Wird ein ERP-Lastenheft benötigt?

ERP-Auswahlprozess meistern

Dr. Reiner Martin von der MQ Result Consulting AG schildert im Interview, inwieweit mittelständische Unternehmen bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) zwingend ein ERP-Lastenheft brauchen.

Reiner Martin, MQ Result Consulting

„Ein Lastenheft darf weder den Analyse- noch den ERP-Auswahlprozess dominieren“, erklärt Reiner Martin, Mitgründer der MQ Result Consulting AG.

ITM: Herr Martin, worauf sollten mittelständische Unternehmen bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems achten?
Reiner Martin:
Das neue System ist nur Mittel zum Zweck,
d. h. es ist bei der ERP-Auswahl darauf zu achten, dass das Projekt von Anfang an auf die Nutzensteigerung in den IT-gestützten Geschäftsprozessen ausgelegt ist. Das ist keine Selbstverständlichkeit, denn gemäß unserer Erfahrungen aus zahlreichen Auswahl- und Einführungsprojekten nimmt ein Unternehmen ein ERP-Projekt oftmals erst dann in Angriff, wenn der Handlungsdruck sehr hoch ist. Existiert bei dieser Ausgangssituation keine klare Nutzenorientierung fokussieren sich die Verantwortlichen in der ERP-Auswahl primär darauf, mit welchem System man das bisherige ersetzen kann und dies mit möglichst geringem Zeitaufwand sowie geringen Kosten. Eine Solche Vorgehensweise greift jedoch häufig zu kurz.

ITM: Welche Rolle spielt dabei eine vorherige Geschäfts­prozessanalyse?
Martin:
Die vorherige Analyse der IT-gestützten Geschäftsprozesse ist ein Muss. Ohne eine solche hat man keine belastbaren Messkriterien für die Auswahl des ERP-Systems und des Einführungspartners. Zudem wären die Anwender nicht richtig eingebunden und die konkreten Verbesserungspotentiale in den Geschäftsprozessen wären nicht ersichtlich.

Dabei ist der Aufwand einer solchen Analyse verglichen mit dem Aufwand der ERP-Einführung recht gering und beträgt je nach Projektgröße ca. fünf bis ca. zehn Prozent hiervon – eine effiziente Analysemethode vorausgesetzt. Was heißt das? In der Analysephase fragen beispielsweise unsere Berater nicht „Wie läuft Geschäftsprozess X bei Ihnen heute ab?“. Da der Prozess mit Standardsoftware unterstützt werden soll, geht man vielmehr wie folgt vor: Die Berater legen den jeweiligen Prozesskennern im Unternehmen bewährte Referenzbeschreibungen ihres Prozesses vor, die mit modernen ERP-Systemen auch umgesetzt werden können und klären dann gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen, ob von diesem Referenzprozess abgewichen werden muss und warum. Mit diesem Vorgehen wird der Analyseaufwand minimiert und gleichzeitig die Vollständigkeit sowie eine einheitliche Detaillierung der Soll-Prozessbeschreibungen erreicht. Gleichzeitig werden die Potentiale, Prozesskennzahlen, Schnittstellen und betriebliche Besonderheiten ermittelt und dokumentiert.

„Das Lastenheft darf weder den Analyse- noch den ERP-Auswahlprozess dominieren.“

ITM: Wann ist es sinnvoll, im Auswahlprozess auf ein ausgewiesenes ERP-Lastenheft zu setzen? Wann kann man eher darauf verzichten?
Martin:
Am Ende des ERP-Auswahlprozesses sollen die Verträge mit dem Anbieter geschlossen werden. Hierzu benötigt man eine belastbare Beschreibung des zu liefernden Leistungsumfangs, sprich ein ERP-Lastenheft. Diese Leistungen müssen auf der Ebene der konkreten ERP-Systemanforderungen beschrieben werden. Nur so kann der ERP-Anbieter verbindliche Lizenz- und Einführungskosten ermitteln. Spätere Change Requests und Streitigkeiten können dadurch vermieden werden.

ITM: Wie kann man vermeiden, dass die Erstellung eines ERP-Lastenhefts zu aufwendig wird und die Projektkosten sowie den Zeitplan unnötig aufbläht?
Martin:
Das Lastenheft darf weder den Analyse- noch den ERP-Auswahlprozess dominieren. Das Ziel, mit dem neuen ERP-System die Geschäftsprozesse zu optimieren, muss im Vordergrund stehen. Wir haben  dazu interaktive, referenzprozessbasierte Check­listen für alle Geschäftsprozesse in vielen Branchen entwickelt. Sobald hiermit die Sollprozesse beschrieben sind, leiten wir daraus unser prozessorientiertes Lastenheft automatisch ab. Danach kann das Lastenheft in kurzer Zeit mit dem Kunden finalisiert werden. Dabei geht es auch darum die im Lastenheft angeführten ERP-Anforderungen zeitlich und nach „notwendig“ bzw. „optional“ aufzuteilen, so dass der Leistungsumfang für die erste Einführungsphase möglichst gering gehalten wird.

ITM: Das erstellte Lastenheft dient häufig als Vertragsgrundlage für den ERP-Anbieter. Wie können die IT-Verantwortlichen sichergehen, dass nach Vertragsabschluss nicht an zig Stellen nachgebessert werden muss?
Martin:
Die Lastenhefterstellung muss die Vollständigkeit der ERP-Anforderungsbeschreibung sicherstellen. Dazu gehören neben den üblichen Funktionsbeschreibungen auch die Beschreibungen der exakten Nutzerverteilung, der Schnittstellen, der Umfang der Datenmigration, die Beschreibung der zu realisierenden Formulare sowie einzelner Beratungsleistungen. Mit Verträgen, die diese Punkte beinhalten, lassen sich Nachbesserungen weitestgehend vermeiden.

ITM: Wie ist es um branchenspezifische Anforderungen bestellt?
Martin:
In unser prozessorientiertes Lastenheft sind Branchenerfahrungen aus über 200 Projekten eingeflossen. Damit sind typische Branchenspezifika z.B. für Automobilzulieferung, Fahrzeugbau, Maschinen- und Anlagenbau, Elektronik, Medizintechnik, aber auch der Prozessindustrie, wie Chemie, Nahrungsmittel, Pharma und Handelsunternehmen enthalten.

ITM: Inwiefern sollten vermeintliche Trends wie Cloud Computing oder Industrie 4.0 Eingang in das ERP-Lastenheft finden?
Martin:
Sofern sich solche Trends bereits in konkreten Anforderungen niederschlagen, sind diese im Lastenheft enthalten. Ansonsten findet die Prüfung der Zukunftsfähigkeit der ERP-Lösungen im Auswahlprozess starken Niederschlag bei den Kriterien für die Vorauswahl der ERP-Anbieter und in den Fahrplänen der Software-Auswahl-Workshops.

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