fritz Manke GmbH

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