Durchgängige Prozesse ohne Schnittstellen

ERP-Software konkret kalkulierbar

Ein neues ERP-System für den Maschinenbauer Schajo: Im Interview berichten die kaufmännische Leiterin Christiane Scharf sowie der technische Leiter Marcel Holtkamp, warum sich der Mittelständler auf die Suche nach einer neuen ERP-Lösung machte.

  • Maschinenbau

    Der Maschinenbauer Schajo nutzt eine neue ERP-Lösung.

  • Christiane Scharf, Schajo

    „In erster Linie wollten wir alle Informationen aus einer zentralen Quelle beziehen können. Unsere Hauptanforderung lag auf der Zeiten- und Kapazitätsplanung“, berichtet Christiane Scharf, kaufmännische Leiterin bei Schajo.

  • Marcel Holtkamp, Schajo

    Eine der Stärken der jetzt eingesetzten ERP-Software bei Schajo sieht der technische Leiter, Marcel Holtkamp, in den Verknüpfungen und Zusammenhängen aller Informationen zu einem Projekt, die jederzeit aufrufbar sind, egal mit welcher Information gearbeitet oder gesucht wird.

ITM: Frau Scharf, was war Ihre zentrale Anforderung an Ihre neue Unternehmenssoftware?
Christiane Scharf:
In erster Linie wollten wir alle Informationen aus einer zentralen Quelle beziehen können. Dies war vorher nicht möglich. Unsere Hauptanforderung lag auf der Zeiten- und Kapazitätsplanung.

ITM: Wieviele Angebote von ERP-Anbietern haben Sie eingeholt und für wen entschieden Sie sich?
Scharf:
Wir holten vier Angebote ein und befassten uns am Ende mit zwei Systemen näher. Die Präsentationen bewegten sich alle auf einem hohen Niveau, wobei natürlich die Anbieter ihre jeweiligen Produkte positiv in den Fokus stellten. Die Entscheidung fiel letztlich zugunsten des Dortmunder Anbieters Direct One aus.

ITM: Wie hoch war der Implementierungs- und Schulungsaufwand?
Scharf:
Nach Aufbereitung der Daten aus dem alten System war die Implementierung der Daten kein Problem. Der festgelegte Schulungsrahmen war ausreichend. Für die nachträglichen Änderungen durch unser Unternehmen wurde gesondert geschult.

ITM: Inwieweit deckt die Software Ihre speziellen Branchenanforderungen ab?
Marcel Holtkamp:
Die Branchenforderungen werden durch die lückenlose Rückverfolgbarkeit und die unbegrenzten Möglichkeiten, Stammdaten zu erweitern, nahezu komplett abgedeckt. Schwierig war es zu Beginn, die vorhandenen Stammdaten an diese Flexibilität anzupassen.
Im Rahmen der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008, die u.a. in allen Bereichen eine lückenlose Rückverfolgbarkeit aller Projekte und Aufträge fordert, deckt diese Software bislang alle Anforderungen ab.

ITM: Wo liegen die Stärken des Systems, wo mussten Sie anpassen?
Holtkamp:
Die Stärken liegen in der Benutzerbandbreite und in den bereits bewährten Standardlösungen. Weiterhin sind die Verknüpfungen und Zusammenhänge aller Informationen zu einem Projekt jederzeit aufrufbar, egal mit welcher Information gearbeitet oder gesucht wird.

Angepasst wurden einige Module und Abfragemöglichkeiten, die sich aus langjähriger Erfahrung ergaben. Auch keine andere Software, die sich mit in unserer Auswahl befunden hatte, konnte diese Möglichkeiten bis dato abbilden. Module wie das QM-System wurden vor ihrer Einführung gemeinsam entwickelt und implementiert. Diese und weitere Änderungen haben dazu beigetragen, dass zusätzliche Software abgelöst werden konnte und nun fast alle Prozesse aus dieser einen Software heraus bedient werden kann.

ITM: Was haben Sie im Vergleich zu anderen Angeboten an Software- und Lizenzkosten einsparen können?
Holtkamp:
Ein Anbieter gab ein Angebot über ein QM-Modul und eine Systemintegration in ein ERP-System ab. Da das Unternehmen selbst jedoch kein ERP-System im Portfolio führte, konnte es logischerweise auch nicht Bestandteil des Angebotes sein. Dies hätte bei unseren Anforderungen wieder zu mehreren Herstellern mit jeder Menge Schnittstellen und Fehlermöglichkeiten geführt. Die Kosten für die QM-Software alleine hätten bei einmalig Software 10.000 Euro und monatlich 193,35 Euro Lizenzkosten gelegen. Die Schulung hätte 7.000 Euro gekostet.


Ein zweites Angebot umfasste ein ERP-System mit den Modulen Einkauf, Verkauf, PPS und BDE sowie einer Schnittstelle zu einer externen Finanzbuchhaltung (Datev). Das Problem wäre jedoch auch hier das gleiche wie beim ersten Angebot gewesen: Da kein Rechnungswesen, kein Controlling, keine Anlagenrechnung, keine Lagerverwaltung, kein QM, keine Kalkulation und kein Banking-Modul vorhanden waren, hätten wir wieder mit mehreren Anbietern arbeiten müssen. Die Kosten beliefen sich auf einmalig 33.680 Euro und monatlich 792 Euro für Lizenzen und Wartung. Für Schulungen und Datenübernahmen sowie Formularanpassungen wären 23.040 Euro fällig gewesen, wobei die Kosten für die Dienstleistungen nur auf Schätzungen beruhten. Wären die Schätzungen überschritten gewesen, wären Mehrkosten nach Aufwand angefallen. Mit anderen Worten: reguläre Beratertage.


Dann gab es noch das Angebot eines SAP-Business-One-Partners, das soweit aus unserem Rahmen fiel, dass wir es gar nicht berücksichtigten. Die Gründe: Zu viele Fremdanbieter von Lösungen, die wir benötigt hätten und darüber hinaus eine Kostenabschätzung zum Schulungsaufwand, die uns nicht realistisch schien. Die war unserer Meinung nach zu gering, das Gesamtangebot hätte trotzdem unseren finanziellen Rahmen gesprengt.

ITM: Das Problem der vielen Schnittstellen umgehen Sie mit Ihrem jetzigen Anbieter?
Holtkamp:
Das Angebot von Direct One umfasste ein ERP-System ohne Schnittstellen. Alle im zweiten Angebot genannten – und größtenteils fehlenden – Bausteine waren enthalten. Um das QM auf unsere Bedürfnisse anzupassen, wurde wie gesagt eine Zusatzprogrammierung in Auftrag gegeben.
Um eine Vergleichbarkeit zwischen den ERP-Produkten herzustellen, wurden die Preise für die Software auf die angebotenen Module der anderen Anbieter reduziert, so dass sich die Kosten für die Software bei Direct One einmalig auf 21.950 Euro und monatlich 329,25 Euro für Lizenzen und Wartung beliefen. Für Schulung und Datenübernahmen sowie Formularanpassungen wurden 20.500 Euro als Festpreis angesetzt.

ITM: Welche sind Ihre nächsten Projektschritte, woran arbeiten Sie softwareseitig gerade?
Holtkamp:
Stetig arbeiten wir an neuen Auswertungsmöglichkeiten, vor allem das QM-System betreffend. Unser nächster geplanter Projektschritt ist der Umstieg auf das PPS-System, um alle manuellen Planungen abzulösen. Hiervon erwarten wir eine weitaus größere Planungssicherheit im Bereich der Produktion sowie eine noch höhere Kundenzufriedenheit durch die abermals steigende Liefertermingenauigkeit.


Dieser Schritt ist wohl einer der aufwendigsten für unser Unternehmen, da die äußerst starke Flexibilität bei gleichbleibend hoher Qualität eine unserer größten Stärken ist. Diese Aspekte in eine vollautomatische Planung zu integrieren, hat einiges an Vorbereitung sowie auch Absprachen und systemseitige Erweiterungen gefordert.

ITM: Warum sollten andere Mittelständler einen ähnlichen Weg gehen wie Sie? Wie überwindet man die Angst, mit einem unbekannteren Anbieter Schiffbruch zu erleiden?
Scharf:
Zu Beginn und auch noch ca. sechs Monaten nach dem Umstieg habe ich mindestens einmal wöchentlich mit den Programmierern telefoniert, um Problemstellungen zu besprechen oder Wünsche unserseits weiter zu geben. Fast alles wurde umgesetzt. Nur wenige spezifische Themen boten Diskussionsbedarf, da seitens des Anbieters eine logische Umsetzung gefordert war und diese mit unseren Anforderungen in Einklang gebracht werden musste.


Die Angst vor einer solchen Entscheidung kann niemandem genommen werden. Was man aber sagen kann, ist, dass uns der Wechsel nach einer logischerweise anstrengenden Einführungsphase nur positive Ergebnisse geliefert hat.

 

Die Schajo GmbH

  • Branche: Maschinenbau
  • Gründung: 1972
  • Firmensitz: Bochum
  • Mitarbeiter: 60
  • Produkte: Herstellung von Einzel- und Serienteilen im Bereich Drehen und Fräsen.

Bildquelle (Bild 1): © Thinkstock/istockphoto

 

 

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