Lizenzpolitik der ERP-Anbieter

ERP-Lizenzmodelle für den Mittelstand

Herkömmliche ERP-Lizenzmodelle gelten als komplex und starr, und damit als nicht besonders kundenfreundlich. Wie zeitgemäß sind diese traditionellen Lizenzmodelle noch und welche Optionen haben Anwender aus dem Mittelstand?

Raus aus der Starre: Lizenzpolitik der ERP-Anbieter

Beispiele wie das folgende hört man häufiger: Ein Anwenderunternehmen kauft 700 ERP-Lizenzen, von denen über einen Zeitraum von zwei Jahren allerdings nur 600 gebraucht werden. Logischerweise wird die Wartung für besagte 100 Lizenzen für die zwei Jahre ausgesetzt. Wie logisch ist es dann jedoch, wenn bei der Reaktivierung der Lizenzen rückwirkend auch die Wartung für die zeitweise brachliegenden 100 Lizenzen entrichtet werden muss? Natürlich kann sich der Hersteller darauf zurückziehen, auf seine Vertragsbedingungen zu verweisen. Wirklich kundenfreundlich ist dieses Vorgehen jedoch nicht und im Grunde nur damit zu erklären, dass die Anbieter genau wissen, wie eingeschränkt bis minimal die Optionen der Anwender sind. Denn kaum jemand kann es sich leisten, die immensen Investitionen, die allein schon bei der Implementierung entstanden, leichtfertig abzuschenken und einen neuen Anbieter zu suchen. Von dem erneuten Arbeitsaufwand ganz zu schweigen.

Insofern ist es für die Anwender umso wichtiger, die Lizenz- und Wartungsmodelle der Anbieter im Vorfeld einer ERP-Auswahl hinsichtlich ihrer Kundenfreundlichkeit und Flexibilität genauer abzuklopfen – was gegenwärtig auch vermehrt zu beobachten ist, wie einige ERP-Anbieter berichten.

„Anwenderunternehmen machen sich heute Gedanken über die Folgekosten einer Software-Investition“, konstatiert beispielsweise Bernd Rech, der den Vertrieb beim ERP-Haus Nissen & Velten leitet. Software-Anbieter sollten daher belegen können, dass den Wartungskosten entsprechende Leistungen gegenüberstehen. Da verständlicherweise Investitionsschutz das beherrschende Thema ist, erwarten die Anwender die strategische Weiterentwicklung des Standards zum Nutzen des eigenen Unternehmens und „die Partizipation am Funktionsumfang von Branchenlösungen“, so Rech weiter. Der Erfahrung von Itelligence-Geschäftsführer Dr. Andreas Pauls nach zählen die Höhe der Lizenz- und Wartungspreise in Kombination mit dem Leistungsumfang der Softwarelösung ebenso wie die Wartungsleistungen zu den wichtigsten Entscheidungskriterien. Ein weiteres wichtiges Thema sieht er in der Gestaltung der Releasezyklen in Verbindung mit den festen Zusagen der Wartungszeiträume.

Anwender verlangen mehr Flexibilität der ERP-Anbieter

In ähnlicher Form argumentiert man auch beim schwedischen ERP-Anbieter IFS. Der dortige Vice President Sales & Marketing, Peter Höhne, sieht Releasezyklen und Wartungsmodelle immer als feste Bestandteile in Auswahlprozessen. Dabei zählen in seinen Augen sinnvolle zeitliche Abstände zwischen den Releases und flexible Pflegekonzepte.

Genau hieran, an der Flexibilität, hapert es wohl häufig noch. Die Experten des Analystenhauses Techconsult halten die Lizenz- und Wartungsmodelle für ERP-Produkte in der Regel für zu starr. Wartungspreise und Kündigungsfristen seien fix, lediglich die Nutzerskalierung  im Rahmen jährlicher Anpassungen flexibel. Folglich lohnt es sich, einmal nachzufragen, was die Hersteller denn an individueller Ausgestaltung zu bieten hat.

Grundsätzlich gibt es bei On-Premise-Lösungen drei Hauptarten der Lizenzierung: Neben hardwarebasierten Modellen existieren die gängigen Named-User- und Concurrent-User-Modelle. Beim Named-User-Ansatz wird eine maximale Anzahl von Nutzern festgelegt, die mit einem registrierten, namentlich eingetragenen Zugang auf eine Ressource zugreifen dürfen. Bei Variante zwei, dem Concurrent-User-Modell, wird eine maximale Anzahl von Nutzern festgelegt, die gleichzeitig auf eine Ressource zugreifen dürfen.

Sollte sich ein Anwenderunternehmen im Wachstum befinden, scheint das Hinzuschalten neuer Nutzer – wen wundert’s? – bei den meisten Anbietern wohl kein größeres Hindernis darzustellen. Im umgekehrten Fall jedoch, wenn beispielsweise aufgrund schlechter konjunktureller Rahmenbedingungen Mitarbeiter entlassen werden müssen, wird es schon kniffliger. Um das Vertragsmanagement für alle Beteiligten transparent zu halten, existieren bei ComputerKomplett relativ strikte Regeln. Und zwar deshalb, weil das Unternehmen die ERP-Systeme mehrerer Anbieter implementiert und sich in Sachen Wartungsmodellen immer bei den jeweiligen Anbietern rückversichern muss und daher nur begrenzt flexibel sein kann. Somit sind Reduzierungen im Regelfall nur mit Dreimonatsfrist zum Kalenderjahresende möglich.

Bei IFS stellt Peter Höhne eine Anpassung der Lizenzen und kundenindividuelle Vereinbarungen in Aussicht, sollten sich die Geschäftsstrukturen beim Anwenderunternehmen ändern. Diese individuelle Ausgestaltung des Lizenz- und Wartungsmodells kommt laut Bernd Rech im Regelfall jedoch nicht vor, was er damit begründet, dass das Lizenzmodell bei Nissen & Velten relativ einfach gehalten sei: „Es handelt sich um eine Mischung aus concurrent-user-basiert und softwaremodul-basiert. Die Kunden lizenzieren nur die Module, die sie tatsächlich benötigen.“ Dass fünf Concurrent User inklusive sind, soll vor allem kleinen Unternehmen zugute kommen. Diese und alle weiteren User sind dann auch pauschal für alle lizensierten Module gültig. Die Wartungsdauer beträgt mindestens zwei Jahre ab Vertragsabschluss. Danach ist die Wartung kündbar. „Wenn sich die Mitarbeiterzahl eines Unternehmens verringert, kann das Unternehmen seine Wartungskosten entsprechend reduzieren, allerdings werden in der Folge auch die Lizenzen ungültig“, schließt Rech.

Durchblick im ERP-Lizenzdschungel

Für die Anwender wird es leichter, den Durchblick im Lizenzdschungel zu behalten, je klarer die Bedingungen formuliert sind. Diese klare Ausformulierung sieht Godelef Kühl für sein Produkt gegeben: Demnach werden bei Godesys ERP zunächst die Funktionen lizenziert, also beispielsweise Fibu, Produktion, EDI oder Logistik. Desweiteren benötigt jeder User für den Zugriff eine Lizenz. „Übliche Verwirrspiele wie Anzahl der Mandanten, separate Kosten für mobile und Webzugriffe oder Mehrsprachigkeit nutzen wir nicht“, so der Vorstandsvorsitzende. Und dank der Verwendung von Open-Source-Technologien entstünden auch keine versteckten Kosten für Applikations- und Webserver.

Es gibt also die Bestrebung einiger Anbieter, ihre Lizenzmodelle von Beginn an verständlich zu halten. Auch wird teilweise Gesprächsbereitschaft im Anpassungsfalle signalisiert. Interessant wäre es nun, einmal zu hinterfragen, inwieweit die vielbeschworene Cloud Vorbild für eine flexiblere Ausgestaltung von ERP-Lizenzmodellen sein kann? An dieser Stelle zeigt sich jedoch, dass der Begriff Cloud in der Vergangenheit derart inflationär gebraucht wurde, dass eine einheitliche Beantwortung dieser Frage gar nicht möglich scheint. „Die ‚Cloud’ muss man eigentlich immer definieren, damit alle Beteiligten auch immer das gleiche meinen. Übergreifend kann man schon feststellen, dass durch die Vielzahl der Cloud-Produkte und der dazugehörigen Lizenzierungsmodelle, der klassische ERP-Markt sich neuen Herausforderungen stellen muss“, meint beispielsweise Dr. Andreas Pauls von Itelligence. Sehr einfach zusammengefasst bedeute der Einsatz von Cloud-Produkten eine Miete auf eine bestimmte Zeit, mit der Möglichkeit nach Ablauf der Zeit aus der Cloud auszuziehen. Trotzdem sollte man die Modelle wirklich durchrechnen, so könnten die Lizenz- und Wartungsmodelle der „Non-Cloud“-Produkte mittelfristig durchaus kostengünstiger sein. Dies mag in der Tat so sein, rückt allerdings den Kostenaspekt und weniger die Flexibilität des Lizenzmodells in den Mittelpunkt.

Die Cloud: Undefiniertes Vorbild?

Die Idealvorstellung skizziert Frank Sievert, Director Presales Consulting bei Comarch: „Vorbild ist die Cloud durch die ständige Anpassbarkeit an aktuelle Marktgegebenheiten.“ Ein gutes ERP-System maximiert den Erfolg eines Unternehmens, und genau dafür stehe die Cloud: Dieses Modell ermögliche es, nur für die tatsächliche Nutzung und den eigenen Bedarf zu bezahlen. Außerdem könne das ERP-System durch die ständige Skalierbarkeit der Software mit dem Unternehmen wachsen – ganz nach Bedarf, was die Planungssicherheit erhöhe: Somit gehören Sievert zufolge überdimensionierte Anschaffungen auf Vorrat der Vergangenheit an. Insgesamt zeichneten sich Cloud-Lösungen dadurch aus, dass sie besonders schnell, einfach, flexibel und bedarfsgerecht sind.

In vielen anderen Aussagen wird allerdings mehr als deutlich, dass allein die Nennung der Begriffe Cloud und ERP Skepsis hervorruft. Bei ComputerKomplett heißt es, die Cloud könne derzeit nur sehr schwer als Vorbild in Sachen ERP-Lizenzierung dienen, da die meisten Anwender mit Standardprozessen aus der Cloud noch nicht klarkämen und die Anbieter noch keine ausreichende Flexibilität und Skalierbarkeit bieten könnten. Ein Blick auf die Entwicklungen bei SAP mit Business by Design mag diesen Eindruck untermauern.

Auch Bernd Rech gibt sich noch zurückhaltend. Natürlich biete die Cloud eine hohe Flexibilität der Nutzung und der Abrechnung der Nutzung. Dies allein sei für die Anwender allerdings kein Grund in die Cloud zu wechseln. „Obwohl wir die Option Enventa ERP unter Windows Azure im Portfolio haben, lässt sich nicht behaupten, dass die große Mehrheit der Anwender und Interessenten im ERP-Umfeld die Cloud aktuell als Vorbild ansehen. Insofern spielen die diesbezüglichen Geschäftsmodelle auch keine so große Rolle in den Gesprächen mit Interessenten.“ Aber natürlich könne das SaaS-Modell in Zukunft populärer werden und sich auf die klassischen Lizenz- und Wartungsmodelle auswirken.

Indirekte Nutzung durch Drittprogramme

Doch zurück zur eigentlichen Problematik: Einigkeit herrscht weitgehend, dass der Zugriff von Drittprogrammen auf ERP-Software lizenztechnisch problematisch sein kann. „Die Softwarehersteller sind darauf angewiesen, dass ihr jeweiliges geistiges Eigentum geschützt wird und regelkonform zur Anwendung kommt. Das Stichwort in diesem Zusammenhang heißt ‚indirekte Nutzung’“, konstatiert Andreas Pauls. Die Anbindung eines externen Systems, beispielsweise eines cloud-basierenden CRM-Systems, an ein ERP-System stelle gemeinhin keine Verletzung der indirekten Nutzung dar, da lediglich Daten zwischen den Systemen ausgetauscht würden und die Verarbeitung der Daten mit der Logik dem jeweiligen Einzelsystem durchgeführt werde. Anders verhalte es sich bei der Anbindung von Systemen, die die Logik des ERP-Systems verwenden und die Daten einem größeren Kreis von Endanwendern zur Verfügung stellten. „Zusammengefasst ein durchaus spannendes und nicht immer spannungsfreies Thema, das im konkreten Einzelfall einer genauen technischen, aber auch lizenzrechtlichen Prüfung unterworfen werden sollte“, schließt Pauls.

Die lizenztechnischen Herausforderungen der SOA-Architekturen bzw. Webservices beschäftigen zurzeit auch andere Softwareanbieter. Klar ist für Bernd Rech von Nissen & Velten, dass manche Anwendungen und Apps das klassische Concurrent User-Konzept aushebeln. Hier wird es in Zukunft vorrausichtlich neue Verrechnungsmodelle, z.B. auf Webservice-Ebene, geben müssen. Eine Kombination aus Inhouse- und Cloud-Lösungen erachtet man auch bei ComputerKomplett als nicht leicht zu lizenzieren, weil die herkömmlichen Lizenzmodelle im Gegensatz zu den Cloud-Modellen noch nicht markterprobt seien. Allerdings passten einige Anbieter ihre Lizenzmodelle aus praktischen Erfahrungen heraus durchaus immer wieder an.

Sollte diese Anpassungsarbeit vorangetrieben werden, wird es in Zukunft wohl möglich sein, die bereits angesprochenen Software-as-a-Service- und Software-on-Demand-Komponenten in ERP-Verträge einzuarbeiten. Pay-per-Click, also die genaue Abrechnung der eigentlichen Nutzung, wird hier von Techconsult als Endziel formuliert. Bestätigt wird diese Einschätzung von Lutz Peter Engert, der im Rahmen unseres Titelinterviews ebenfalls den Wunsch nach einem transaktionsbasierten Modell äußerte und damit wohl für viele Mittelständler spricht. Ein erster Schritt in diese Richtung sind wohl Mietmodelle, die laut Godelef Kühl zunehmend Anklang finden. In ihnen ist die Wartung nämlich in der Regel direkt eingepreist.

Bildquelle: © Thinkstock/iStockphoto

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