Neuer Antrieb

ERP-System für die Unternehmenssteuerung

Die Eichler GmbH zählt zu den führenden Unternehmen in Deutschland, die Komponenten der Automatisierungstechnik wie speicherprogrammierbare Steuerungen (SPS), reparieren. Im Rahmen des „Projekts 300+“ soll sich die Mitarbeiterzahl in den kommenden Jahren von 160 auf mehr als 300 verdoppeln. Die Weichen dafür stellte die Unternehmensführung mit der Einführung eines neuen ERP-Systems, wodurch beispielsweise die Vertriebsprozesse verbessert und der digitale Zugriff auf Geschäftsdokumente vorangetrieben wurden.

  • Die Eichler GmbH wurde 1979 gegründet.

  • Die Eichler GmbH zählt 160 Mitarbeiter.

  • Ihr Geschäftsfeld ist die Reparatur und Instandsetzung von Komponenten der Steuerungs- und Antriebstechnik

  • Thomas Baier, Geschäftsführer der Eichler GmbH, sieht sich mit der neuen ERP-Software gerüstet für das angestrebte Unternehmenswachstum.

Komponenten der Automatisierungstechnik, darunter speicherprogrammierbare Steuerungen (SPS), sind in modernen Industrie- und Produktionsbetrieben allgegenwärtig. Kommt es zu Ausfällen, führt das schnell zu kritischen Situationen bis hin zu sehr teuren Produktionsstopps. Die Eichler GmbH mit Sitz in Pürgen zählt zu den führenden Unternehmen am deutschen Markt, die sich auf die Reparatur und Instandsetzung von Komponenten der Steuerungs- und Antriebstechnik spezialisiert haben. Das Unternehmen analysiert Defekte der eingeschickten Geräte auf Bauteilebene und erstellt individuelle Kostenvoranschläge für die Kunden. Die instandgesetzten Geräte werden in modernen Prüfständen unter realitätsnahen Bedingungen getestet. 10.000 Kunden nutzen das Dienstleistungsangebot des Unternehmens, das jährlich Kunden im vierstelligen Bereich hinzugewinnt.

Nicht mehr performant genug für dieses Wachstumstempo war eine über die Jahre selbstentwickelte Unternehmenssoftware auf einer file-basierten Datenbank. Zudem war die ergänzende Nutzung einer Finanzbuchhaltungssoftware aufgrund von Schnittstellenproblemen mit Einschränkungen verbunden. Die Geschäftsführung von Eichler entschloss sich daher für die Einführung einer neuen ERP-Software. Auf der Liste der Anforderungen stand der Wunsch nach einer integrierten Lösung inklusive Rechnungswesen ganz oben. Geschäftsprozesse sollten, wo gewünscht, automatisierbar sein. Das System sollte auf einer leistungsfähigen Datenbank laufen und angesichts des Unternehmenswachstums skalierbar sein. Nach intensiver Marktsichtung stieß Eichler auf die webbasierte Unternehmenssoftware Enventa ERP von Nissen & Velten. Das Unternehmen beauftragte das schwäbische Systemhaus Bizolution mit der Durchführung des anstehenden Projekts. Von der Auftragserteilung bis zum Systemstart am 12. Januar 2015 vergingen 14 Monate. Bereits zum Projektstart führte Eichler ein System-Audit mit der ERP-Software durch. Dabei wurden in zehn Workshops mit Key Usern aller Abteilungen die spezifischen Prozesse und deren Umsetzungen im neuen ERP-System besprochen.

Anspruchsvoll war erwartungsgemäß der Übergang von einer file-basierten auf eine SQL-Datenbank. Zudem galt es für Bizolution, alle Bewegungsdaten der vergangenen 25 Jahre in die neue Software zu überneh-men, was aufgrund einer uneinheitlichen Struktur der Stammdatensätze aufwendig war. Die Historie ist relevant, da die 20.000 Aufträge im Jahr detailliert mit Seriennummern der Geräte dokumentiert werden, um frühere Reparaturen oder Eigentümerwechsel nachvoll-ziehen zu können. Diese Seriennummernverwaltung ist Bestandteil des Zusatzmoduls „Technischer Service“, ebenso wie die Störmeldedatenbank, welche als Wissensmanagement-Plattform für die Service-Mitarbeiter dient. Nach der Basisschulung der Anwender wurde das ERP-System zwischen Weihnachten und Neujahr 2014 intensiv getestet. Insgesamt verlief der Start zum 12. Januar der neuen Lösung planmäßig.

Keine Funktionsbrüche mehr


Die volle Integration des Rechnungswesens führt heute zu mehr Effizienz, da in der alten Lösung nur ein Teil der Daten ausgelesen werden konnte und in einer separaten Finanzbuchhaltungssoftware manuell ergänzt werden musste. Im Altsystem gab es zudem Funktionsbrüche zwischen den Sachbearbeitern. In der neuen Lösung haben alle Mitarbeiter Zugriff auf den gesamten Vertriebsprozess. Das heißt, dass ein Sachbearbeiter eine Kundenbestellung aufnehmen und den gesamten dahinterliegenden Prozess durchgängig abwickeln kann. Ein wichtiges Feature im Unterneh-men ist auch die Suchfunktion, da beispielsweise allein von der Firma Siemens 100.000 Artikel im System geführt werden.

Verbesserungen hat Eichler zudem bei der Dokumentation gemacht: Füllte der Vertriebsinnendienst vor der Einführung des neuen ERP-Systems noch jährlich 800 Aktenordner pro Jahr, so werden es im laufenden Jahr nur noch etwa 50 Ordner sein. Die Sachbearbeiter finden relevante Informationen nun also digitalisiert und verlieren keine Zeit mit Papier. Nicht zuletzt hat sich die Datenqualität erhöht: Mit der neuen Lösung ist die Historie eines Angebots bzw. eines Auftrags lückenlos nachvollziehbar. Die Entwicklungsabteilung des Unternehmens hat sich in Framework Studio, der ERP-eigenen Entwicklungs-umgebung, eingearbeitet und wird zukünftig verstärkt selbst Anpassungen vornehmen und Lösungen entwickeln.

Heute arbeiten 100 Anwender mit der ERP-Software. In Zu-kunft werden es noch mehr werden, da das Unternehmen im Rahmen des Projekts „300+“ plant, die Mitarbeiterzahl in den kommenden Jahren zu verdoppeln. Geschäftsführer Thomas Baier: „Im ersten Projektschritt ging es uns zunächst darum, den Funktionsumfang des alten Systems abzubilden. Die größeren Optimierungs-schritte kommen erst noch. Beispielsweise versprechen wir uns von einer Anpassung der Prozesse im ERP-System eine Effizienzsteigerung von 25 Prozent bei der Auftragsabwicklung im Vertrieb.“ Weitere Ausbauschritte stehen noch im laufenden Jahr an: Der Vertrieb wird mit iPads und der Enventa-Außendienst-App „Vermo plus“ von SIC Software ausgestattet.

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